Implementatiegesprek

Voor de daadwerkelijke start van een programma raden we je aan altijd even contact op te nemen met de projectmanager vanuit TrainTool. Zij kan adviseren over de implementatie en eventueel alle instellingen/content nalopen voor de docent.

Indien TrainTool ingezet gaat worden in een cursus, is het van het grootste belang dat het goed geïmplementeerd wordt. Voer daarom altijd een implementatiegesprek met de docent. Gebruik bij dit gesprek onderstaande agenda als leidraad. De best practices van TrainTool staan bij elk punt genoemd. 

  1. Doel
  2. (Optioneel) Inhoud
  3. Praktisch
  4. Verplicht
  5. Coaching
  6. Peer Feedback
  7. Kick-off
  8. (Optioneel kick-off voor coaches)
  9. Next steps

1. Doel

  • Wat is het doel dat je met TrainTool wil bereiken? Hoe concreter hoe beter!

Als het doel duidelijk is, is het makkelijker om de implementatiestrategie te bepalen zodat deze ook naar dat doel zal leiden. Ook biedt het bij de evaluatie een goede houvast. Vaak zal het gaan om: tijdsbesparing, meer oefening bieden, innovatie van het onderwijs, betere resultaten van studenten.

2. (Optioneel) Inhoud

  • Wat is er nodig om het programma inhoudelijk af te krijgen?
  • Wat wordt de planning van de ontwikkeling van het programma?

Als een docent een generiek programma gaat inzetten en hier geen inhoudelijke aanpassingen in wil maken, kan je deze stap overslaan.

Zo niet, bespreek dan wat er inhoudelijk nog aan het programma moet gebeuren. lndien een docent zelf een programma gaat maken naar aanleiding van een TrainTool­ workshop of generieke content inhoudelijk gaat aanpassen, zorg dan dat de docent in contact komt met de projectmanager van TrainTool zodat er een content-check vanuit TrainTool kan plaatsvinden. Om er zeker van te zijn dat de content begrijpelijk, herkenbaar en op niveau is, raden we sterk aan om een aantal studenten om input te vragen en de content door hen te laten tegenlezen.

3. Praktisch

  • Om hoeveel studenten gaat het en wat wordt de startdatum?
  • Is TrainTool voorbereiding op college of is het college voorbereiding op TrainTool?
  • Hoe moet het programma gestructureerd worden en worden gepland zodat het aansluit op de colleges?

Bespreek zaken als het aantal studenten en de startdatum met de docent en laat dit ook altijd na het gesprek aan TrainTool weten zodat hiermee rekening gehouden kan worden door het TrainTool Support Team en het verstrekken van (evaluatie)rapportages.

Het is ook slim om nu al te bespreken wanneer de studenten gebruik gaan maken van TrainTool. Zijn de oefeningen in TrainTool de voorbereidingen voor een college/bijeenkomst, of juist huiswerk nadat de theorie in het college is besproken. Bespreek ook of het programma in één keer beschikbaar wordt of verspreid over meerdere dagen/weken. Voor elk rollenspel kan je uitgaan van 5 a 10 minuten.

4. Verplicht

  • Op welke manier telt TrainTool mee voor het eindresultaat van de cursus? 
  • lndien er een cijfer aan verbonden wordt, is dit becijfering van een eindmeting of een participatiecijfer? Wat zijn de criteria hiervoor?

In bijna alle gevallen is het belangrijk om TrainTool een verplicht deel van de cursus te maken. Dit is namelijk een cruciale voorwaarde voor het behalen van een goed participatiecijfer, en een goede participatie is vaak de belangrijkste voorwaarde voor het behalen van het doel (geformuleerd in punt 1).

Verplichting betekent dat er een consequentie zit aan het wel/niet participeren in het programma. Bepaal daarom in welke mate en onder welke voorwaarden het programma meetelt voor een student.

Dit kan zijn op basis van resultaat, wanneer er bijvoorbeeld een eindmeting is. Maar dit kan ook zijn op basis van deelname en/of op basis van het feedback geven en vragen aan medestudenten. Uiteraard is het zaak dit duidelijk in de cursushandleiding en de introductie van TrainTool te beschrijven.

5. Coaching

  • Wordt er gebruik gemaakt van coaching? Wie gaat de coaching doen?
  • Hoeveel coaching is wenselijk; op welke Role Plays?
  • In het geval van een meting: wordt deze door de coach beoordeeld of door de student zelf?

Een coach (veelal de docent) kan betrokken worden om bijvoorbeeld de nulmeting en/of de eindmeting te scoren, maar ook om feedback te geven op bepaalde Role Plays tijdens het oefenen. De inzet van coaching zal altijd afhankelijk zijn van de capaciteit van de docent en/of student-assistenten. Wanneer er coaching wordt ingezet, zorg dan voor goede instructie van de coach(es): deel de one-pager over coaching en bespreek wat de richtlijnen zijn wat betreft inhoud/toon van de feedback en termijn waarbinnen de coaching moet plaatsvinden.

lndien er geen capaciteit voor coaching is, is het raadzaam toch een steekproefsgewijze controle uit te voeren op de kwaliteit  van de antwoorden  en/of peer feedback of dat in ieder geval te communiceren. Ervaring wijst uit dat ook een steekproefsgewijze controle een enorme stimulans is voor studenten om gemotiveerd deel te nemen.

6. Peer feedback

  • Is peer feedback vragen verplicht of optioneel?
  • Hoeveel/welke Role Plays moeten gedeeld worden of is dat aan de student?

Een belangrijke  functie van TrainTool is de optie om peer feedback  te vragen. Dit is niet alleen leerzaam omdat je feedback van een medestudent krijgt, maar ook omdat je ziet hoe medestudenten een bepaalde  opdracht aanpakken  en dat inspiratie kan geven. Onze best practice is om in het eerste college groepjes van ongeveer 3 studenten te maken en hen ter plekke elkaar als vriend toe te laten voegen.

7. Kick-off

  • Hoe worden de studenten op de hoogte gebracht van hoe TrainTool werkt?

Bespreek hoe TrainTool geïntroduceerd zal worden in college. Onze best practice is om in het eerste college kort uit te leggen wat TrainTool is, hoe het werkt (eventueel een oefening voordoen), wat er precies van de studenten verwacht zal worden en waarom ervoor gekozen is om TrainTool in te zetten. Log dan met iedereen in, dan weet je zeker dat alle studenten toegang hebben en weten hoe ze bij de oefeningen terechtkomen. Er is een standaard Powerpoint die hiervoor gebruikt kan worden.

Belicht bij deze introductie ook wat TrainTool niet is (het is geen echt gesprek, er wordt niet teruggepraat. Er wordt ingezoomd op een techniek waarmee studenten hun communicatieve repertoire uitbreiden). Behandel ook hoe je goede feedback geeft als studenten elkaar feedback gaan geven.

8. (Optioneel) Kick-off voor coaches

  • Wanneer is er een kick-off voor de coaches?
  • Wat is daarvoor nodig?

Wanneer er meerdere coaches betrokken zijn, is het zaak dat coaches de inhoud van het programma goed kennen. Ook is het raadzaam afspraken te maken over de manier waarop er feedback gegeven of beoordeeld gaat worden.

9. Next steps

  • Wie schrijft de deelnemers in en wanneer?
  • Wie zet het programma klaar zoals is afgesproken qua planning, coaching, etc.?
  • Hoe zal de evaluatie verlopen?
  • Wat is er verder nog nodig voordat de cursus van start kan gaan?

Bepaal samen met de docent wat er nog moet gebeuren voordat de cursus van start kan gaan. Spreek ook af wie waarvoor verantwoordelijk zal zijn en hoe het gebruik van TrainTool in de cursus achteraf geëvalueerd kan worden.