Zoom tips & tricks

Sessies plannen

Zoom sessies kun je het beste plannen via de Zoom.us website. Daar heb je meer opties, zoals:

  • Terugkerende meetings plannen.
  • Registratie instellen.
  • Breakout rooms vooraf inregelen.
  • Alternative host toevoegen.

Zie de docentenhandleiding voor meer informatie.

Meetings plannen voor een ander

Je kunt op je account van Zoom instellen dat je een andere RU-Zoomgebruiker de rechten wil geven om voor jou meetings te plannen.

  • Ga op de Zoom.us website naar My Account.
  • Klik op Settings.

Je kunt op je account van Zoom instellen dat je een andere RU-Zoomgebruiker de rechten wil geven om voor jou meetings te plannen.

  1. Scroll naar beneden naar de sectie Other.
  2. Klik onder Schedule Privilege op + achter Assign scheduling privilege to.
    Geef het e-mailadres op van een RU-Zoomgebruiker.
    Klik op Assign om de gebruiker toe te voegen aan jouw account.

De gebruiker heeft nu volledige rechten om sessies te plannen namens jou. Bij het maken van een nieuwe sessie, of het wijzigen van een bestaande vindt de ander nu een optie Schedule for waar deze kan kiezen om voor zichzelf of voor jou een sessie te plannen.

Als je rechten hebt op het account van een ander, heb je volledige rechten op alle sessies van die ander. Je kunt dus niet alleen nieuwe sessies plannen, maar ook alle bestaande sessies van de ander wijzigen of verwijderen.

Rollen bij een sessie

Zoom maakt onderscheid tussen vier typen gebruikers in een sessie: host, alternative host, co-host en deelnemer.

Host

  • Een host is de eigenaar van de meeting.
  • Er is maar één host per sessie.
  • Alleen de host kan breakout rooms starten.
  • Alleen de host kan een poll (vragen) samenstellen.
  • Iemand promoveren tot co-host of host.
  • De sessie afsluiten voor iedereen.

Co-host en alternative host

Bovenstaande functies zijn alleen beschikbaar voor de host; co-host en alternative host hebben deze rechten niet. Zij mogen wel:

  • Een poll starten.
  • Het scherm delen.
  • De deelnemers dempen en de camera uitzetten.
  • Deelnemers verwijderen.
  • Een opname maken.

Co-host vs alternative host

Het verschil tussen deze twee rollen is:

  • Alternative host kun je vooraf toekennen, bij het plannen via de website. De co-host wijs je toe tijdens de sessie.
  • Een alternative host mag de meeting starten, als je join before host uitgeschakeld hebt.

Meer informatie over de exacte rollen en rechten vind je op de website van Zoom.

Elke sessie heeft altijd een host, die de sessie voor iedereen kan afsluiten. Als je als host een sessie verlaat, zonder deze af te sluiten, dan word je gevraagd om een andere deelnemer aan te wijzen als host. Deze krijgt dan de volledige rechten over de sessie.

Breakout Rooms

Indelen tijdens de sessie

Breakout rooms kun je tijdens de sessie op drie manieren indelen:

  • Willekeurig (Assign automatically)
    Tijdens de sessie maak je als host breakout rooms en laat je Zoom de deelnemers willekeurig evenredig verdelen over de rooms. Nadat studenten in een breakout room zijn ingedeeld, kun je nog handmatig studenten indelen in een andere room.
  • Handmatig (Assign manually)
    Tijdens de sessie maak je als host breakout rooms, met een maximum van vijftig rooms. Je kunt dan deelnemers uit je sessie toevoegen aan elk van de rooms.
  • Zelf kiezen (Let participants choose room)
    Als je de studenten zelf wil laten kiezen aan welke breakout room ze willen deelnemen, geef je als host alleen het aantal breakout rooms op. De studenten krijgen nu een keuze. Je kunt echter niet het maximaal aantal deelnemers per room beperken en dus niet voorkomen dat meeste studenten naar de populaire rooms gaan en nauwelijks iemand naar de minder populaire.

De functie om zelf de rooms te kiezen is alleen beschikbaar in Zoom versie 3.5 en hoger. Zowel de host als de deelnemers moeten deze versie gebruiken.

Alleen de host mag de breakout rooms indelen en starten. Werk je met een assistent die de rooms moet indelen terwijl jij als docent een presentatie houdt, dan is de oplossing om de assistent tijdelijk de host te maken. Jij kan ondertussen presenteren, terwijl de assistent de rooms indeelt. Daarna kan de assistent, tijdens de breakout sessies, jou weer host maken.

Vooraf indelen niet aan te raden

Bij het plannen van een sessie via de website van Zoom, kun je breakout rooms vooraf al indelen. Je geeft het aantal rooms op en per room de mailadressen van de deelnemers. Je kunt ook een csv-bestand uploaden met twee kolommen: de naam van de breakout room (Pre-assign Room Name) en het mailadres van de deelnemer (Email Address). We raden dit ten zeerste af omdat de ingevoerde mailadressen exact overeen moeten komen met het account waarmee de student in Zoom is ingelogd.

Je kunt tijdens een sessie deelnemers nog toevoegen of van breakout room wijzigen. Deelnemers die je ingepland had en niet aanwezig zijn, worden genegeerd.
Je kunt ook de breakout rooms helemaal opnieuw indelen tijdens de sessie. Daarna kun je eenvoudig ook weer terugkeren naar de indeling die je vooraf hebt gemaakt.

Je moet met registraties voor een sessie werken, wil de import van de deelnemers effect hebben. Studenten moeten zich registreren met het geïmporteerde mailadres, zodat Zoom weet wie wie is en de student automatisch aan de vooraf ingeplande breakout room toegevoegd wordt. Echter: als studenten al een (privé) Zoom account hebben, wordt de deelnemer door Zoom herkend aan dat mailadres en niet aan het mailadres dat ze opgeven bij de registratie.

Meer over het werken met breakout rooms lees je in de docentenhandleiding.

Veiligheid

Links naar meetings met Zoom zijn openbaar. Dat wil zeggen, iemand die weet wat de url van de meeting is, kan deelnemen. Tenzij je alleen geautoriseerde gebruikers toegang geeft. Echter: dit zijn personen met een RU-Zoomaccount, en dus alleen medewerkers. Studenten hebben dan geen toegang.

Wil je een zo veilig mogelijke sessie opzetten, kun je de beschikbaarheid van de link beperken in Brightspace of werken met de Waiting Room.

  1. Maak een event in Zoom en kopieer de link.
  2. Maak een nieuw topic in je Brightspace cursus van het type file of van het type link.
  3. Plaats in de tekst van de file of in de link de url van het event.
  4. Zet op het topic een datum restrictie (startdate), bijv. 15 minuten voor de sessie begint, zodat de deelnemers wel zien dat er een sessie gepland is, maar het topic nog niet kunnen openen voor de opgegeven datum & tijd.

De link naar een enkele sessie is 30 dagen geldig en naar een herhaalde sessie 365 dagen.

Wachtkamer

Geef bij het plannen van een sessie aan dat de deelnemers bij binnenkomst in een wachtkamer (waiting room) geplaatst worden. Als host kun je dan bepalen wie er toegang krijgt en ongewenste gasten verwijderen. Je kunt deelnemers één voor één toelaten of alle wachtende deelnemers in één keer toelaten. Je moet er na de start van de sessie er wel op beducht zijn dat laatkomers nog in de wachtkamer zitten en geen toegang hebben, zolang jij ze niet goedgekeurd hebben.

Opname webcambeelden beperken

Uit oogpunt van privacy is het niet toegestaan om opnames te maken waarbij studenten in beeld zijn. Om te zorgen dat de webcambeelden van de deelnemers tijdens je presentatie niet ook worden opgenomen, moet je eenmalig een instelling in Zoom uitschakelen.

  1. Ga in de instellingen van de Zoom applicatie naar Recording.
  2. Vink de optie Record video during screensharing uit.

Bijkomend voordeel is dat de video van de deelnemers niet een deel van je presentatie bedekt.

Deze instelling zorgt er alleen tijdens schermdeling voor dat de webcam beelden niet worden opgenomen. Als je je presentatie afsluit en alle deelnemers weer volledig in beeld zijn, worden de deelnemers weer wél opgenomen.

Opname door deelnemers uitschakelen

Deelnemers van een meeting hebben de mogelijkheid krijgen om zelf een opname te maken binnen Zoom, ook al zijn zij niet de host. Om dit te voorkomen, moet je op de Zoom.us website bij je persoonlijke instellingen deze opname-functie uitschakelen.

  1. Ga naar Settings.
  2. Klik op Recording.
  3. Vink de optie Hosts can give participants the permission to record locally uit.