Wat zijn Programme spaces en hoe werken ze?

Programme spaces zijn een vervanger voor de organizations zoals die in Blackboard beschikbaar waren. De usecase voor program spaces is dat er bepaalde informatie en/of documenten niet per cursus, maar per opleiding wordt gedeeld met studenten en/of docenten. Ook is het zo dat deze informatie en/of documenten vaak tijdsonafhankelijk is en jaar na jaar gebruikt kan worden.

In feite bestaan er op dit moment dus 2 niveau's van populaties in Brightspace, namelijk iedereen die een bepaalde opleiding volgt en iedereen die een bepaalde cursus volgt. Er zijn specifieke situaties denkbaar waarin toch nog een andere populatie van studenten nodig is voor bijvoorbeeld specifieke communicatie. In dergelijke situaties is het verstandig om naar de mogelijkheden van OSIRIS te kijken samen met de facultaire OSIRIS beheerder. In OSIRIS is het namelijk mogelijk om op basis van tal van filters hele specifieke groepen te selecteren en vervolgens bijvoorbeeld een mail te sturen.

2 soorten programme spaces

Per opleiding worden precies 2 program spaces aangemaakt, te weten:

  • De student programme space;
    deze space heeft als doel om samen te kunnen werken tussen zowel studenten van de opleiding als docenten (en eventuele andere medewerkers) die bij de betreffende opleiding betrokken zijn.
  • De teacher programme space;
    deze space heeft als doel om als afgeschermde omgeving te fungeren waar docenten (en eventuele andere medewerkers) van de opleiding samen kunnen werken.

Beide soorten programme spaces zijn technisch gezien gewoon course offerings. Dit heeft als voordeel dat alle tools die beschikbaar zijn voor course offerings ook beschikbaar zijn voor de programme spaces. Programme spaces zijn goed te herkennen aan de afwijkende naam en course offering code. Zie onderstaande tabel voor de naam- en code conventie, inclusief een voorbeeld.

Type space Naam Code
Student programme space Programme space - <OSIRIS opleidingscode>

Voorbeeld:
Programme space - M Langurage and Communication Coaching
SPSPACE-<OSIRIS opleidingscode>

Voorbeeld:
SPSPACE-LET-M-TAALW-LC
Teacher programme space Teacher space - <OSIRIS opleidingscode>

Voorbeeld:
Teacher space - M Langurage and Communication Coaching
TPSPACE-<OSIRIS opleidingscode>

Voorbeeld:
TPSPACE-LET-M-TAALW-LC

Aanvraagprocedure

Beide soorten programme spaces hoeven niet aangevraagd te worden en worden standaard aangemaakt voor elke actieve opleiding op de RU. Na het aanmaken worden de programme spaces op inactief gezet. Hierdoor wordt voorkomen dat ze ongewenst al zichtbaar zijn voor gebruikers terwijl de opleiding (nog) geen behoefte heeft aan een program space of als de opleiding de programme space nog niet heeft gevuld met informatie.

De institution admin op de faculteit/profit center kan de programme space op elk gewenst moment activeren.

Bron voor het aanmaken van programme spaces is de opleidingscode uit OSIRIS. Deze opleidingscode bestaat (in tegenstelling tot de CROHO opleidingscode) uit letters. Een voorbeeld NWI-B-BIO.

Dit is belangrijk om te realiseren, ook als er gekeken wordt naar de enrollments van studenten op de programme space.

Enrollments op programme spaces

Studenten worden automatisch enrolled op de student programme spaces behorende bij de opleiding die ze op dat moment volgen. Dit wordt gedaan door een koppeling met OSIRIS. Zodra een student een actieve inschrijving heeft (en de ingangsdatum van die inschrijving is verstreken) op de opleiding in OSIRIS wordt de student door de koppeling enrolled op de student programme space. Belangrijk hierbij is dat studenten in OSIRIS op de hierboven genoemde opleidingscode (bestaande uit letters) staan ingeschreven en dat deze inschrijving bepalend is welke student op welke programme space wordt ingeschreven.

Zodra de student stopt met de opleiding (na bijvoorbeeld afstuderen of na studiestaking) wordt de student automatisch en direct unenrolled voor de betreffende programme space.

Samenvattend: een student programme space bevat ten alle tijden uitsluitend de studenten die op dat moment, volgens OSIRIS, actief zijn binnen de opleiding.

Docenten en andere medewerkers worden niet automatisch enrolled. Dit geldt voor beide soorten programme spaces. Het toevoegen van docenten of andere medewerkers aan de student programme space of de teacher programme space kan gedaan worden door de institution admin van de faculteit/profit center. De institution admin kan er ook voor kiezen om een docent de rol 'coordinator' te geven. Deze docent kan dan de overige docenten enrollen.

Als er grote hoeveelheden (meer dan 20) enrollments gedaan moeten worden in een programme space dan kan een bulk user enrollment aangevraagd worden. Zie hiervoor de werkinstructie voor bulk user enrollments op course offerings. Aangezien de programme spaces technisch gezien hetzelfde zijn als een course offering, is die werkinstructie ook 1 op 1 toepasbaar voor programme spaces. Waar gesproken wordt over de course offering code moet de course offering code van de programme space gevuld worden.

Enrollments op cohort groepen binnen programme spaces

Naast een enrollment op de programme spaces zelf krijgt elke student die actief is binnen de betreffende opleiding ook een enrollment op een zogeheten Cohort groep. Functioneel is het idee hierachter dat alle studenten die in een bepaalde collegejaar starten met de opleiding samen in 1 groep zitten. Deze groep kan vervolgens gebruikt worden voor zaken zoals conditional releasing en dergelijke. Deze enrollments op de cohort groep worden net zoals de enrollment op de programme space gedaan op basis van de inschrijvingsinformatie in OSIRIS. Het veld waar de koppeling naar 'kijkt' om te bepalen wie in welke groep moet komen te zitten is het veld 'Cohort' wat per student per opleiding in OSIRIS vastligt. Wie in welk Cohort zit is niet iets wat specifiek voor Brightspace aangepast kan worden in OSIRIS. Dit veld wordt namelijk door meerdere systemen hergebruikt. Mocht er in specifieke situaties bijvoorbeeld communicatie nodig zijn naar een hele specifieke populatie van studenten dan kan beter gekeken worden naar de mogelijkheden die OSIRIS hiervoor biedt. Zie ook de inleiding bovenaan deze pagina.

Per programme space wordt hiervoor een groupcategory gemaakt met als naam 'OSIRIS Cohort Groups'. Daarbinnen wordt per cohort een groep aangemaakt met als naam 'Cohort 20xx/20xx+1'; bijvoorbeeld Cohort 2017/2018.