International Office medewerkers ContractenAfspraken omtrent contracten

Afspraken omtrent contracten

Pas niet zomaar contracten aan waarvan jij niet de 'Contactpersoon IO Radboud' bent.

Draft contract moet de contracteigenaar zelf aanmaken

Zodra er contact is met een partnerinstelling om een nieuw contract op te zetten, kun je die in CRM zetten als 'draft'. Faculteiten maken zelf een nieuw contract aan. Centraal IO checkt naam en handtekeningen en zet het draft contract op actief. Om de twee weken worden de contracten van CRM naar Osiris en Google Maps geïmporteerd.

  • De naam van een contract is als volgt opgebouwd: Faculteit (MAN, FTR, MED, etc.) – Universiteitscode – Opleiding.
  • De uitwisseling van gegevens met andere systemen vindt plaats op de volgende momenten:
    • Van CRM naar Osiris: 2-wekelijks tussen november en maart, voor de deadlines elke week.
    • Van CRM naar Google Maps: Gelijk met import naar Osiris.

Zodra je het getekende contract in CRM hebt geupload > zet op actief

  • Faculteiten maken zelf een ‘nieuw contract’. Zodra je het getekende contract binnen hebt mag je het contract op actief zetten. erasmus@io.ru.nlkrijgt een automatisch mailtje als dat gebeurt, waarop een collega van Centraal de handtekening controleert.
    • Als een contract per direct in Osiris geactiveerd moet worden, stuur dan even een mail naar erasmus@io.ru.nl .

Als er niets wijzigt behalve de einddatum, mag je op het contract zelf de datum wijzigen en verleng je dus het huidige contract. Als er wel iets wijzigt bij de verlenging van het contract, kun je het contract klonen en de informatie wijzigen. Hierbij zet je het oude contract op inactief en het nieuwe contract op actief. Voeg altijd een opmerking toe aan het contract met de reden, wanneer je de datum wijzigt bij verlenging of beëindiging. Het contract mag alleen worden aangepast door de contractbeheerder.

Bij verlenging zonder wijziging inhoud > einddatum veranderen

  • Als er niks wijzigt behalve de einddatum, dan mag je op het contract zelf de datum wijzigen en verleng je dus het huidige contract.
  • Upload het getekende verlengingsdocument bij een nieuwe opmerking genaamd 'getekend contract verlenging'

Verlenging van contract met wijziging

  • Kloon het contract (oude contract wordt inactief, nieuwe contract actief). Je vindt de optie 'Kloon contract' in de rode balk bovenaan, naast de naam van het contract. Het voordeel van klonen is dat je zelf niet alle informatie van een contract opnieuw hoeft in te voeren, maar dat informatie automatisch wordt overgezet.
  • Voeg een opmerking toe aan het contract met reden wanneer je de datum wijzigt bij verlenging of beëindiging.