Hoe werk ik met registraties? | Webex

Je kunt in Webex bij één event of een reeks events aangeven of de deelnemers zich vooraf moeten registreren. De voordelen zijn dat je als host kunt bepalen wie toegang heeft tot het event en dat je achteraf kunt zien wie je event heeft bijgewoond. Ook kun je de deelnemers voorafgaand aan het event automatisch reminders sturen.

Als je werkt met een reeks events (Program), kunnen deelnemers zich in één keer aanmelden voor één of meerdere events. Je stelt de registratie daarvoor in op de Program. Bij events die onderdeel zijn van een Program kun je als docent geen afzonderlijke of afwijkende registratie plannen.  Het registratieformulier is voor alle events gelijk.

Als je niet met een Program werkt, maar een op zichzelf staand event inplant, dan stel je de registratie in bij de sessie zelf. De deelnemers registeren zich dan voor dat ene event.

Registratie instellen op een Program

Maak op de website van Webex onder Events  een nieuw Program of bewerk een bestaande.

Ga naar de sectie Registration.

  1. Zet Registration ID required op Yes.
  2. Optioneel kun je wachtwoord invoeren dat deelnemers moeten invoeren om bij het registratieformulier te komen. Dit is een extra veiligheid om te voorkomen dat andere personen dan je groep studenten zich kunnen registreren. Het opgegeven wachtwoord moet je natuurlijk wel aan je studenten bekend maken.
  3. Vink Invite friends uit. Hiermee voorkom je dat de deelnemers na registratie makkelijk de link naar het registratieformulier mailen naar een vriend.
  4. Geef optioneel een adres van een website op waar deelnemers naar toe geleid worden nadat ze zich hebben geregistreerd. Dit kan bijvoorbeeld een pagina zijn van je Brightspace cursus waar ze materialen vinden ter voorbereiding van de webinars.
  5. Klik bij Registration Form op here om het registratieformulier aan te passen in een nieuw venster.

Om zich te kunnen registeren moet een deelnemer enkele gegevens invoeren. Je kunt het registratieformulier naar eigen inzicht aanpassen.

  1. Minimaal zijn een naam en e-mailadres noodzakelijk.
  2. Standaard vraagt Webex om bedrijfs- en adresgegevens.
  3. Deze kun je in één keer uitvinken met Uncheck All.
  4. Eventueel kun je eigen vragen aan de registratie toevoegen. Dit kunnen open vragen, meer- of éénkeuze vragen zijn of een keuzelijst.
  5. Klik op Save om de wijzigingen op te slaan.

Klik op Close om het venster te sluiten.

Voer eventuele andere wijzigingen of aanvullingen door de Program en klik op Create a Program / Update Program om de Program te bewaren.

Registratie instellen op een Event

Maak op de website van Webex onder Events een nieuw Event of bewerk een bestaande.

  1. Vink bij Registration aan dat deze verplicht is (Required).
  2. Zorg dat deze sessie geen onderdeel is van een Program.

Ga naar de sectie Attendees & Registration.

  1. Bij Attendees kun je handmatig deelnemers toevoegen. (Bij grote groepen is het niet aan te raden om handmatig deelnemers toe te voegen.)
  2. Vink Invite friends uit. Hiermee voorkom je dat de deelnemers na registratie makkelijk de link naar het registratieformulier mailen naar een vriend..
  3. Optioneel kun je het aantal registraties beperken.
  4. Geef optioneel een adres van een website op waar deelnemers naar toe geleid worden nadat ze zich hebben geregistreerd. Dit kan bijvoorbeeld een pagina zijn van je Brightspace cursus waar ze materialen vinden ter voorbereiding van de webinars.
  5. Bij Approval required kun instellen je de registraties eerst wilt goedkeuren voor men kan deelnemen. Zet dit op No om alle registraties automatisch goed te keuren.
    Met approval rules kun je instellen dat alle registraties met bijvoorbeeld een @ru.nl mailadres automatisch worden goedgekeurd. Andere registraties komen in een wachtlijst.
  6. Optioneel kun je wachtwoord invoeren dat deelnemers moeten invoeren om bij het registratieformulier te komen. Dit is een extra veiligheid om te voorkomen dat andere personen dan je groep studenten zich kunnen registreren. Het opgegeven wachtwoord moet je natuurlijk wel aan je studenten bekend maken.
  7. Met Registration ID kun je een extra beveiliging inbouwen. Elke deelnemer krijgt een unieke code om de sessie te kunnen openen.
  8. Klik bij Registration Form op here om het registratieformulier aan te passen in een nieuw venster.

Om zich te kunnen registeren met een deelnemer enkele gegevens invoeren. Je kunt het registratieformulier naar eigen inzicht aanpassen.

  1. Minimaal zijn een naam en e-mailadres noodzakelijk.
  2. Standaard vraagt Webex om bedrijfs- en adresgegevens.
  3. Deze kun je in één keer uitvinken met Uncheck All.
  4. Eventueel kun je eigen vragen aan de registratie toevoegen. Dit kunnen open vragen, meer- of éénkeuze vragen zijn of een keuzelijst.
  5. Klik op Save om de wijzigingen op te slaan.

Klik op Close om het venster te sluiten.

In de sectie Email Messages kun je instellen welke notificaties e-mails een geregistreerde deelnemer krijgt.

  1. Geef aan in welk formaat je e-mails wilt verzenden: platte tekst of HTML-opmaak.
  2. Voeg in de e-mail een kalenderbestand als bijlage toe, zodat de deelnemers het event in hun agenda kunnen plaatsen.
  3. Vink aan wanneer je mails wilt verzenden bij registratie en handmatige goedkeuring of afwijzing: wachtend (Pending), goedgekeurd (Approved) of afgewezen (Rejected).
  4. Geef aan óf en wanneer je Reminders wilt verzenden.
  5. Geef aan óf en wanneer je na afloop van het event een Follow-up e-mail wilt verzenden. Dit kan zowel naar de aanwezigen als aan de deelnemers die zich wel geregistreerd hebben, maar niet aanwezig waren.

Voer eventuele andere wijzigingen of aanvullingen door in het event en klik op Schedule This Event / Update Event om het event te bewaren.

Registraties bekijken

Om te zien wie zich heeft geregistreerd voor een event, ga je naar het geplande event onder Site Events. Klik op de naam van het event.

  • Klik op Manage Registrations.

Je ziet nu een overzicht van alle registraties verdeeld in wachtend (Pending), goedgekeurd (Approved) en afgewezen (Rejected). Je kunt hier deelnemers uitsluiten of goedkeuren.

  1. Vink een of meer deelnemers aan.
  2. Wijzig de status van de deelnemers.