Hoe worden de werkstroomprocessen ingericht?

Instellen van de herinneringsmails en deadlines

De werkstroomprocessen worden centraal ingericht. Er is echter wel een deel van het werkstroomproces dat door de lokaal functioneel beheerder kan worden ingericht en beheerd. Het gaat dan om het instellen van de herinneringsmails die automatisch worden verstuurd, en het instellen van de deadline voor het invoeren van de cursusinformatie door de docent of administratie. In bovenstaand scherm is het werkstroomproces voor NWI geselecteerd.

  1. Dit is de werkstroom gedefinieerd voor NWI. Elke faculteit heeft zijn eigen werkstroomproces en kan dus zijn eigen kenmerken daaraan meegegeven
  2. de deadlines van de termijnbewaking (zie 3) worden gebaseerd op een vaste datum. zo is voor alle opgestarte werkstroomprocessen duidelijk wat de vaste deadline is.
  3. De werkstroonprocessen bestaan uit twee stappen: 1. is de invoerstap die wordt uitgevoerd door de docenten van de cursussen of de administraties, 2. is de controlestap die wordt uitgevoerd door de controleur of regiseur die het proces van redigeren voor alle cursussen of voor een deel van de cursussen beheert.
  4. Dit is het deel van de termijnbewaking. Hier kan de LFB-er de waarschuwingsmails voor de eerste en tweede waarschuwing inrichten alsmede de datum waarop deze mails worden verstuurd aan de behandelaar of (indien een cursus geen behandelaar heeft) aan alle leden van de groep. Ook wordt hier het eindpunt van de stap ingericht. Dat is ook een mail waarin de behandelaar wordt gewaarschuwd dat de termijn voor invoer is verstreken (overigens kunnen de behandelaars ook na de datum nog gewoon de cursusgegevens redigeren zolang de stap INVOER nog niet is afgerond. Per stap (zie 3) zijn de datums en mails in te stellen
  5. Stap toegankelijk vanuit rol vormt de combinatie van rollen en medewerkergroepen die zijn ingericht in menu 3.2.15
  6. Permissies toekennen op basis van profiel geeft aan welke rechten medewerkers in deze stap hebben op basis van hun profiel