International Office medewerkers EvenementenHoe host ik een interactieve meeting in Zoom?

Hoe host ik een interactieve meeting in Zoom?

Op deze pagina vind je tips en tricks voor het hosten van een interactieve vergadering / workshop / training of zelfs conferentie in Zoom. De handleiding is geschreven voor medewerkers van de Radboud Universiteit.

Zoom cheat sheet

Maak een account met je @ru.nl e-mailadres

Op de RU website vind je instructies om te starten met zoom:

  • Hoe maak ik een account? Via wie vraag ik een RU-licentie aan?
  • Hoe maak ik een meeting aan?

Welke licentie opties zijn er?

  • Basis RU-licentie – Voldoende voor gesprekken met een persoon (lengte onbeperkt) of gesprekken met maximaal 3 personen en een duur van 40 minuten.
  • Aanvullende RU-licentie – Alleen nodig voor de initiator van een overleg met
    meer dan 2 personen en/of langer dan 40 minuten. Een online overleg is met de aanvullende RU-licentie mogelijk tot maximaal 300 personen.
    Genodigden hebben geen aanvullende licentie nodig.
  • RU-licentie opnames maken - Deze optie kan alleen als aanvulling op de ‘aanvullende RU-licentie’ en dient apart aangevraagd te worden via je aanvraagbevoegde. Vraag deze licentie alleen aan als jij en je leidinggevende het noodzakelijk vinden dat er opnames gemaakt worden. Je blijft altijd persoonlijk verantwoordelijk voor de opnames.

Kan iemand anders een meeting voor mij inplannen?

Ja, en die persoon hoeft niet aanwezig te zijn tijdens de meeting. Voorwaarde is dat 'Join before host' aan staat. Er kan maar één meeting tegelijk actief zijn, waarvan jij de host bent. Dus ook al ben jij niet zelf aanwezig in de meeting, dan kun je geen andere eigen meeting starten.

Als je slechts incidenteel een meeting host, dan kun je de meeting door een collega (bijv. secretariaat) met een premium account laten inplannen.  Diegene moet wel goed opletten dat er geen meetings overlappen.

Hoe gebruik ik Zoom zo veilig mogelijk?

Neem deel vanuit je browser

Je kunt deelnemen aan een meeting (join) via de link 'join from your browser'

Gebruik een virtuele achtergrond

De laatste achtergrond die je hebt gebruikt op je computer, zal ook de achtergrond zijn waarmee de volgende meeting start.

Wissel het liefst niet tijdens een meeting van achtergrond, dat kan als storen worden ervaren.

Voor een Radboud-feel kun je onderstaande achtergrond downloaden en gebruiken:

Verwelkomen van je deelnemers

Verwelkom deelnemers met een muziekje door alleen de audio van je computer te delen

Als je nog aan het overleggen bent met de andere presentatoren, laat de deelnemers dan even wachten in de wachtruimte. Ze zullen de muziek daar jammer genoeg niet horen.

De wachtruimte is ook essentieel als je sollicitatie-gesprekken voert of een inloop-uurtje hebt. Zo kun je de wachtende toelaten tot je spreekkamer wanneer jij wilt.

Je kunt de onderstaande tekst gebruiken om in je wachtruimte te zetten, dit kan via https://zoom.us/profile/setting (tip: zoek op de pagina naar 'waiting' via CTRL+F)

One moment please, we will admit you to the room shortly.
Conference call etiquette:
- Join with computer audio & video (test on the bottom of this page)
- Mute yourself if you have background noise or if there is a large group
- We recommend 'Gallery view'. That way you can see everyone in the call.
(button at top right corner)
- Please ask for permission before taking a screenshot

Presenteer een powerpoint

Hier lees je hoe je een powerpoint kunt presenteren. Je kunt voor de zekerheid je powerpoint omzetten naar PDF en die delen - powerpoint wil nog wel eens vastlopen.

Deelnemers kunnen standaard het gedeelde scherm 'annoteren', hiermee kun je o.a. een gezamenlijke brainstorm sessie faciliteren

Stimuleer interactie door break-out rooms

Een unieke optie in Zoom is het instellen van break-out rooms. Je kunt hiermee de deelnemers indelen in sub-groepen waarmee ze in een aparte kamer kunnen overleggen.

Heb je zelf nog tips?

Heb je zelf nog tips die je wilt delen met je collega's? Laat een berichtje achter in de comments hieronder, of stuur een mailtje naar e.renders@ru.nl. Dan voeg ik de tip zo snel mogelijk toe.