Hoe start en plan ik een sessie? | Zoom

In Zoom is het mogelijk om direct een sessie te starten of om van te voren een sessie te plannen. Zoom is zowel via de Desktop app als de browser te gebruiken.

Direct een sessie starten

Een sessie starten via de desktop app

  • Open de desktop app van Zoom.
  • Klik op New Meeting.

Een sessie starten vanuit de browser

Navigeer naar https://zoom.us

  1. Klik op Host a new meeting.
  2. Kies of je de camera aan wil zetten of je scherm wil delen.
Launch Meeting - Zoom - Google Chrome

Klik op Zoom Meetings openen.

Uitnodigen

  1. Klik op Participants.
  2. Klik op Invite.

Je kan er voor kiezen om uitnodigingen te sturen via email, contacten of een deelbare link.

  • Contacten: Je RU contacten zijn automatisch geïmporteerd, het zijn medewerkers van de RU met een Zoom account. Wanneer je iemand een uitnodiging verstuurt krijgt hij/zij een pop-up melding dat je belt.
  • Email: verstuur een uitnodiging via email.
  • Copy Invite Link: Er wordt een deelbare link naar je klembord gekopiëerd.
  • Copy Invitation: Er wordt een uitnodiging naar je klembord gekopieerd. In deze uitnodiging staat niet alleen de link maar ook een Meeting ID en Passcode.

Een sessie plannen

Je kan zowel via de browser als de dekstop client een meeting plannen. Binnen de browser heb je meer geavanceerde mogelijkheden, zoals het vooraf indelen van deelnemers in breakout rooms en het plannen van reeksen.

Via de browser
Via de desktop app

Via de browser

Navigeer naar https://zoom.us/meetings en log in met je RU-account.

  • Klik op Schedule a New Meeting.
  1. Geef de meeting een naam.
  2. Geef de meeting eventueel een beschrijving.
  3. Geef aan wanneer je wil dat de meeting begint en hoelang deze duurt.
  4. Wanneer je wil dat de meeting herhaald wordt vink je recurring meeting aan. Vervolgens kun je instellen hoe vaak je wil dat de meeting herhaald wordt.
  5. Vink deze optie aan wanneer deelnemers zich moeten registreren om deel te mogen nemen. In plaats van een link om deel te nemen ontvangen deelnemers een registratielink die gekoppeld is aan het e-mailadres. Indien de meeting herhaald wordt heb je nog keuze uit de volgende mogelijkheden:
    • Attendees register once and can attend any og the occurerences: Geregistreerde deelnemers kunnen alle meetings deeelnemen.
    • Attendees need to register for each occurence to attend: Deelnemers moeten zich voor elke meeting afzonderlijk inschrijven.
    • Attendees register once and can choose one or more occurences to attend: Deelnemers registreren zich eenmalig en kiezen één of meerdere meetings waar zij aan deel willen nemen. Ze moeten selecteren welke datums en tijden ze deel willen nemen en worden alleen geregistreerd voor deze meetings.
  6. Kies of je de meeting voor jezelf of iemand anders aan wil maken.
  7. Stel een wachtwoord in die deelnemers moeten invoeren wanneer zij via de browser deelnemen.
  8. Vink aan of je wil dat de camera van de host en deelnemers bij aanvang aanstaat. Wanneer je op Off klikt, kunnen zowel de host en deelnemers tijdens de meeting alsnog de camera aanzetten.
  9. Vink aan welke audio deelnemers kunnen gebruiken.
  10. Onder Meeting Options kun je kiezen voor:
    • Enable join before host: deelnemers kunnen deelnemen aan de meeting voor de host online is. Wanneer deze optie uit staat kunnen deelnemers pas deelenemen nadat de host de meeting is gestart.
    • Mute participants upon entry: deelnemers worden automatisch op mute gezet wanneer zij deelnemen. De host kan instellen of deelnemers zichzelf kunnen unmuten.
    • Enable Waiting Room: De deelnemers komen terecht in een wachtruimte, vanuit deze ruimte kan de host de deelnemers toelaten.
    • Only authenticated users can join: Sign in to Zoom: er kan alleen deelgenomen worden aan de sessie door in te loggen bij Zoom.
    • Breakout Room pre-assign: Maak van te voren breakout rooms aan.
  11. Vul eventueel het e-mail adres in van de alternatieve gastheer. Hij/zij kan de meetings starten als jij nog afwezig bent.
  12. Klik op Save.

Je wordt vervolgens doorgestuurd naar een overzicht van je meeting. Je kan er voor kiezen om:

  • De meeting gelijk te starten via Start this meeting.
  • De link van je geplande meeting te kopiëren via Copy Invitation.

Na het aanmaken van een sessie kun je de link gemakkelijk kopiëren via Copy Invitation. Plaats deze link vervolgens in Brightspace, bijvoorbeeld bij de juiste week in de table of content, zodat studenten deze makkelijk kunnen vinden.

Via de desktop app

  • Open de desktop app van Zoom.
  • Klik op Schedule.
  1. Geef de meeting een naam.
  2. Geef aan wanneer je wil dat de meeting begint en hoelang deze duurt.
  3. Stel een wachtwoord in die deelnemers moeten invoeren wanneer zij via de browser deelnemen.
  4. Vink aan of je wil dat de camera van de host en deelnemers bij aanvang aanstaat. Wanneer je op Off klikt, kunnen zowel de host en deelnemers tijdens de meeting alsnog de camera aanzetten.
  5. Vink aan welke audio deelnemers kunnen gebruiken.
  6. Kies in welke calendar je de meeting wil opnemen. Voor RU gebruikers is Outlook de standaard calendar.
  7. Onder Advanced Options kun je kiezen voor:
    • Enable Waiting Room: De deelnemers komen terecht in een wachtruimte, vanuit deze ruimte kan de host de deelnemers toelaten.
    • Enable join before host: deelnemers kunnen deelnemen aan de meeting voor de host online is. Wanneer deze optie uit staat kunnen deelnemers pas deelenemen nadat de host de meeting is gestart.
    • Mute participants upon entry: deelnemers worden automatisch op mute gezet wanneer zij deelnemen. De host kan instellen of deelnemers zichzelf kunnen unmuten.
    • Only authenticated users can join: Sign in to Zoom: er kan alleen deelgenomen worden aan de sessie door in te loggen met een RU Zoom account.
  8. Klik op Schedule.

Na het aanmaken van de sessie opent Outlook automatisch met een e-mail uitnodiging. Je kan er voor kiezen deelnemers via de e-mail uit te nodigen, maar we raden aan geplande meetings in je Brightspace cursus te plaatsen.

  1. Klik op de drie puntjes achter je geplande meeting.
  2. Klik op Copy Invitation.

Er wordt nu een link naar je klembord gekopieerd. Deze kun je opnemen in je Brightspace cursus zodat studenten deze makkelijk kunnen vinden. Bijvoorbeeld via Announcements of door de link bij de juiste week te plaatsen indien de content per week is ingedeeld.

Hou er bij het inplannen van een sessie rekening mee dat met een standaard RU-licentie, de maximale duur van een meeting van meer dan twee personen 40 minuten is. Indien je een langere meeting wil plannen heb je een aanvullende licentie nodig. Lees meer over de verschillende licenties in de handleiding Hoe maak ik een account in Zoom aan?

Een Zoomlink voor één enkele sessie blijft 30 dagen geldig. Herhalende bijeenkomsten kunnen gepland worden tot maximaal 365 dagen in de toekomst.