Docent - TeacherWerkinstructies en handleidingenOSIRIS Docent - Begeleider ToelatingHoe leg ik een toelatingsbesluit vast voor niet direct toelaatbare studenten?

Hoe leg ik een toelatingsbesluit vast voor niet direct toelaatbare studenten?

Als lid van de toelatingscommissie van een faculteit kun je worden gevraagd te beoordelen of een student met een buitenlandse vooropleiding of niet direct toelaatbare vooropleiding mag worden toegelaten tot een opleiding. Dit besluit moet worden vastgelegd in Osiris Docent: https://osiris.ru.nl/docent

Bekijken dossier

Na inloggen op https://osiris.ru.nl/docent wordt het volgende overzichtsscherm getoond:

  1. Klik hier ergens in de balk ‘Aanmelding’ om naar de dossiers van studenten te gaan. De volgende pagina met het overzicht van dossiers wordt dan getoond:

2. Het getal in de groene ovaal rechts geeft het aantal dagen aan waarbinnen een besluit moet worden genomen. Een getal in een paarse ovaal geeft aan dat het maximum aantal dagen verstreken is (zoals in dit voorbeeld), maar een beslissing kan nog steeds genomen worden.

Klik hier op een dossier (ergens in de balk ‘Aanmelding voor een masteropleiding’ of ‘Aanmelding voor een bacheloropleiding’) om naar dat dossier te gaan.

De volgende pagina met het overzicht van de vragenlijst in het dossier wordt dan getoond:

Op deze pagina:

  • Kan naar beneden worden gescrold om alle vragen en antwoorden van de student die relevant zijn voor toelating te bekijken
  • Kunnen alle documenten afzonderlijk worden geopend door op de link van het bestand te klikken, of in één keer in één PDF via ‘Toon alle bijlages dossier’
  • Kan in het menu links op ‘Collega-beoordelingen’ worden geklikt om te bekijken wat collega’s van dit dossier vinden, indien de toelatingsbeslissing door meer dan één persoon genomen moet worden
  • Kan in het menu links op ‘Mijn beoordeling’ worden geklikt om de toelatingsbeslissing op te geven.

Op de volgende pagina’s wordt uitgelegd hoe een beslissing kan worden opgeslagen.

Opslaan beslissing

Als in het menu links op ‘Mijn beoordeling’ wordt geklikt, dan wordt de volgende pagina getoond:

 

  • Klik op ‘wijzig’.

Nadat op wijzig is geklikt, kan het menu met de beslissing worden bewerkt. Daarnaast verschijnen de opties ‘opslaan’, ‘indienen’ en ‘annuleren’, zoals hieronder. Klik op ‘Maak een keuze’. De opties verschijnen dan:

Let op! Kies alleen ‘niet toegelaten tot master, (voorwaardelijk) toegelaten tot premaster’ indien de opleiding daadwerkelijk een premasterprogramma aanbiedt!

Klik op de gewenste optie:

 

‘(voorwaardelijk) toegelaten’

 

Op deze pagina:

  • Moet het veld ‘Diploma toelating’ verplicht worden ingevuld met het diploma op basis waarvan de student is/wordt toegelaten en moet insturen voor inschrijving
  • Moet het veld ‘Taaleis’ verplicht worden ingevuld
  • Kan het veld ‘Aanvullende certificaten’ gevuld worden
  • Kan het veld ‘Overige voorwaarden’ gevuld worden
  • Moet op ‘indienen’ worden geklikt om het besluit definitief te maken en terug te sturen naar de facultaire admission officer/administratief verwerker. Dit dossier verdwijnt uit het overzicht van stap 2.
  • Kan op ‘opslaan’ worden geklikt om het besluit op te slaan, maar later nog te kunnen wijzigen. De admissions officer/administratief verwerker wordt dan nog niet geïnformeerd! Alleen dossiers waarbij op ‘indienen’ is geklikt, worden verder behandeld.

Klik op ‘opslaan’ en ga later verder, of:

Klik op ‘indienen’.

 

‘niet toegelaten tot master, (voorwaardelijk) toegelaten tot premaster’

Op deze pagina:

  • Moet het veld ‘Diploma toelating’ verplicht worden ingevuld met het diploma op basis waarvan de student is/wordt toegelaten tot de premaster en moet insturen voor inschrijving
  • Moet het veld ‘Taaleis’ verplicht worden ingevuld voor toelating tot de premaster
  • Kan het veld ‘Aanvullende certificaten’ gevuld worden voor toelating tot de premaster
  • Kan het veld ‘Overige voorwaarden’ gevuld worden voor toelating tot de premaster
  • Moet een reden voor afwijzing voor de masteropleiding worden gekozen
    • Als één van de standaardredenen niet van toepassing is, kan ‘Andere reden afwijzing’ worden gekozen, waarna een extra veld verschijnt waarin een specifieke reden moet worden opgegeven. Doe dat in het Engels, gericht aan de student.
  • Let op! De hier opgegeven reden wordt vermeld in de e-mail van de universiteit aan de student en dit dient zorgvuldig verwoord te worden. De student kan tegen de afwijzing in bezwaar gaan; de hier opgegeven reden is daarbij belangrijk.
  • Moet het veld ‘Toegelaten tot premaster’ verplicht worden ingevuld met de naam van het premasterprogramma waartoe de student is toegelaten, eventuele vrijstellingen voor vakken kunnen in dit veld worden toegevoegd (“exempt from: …”)
  • Moet veld ‘Aantal ECTS-credits premaster’ worden gevuld met het totaal aantal ECTS-credits dat de student moet gaan behalen (exclusief de credits voor vakken waar een vrijstelling voor geldt)
  • Moet op ‘indienen’ worden geklikt om het besluit definitief te maken en terug te sturen naar de administratief verwerker. Dit dossier verdwijnt uit het overzicht van stap 2.
  • Kan op ‘opslaan’ worden geklikt om het besluit op te slaan, maar later nog te kunnen wijzigen. De administratief verwerker wordt dan nog niet geïnformeerd! Alleen dossiers waarbij op ‘indienen’ is geklikt, worden verder behandeld.

Klik op ‘opslaan’ en ga later verder, of:

Klik op ‘indienen’.

‘niet toegelaten’

Op deze pagina:

  • Moet een reden voor afwijzing worden gekozen
    • Als één van de standaardredenen niet van toepassing is, kan ‘Andere reden afwijzing’ worden gekozen, waarna een extra veld verschijnt waarin een specifieke reden moet worden opgegeven. Doe dat in het Engels, gericht aan de student.
  • Let op! De hier opgegeven reden wordt vermeld in de e-mail van de universiteit aan de student en dit dient zorgvuldig verwoord te worden. De student kan tegen de afwijzing in bezwaar gaan; de hier opgegeven reden is daarbij belangrijk.

 

  • Moet op ‘indienen’ worden geklikt om het besluit definitief te maken en terug te sturen naar de administratief verwerker. Dit dossier verdwijnt uit het overzicht van stap 2.
  • Kan op ‘opslaan’ worden geklikt om het besluit op te slaan, maar later nog te kunnen wijzigen. De administratief verwerker wordt dan nog niet geïnformeerd! Alleen dossiers waarbij op ‘indienen’ is geklikt, worden verder behandeld.

Klik op ‘opslaan’ en ga later verder, of:

Klik op ‘indienen’.