International Office medewerkers ContractenHoe voeg ik een nieuw contract toe?

Hoe voeg ik een nieuw contract toe?

1. Check of het contract al bestaat in CRM

Check of het contract al in CRM staat door eerst de partneruniversiteit opzoeken en te kijken bij het kopje 'International Office' welke contracten er al zijn.

Weet je nog niet hoe dit moet, klik dan even hier > Hoe zoek ik een partneruniversiteit?

2. Maak een nieuw contract aan

Het nieuwe contract opent in een nieuw scherm van je browser.

Je kunt ook een bestaand contract openen (door op de blauwe naam te klikken) en dan bovenin op NIEUW klikken.

Boven de naam van het 'record' (bijvoorbeeld een relatie, contract, organisatie of evenement) staat altijd in welke 'entiteit' je zit. De knop NIEUW maakt dan een nieuw record aan van die 'soort'.

3. Vul de basis-gegevens in onder 'Algemeen'

Vul de gegevens in die je weet, of de voorlopige afspraken. De verplichte velden staan met een rood sterretje aangegeven.

  1. Ook al werk je bij een faculteit, de contracten worden beheerd door 'IO'
  2. Gebruik de 3-letterige afkorting van je faculteit + universiteitscode van de instelling en nog eventueel de opleiding als 'naam'
  3. Het contractnummer wordt na het opslaan automatisch gevuld met een unieke code (die nodig is voor Osiris).
  4. Staat de instelling nog niet ingevuld, zoek dan de instelling op op de gebruikelijke manier.
  5. Als het contract al getekend is kun je het meteen op 'actief' zetten. Vergeet niet het getekende contract in de volgende stap te uploaden!
  6. Begin en einddatum zijn verplicht. Begindatum is de dag waarop de laatste handtekening op het contract is gezet. Als je de einddatum nog niet weet kun je 01-01-2099 invullen.

Sla links boven in het contract op (7).

4. Upload het getekende contract toe bij een opmerking

Zodra het contract voor het eerst is opgeslagen kun je het PDF document van het getekende contract erbij uploaden.

5. Vul de details van het contract aan

Een contactpersoon voeg je toe door het emailadres in te vullen en op enter te drukken. Vervolgens wordt de contactpersoon gezocht en kun je de juiste persoon aanklikken.

Als je een verkeerde persoon hebt toegevoegd, klik je op het vakje en druk je de backspace-toets in.

Vergeet niet links boven in op opslaan te klikken!