ICT in het OnderwijsWerkinstructies (ICT) ondersteunersBrightspace Brightspace import mogelijkhedenHoe werkt een Bulk User Enrollment (voor Course Offerings en Groups)?

Hoe werkt een Bulk User Enrollment (voor Course Offerings en Groups)?

Een Bulk User Enrollment is een import van een Excel-bestand, welke uitgevoerd kan worden door functioneel beheer Brightspace. Met deze import kunnen grote hoeveelheden gebruikers (zowel studenten als medewerkers) tegelijkertijd gekoppeld worden aan (enrolled in) Course Offerings en Groups. Functioneel beheer Brightspace biedt deze service uitsluitend aan voor course offerings die niet via OSIRIS worden aangemaakt en gevuld. De faculteit of profitcentre is zelf verantwoordelijk voor het juist en volledig aanleveren van de informatie.

In deze werkinstructie wordt de procedure beschreven alsmede de wijze waarop het Excel-bestand gevuld moet worden. Hieronder vind je een downloadbaar voorbeeldbestand dat de juiste kolommen bevat.

Procedure voor aanvraag

Een gevuld Excel-bestand kan aangeleverd worden via icto@ru.nl.

Het importeren wordt vervolgens binnen maximaal 1 week uitgevoerd.

Instructie vullen en maken Excel-bestand

Maak een Excel-bestand met precies de onderstaande kolommen. Aanvullende kolommen (voor eventuele eigen informatie) zijn niet toegestaan. Gebruik bij voorkeur bovenstaand voorbeeldbestand. 

Het Excel-bestand moet de volgende kolommen met de volgende inhoud bevatten:

  1. Kolom 1 moet altijd de vaste tekst ENROLL bevatten
  2. Kolom 2 moet het U-/E-/Z-/S-nummer van de gebruiker bevatten
  3. Kolom 3 moet de rol bevatten waarmee de gebruikers enrolled moet worden in de betreffende course offering of group, mogelijke waarden zijn te vinden in de eerste kolom van deze tabel. (Bijvoorbeeld Student, Coordinator, Teacher, etc...)
    • Enrollments met de rollen Institution Admin, Organisation Admin, Department Observer en Department Grader Builder kunnen niet via een Bulk User Enrollment worden geïmporteerd.
  4. Kolom 4 moet de code van de course offering bevatten. De offeringcode is onder andere te vinden onder menu Administration → Course Admin → Course Offering Information)

LET OP: Het gebruik van speciale karakters of spaties is in geen enkele kolom toegestaan: \ : * ? " < > | ' # , % & 

Deze karakters voorkomen het succesvol inlezen van het bestand, waardoor eventuele inschrijvingen niet kunnen worden uitgevoerd.

Hieronder vind je een voorbeeld van hoe het uiteindelijke bestand er idealiter uit komt te zien:

ENROLL U123456 Teacher ABC-TEST-2018-PER1-V
ENROLL S987654 Student ABC-TEST-2018-PER1-V