Docent - TeacherWerkinstructies en handleidingenBrightspace Administration: GradesHoe importeer en exporteer ik Grades in en uit Brightspace? Grades | Import/Export

Hoe importeer en exporteer ik Grades in en uit Brightspace? Grades | Import/Export

Het is mogelijk om cijfers te importeren in en exporteren uit Brightspace. Dit kan van pas komen in verschillende gevallen, bijvoorbeeld:

  1. Aan het begin van een nieuw studiejaar worden de cursussen vastgesteld in OSIRIS. In OSIRIS moet je bepalen welke deelcijfers er zijn en wat de weging per deelcijfer is voor het eindcijfer. Je wilt dezelfde opbouw ook in Brightspace hanteren, eventueel aangevuld met grade items die niet tellen voor het eindcijfer of deel-deelcijfers die niet zo specifiek in OSIRIS geregistreerd hoeven worden.
  2. Je wilt offline cijfers invoeren in een Excel, bijvoorbeeld omdat je offline een beoordeling hebt gedaan van een presentatie of omdat je het gemakkelijker vindt om in Excel snel cijfers in te voeren.
  3. Je wilt een offline lijst met cijfers (die je bijvoorbeeld ook gebruikt hebt voor de OSIRIS invoer) importeren in Brightspace of je wilt offline cijfers invoeren die je in een Excel van je collega hebt gekregen.
  4. Je hebt cijfers in Brightspace ingevoerd bij het online nakijken van assigments. Deze wil je in OSIRIS opnemen.

In dit artikel lees je de uitwerking van bovenstaande scenario's.

Scenario 1: grade book opbouwen aan de hand van OSIRIS

  1. Zorg dat je al je te registreren deelcijfers (op papier) benoemd hebt en je de weging ervan bepaald hebt.
  2. Richt OSIRIS in met deelcijfers.
  3. Ga in OSIRIS naar je cursus en kies Toetsen. Je ziet hier een overzicht van de opbouw van de deelcijfers. Exporteer dit overzicht naar Excel. Je hebt nu een bestand waarin je de namen (omschrijving) van de deelcijfers ziet, de code die OSIRIS hanteert (TOETS-xx, die je later nodig hebt voor de import in OSIRIS) en de weging.
  4. Ga naar je (nieuwe) cursus in Brightspace en bouw je grade book volgens hetzelfde stramien op. Het is voor de student het meest duidelijk als je dezelfde namen hanteert. Als er in OSIRIS deelcijfers geregistreerd worden die weer uit sub-deelcijfers bestaan die niet als zodanig in OSIRIS vermeld hoeven worden, kun je van deze deelcijfers een categorie maken en de sub-deelcijfers hier als grade item onder toevoegen. NB: gebruik dezelfde weging voor de items en categorieën als in OSIRIS. Optioneel kun je items toevoegen voor onderdelen die niet meetellen in het cijfer. Deze wegen dan voor 0% mee.

Scenario 2: offline cijfers invoeren in Excel en importeren in Brightspace

Om cijfers offline in te voeren in Excel en te importeren in Brightspace volg je vier stappen:

  1. Importbestand maken
  2. Beoordeling invoeren in Excel
  3. Importeren in Brightspace

Deze stappen staan hieronder uitgelegd.

Importbestand maken

Om het juiste importformaat te hanteren voor Brightspace is het handig om eerst een export te maken van het bestaande grade book.

  • Navigeer naar Administration in de navbar van je cursus.
  • Klik op Grades.
  1. Klik op Enter Grades.
  2. Klik op Export.
  1. Selecteer Username.
  2. Selecteer in het drop-down menu onder Sort by hoe je de gegevens gesorteerd wil hebben.
  3. Vink Points grade aan.
  4. Vink Last Name en First Name aan.
  5. Vink de grade items aan die je wilt exporteren. NB: kies alleen de grade items die je daadwerkelijk offline wilt invullen om je Excel overzichtelijk te houden.
  6. Klik op Export to CSV.
  • Er opent een pop-upvenster met de download. Zodra deze klaar is, klik je op Download.
  • De download verschijnt onderin je scherm. Open dit bestand in Excel. Alle data staan in de eerste kolom.

Beoordeling invoeren in Excel

In het voorbeeld staat Excel ingesteld op Engels. De Nederlandse benamingen van de knoppen staan hier in de handleiding achter de Engelse, gescheiden met een /.

  1. Selecteer de eerste kolom.
  2. Klik op Data/Gegevens.
  3. Klik op Text to Columns/Tekst naar kolommen.
  1. Selecteer Delimited/Gescheiden. Hiermee geef je aan dat je een scheidingsteken wilt definiëren.
  2. Klik op Next/Volgende.
  • Klik op Comma/Komma om aan te geven dat je een komma wilt als scheidingsteken.
  • Klik op Next/Volgende en klik in het volgende scherm op Finish/Voltooien.

In de eerste rij zie je de kolommen:

  • Username
  • Last Name
  • First Name
  • Item 1 naam Points Grade <Numeric MaxPoints:... Weight:... Category:Opdrachten CategoryWeight:...>; Item 2 naam, et cetera
  • End-of-Line Indicator
  • Het is belangrijk dat je niks wijzigt aan deze koppen! Het type cijfer (bijvoorbeeld Points Grade) is essentieel voor de import. Ook de aanvullende informatie tussen haakjes achter de itemnamen kun je laten staan. Deze geven je informatie over het maximaal aantal punten dat je een student mag toekennen, de weging binnen de categorie, de categorienaam en de weging van de categorie voor het totaal.
  • In de laatste rij (End-of-Line Indicator) staat een #. Laat deze staan!

In de eerste rij (Username) zie je de studentnummers. Die zijn voorafgegaan door een #. Dit kun je zo laten.

  • Je kunt nu cijfers invoeren in de kolom(men) van de opdracht(en) die je wilt beoordelen. NB: gebruik een punt als decimaal scheidingsteken, in plaats van een komma!
  • Je kunt eventueel ook een nieuwe kolom toevoegen. Brightspace zal deze herkennen en een nieuw grade item aanmaken.

Als je een nieuwe kolom toevoegt, moet je op een paar dingen letten. De naam van de kolom (en dus het nieuwe grade item) mag je zelf bepalen, maar er mag geen komma of puntkomma in de naam zitten. Verder moet je achter de naam het type grade zetten: Points Grade of Tekst Grade (letterlijk deze tekst!). De informatie die bij de andere kolommen achter de naam staat is niet relevant. Bijvoorbeeld: Opdracht 4 Points Grade waar je een cijfer invult of Presentatie Tekst Grade waar je een tekst als Voldaan of niet Voldaan invoert.

Als je klaar bent, kun je het bestand opslaan. Dit is verschillend voor een Excel ingesteld in het Engels en ingesteld in het Nederlands.

  • Engelse Excel: Sla het bestand op als CSV bestand (extensie .csv)
  • Nederlandse Excel: Sla het bestand op als tab-gescheiden bestand. Het bestand word opgeslagen als .txt bestand, verander de extensie naar .tsv.

Het bestand importeren in Brightspace

  • Ga nu weer terug naar Brightspace.
  • Navigeer naar Administration in de navbar van je cursus.
  • Klik op Grades.
  • Klik op Enter Grades.
  • Klik op Import.
  1. Zoek onder Import File het csv-bestand of tsv-bestand dat je net hebt voorbereid.
  2. Vink Create new grade item when an unrecognised item is referenced aan als je wilt dat Brightspace een nieuw grade item aanmaakt voor eventueel toegevoegde kolommen.
  3. Klik op Continue.
  1. Als Brightspace nieuwe kolommen ziet, krijg je de vraag of je hiervan een nieuw grade item wilt maken. Vink hiervoor het hokje onder Create New Grade Item aan.
  2. Pas eventueel het type grade item aan. NB: in het artikel Hoe maak ik een grade item? lees je welke verschillende grade items er zijn.
  3. Klik op Continue.
  1. Selecteer eventueel in het dropdownmenu onder welke Category het nieuwe grade item moet vallen.
  2. Brightspace heeft automatisch de default waarden voor Maximum Points en Weight toegevoegd. Pas deze eventueel aan.
  3. Vink eventueel aan dat studenten meer dan het maximun aantal punten kunnen krijgen voor dit grade item (Can Exceed) of dat dit een bonus grade item betreft (Bonus). NB: bonusitems dragen niet bij aan het maximaal aantal punten dat een student voor een categorie of cursuseindcijfer kan halen, maar worden extra bij het berekende (eind)cijfer opgeteld. Studenten kunnen middels bonuspunten geen score groter dan de maximumscore halen, tenzij je Can Exceed hebt aangevinkt.  
  4. Klik op Continue.

Vervolgens geeft Brightspace aan of en welke fouten er in het bestand zitten. Als er geen foutmeldingen zijn, klik je op Continue.

Heb je foutmeldingen? Mogelijke oorzaken zijn:

  • De kolomnamen zijn niet juist, omdat er geen type grade achter de naam staat (dit moet ook voor de bestaande kolommen), bijvoorbeeld Points Grade.
  • Er is geen End-of-Line Indicator kolom of deze is leeg (geen #).
  • Het bestand heeft geen komma’s als scheidingsteken.
  • De studentnummers bevatten geen S.

Open het csv-bestand en pas het probleem aan. Zorg ervoor dat je niet vergeet de puntkomma's te vervangen en doorloop opnieuw de stappen voor het importeren.

  • Tenslotte zie je een overzicht van je import ter controle. Check dit overzicht goed! Als alles klopt, klik je op Import.
  • Je ziet de wijzingen nu in je grade book.

Bij het importeren van cijfers worden bestaande cijfers overschreven!

Scenario 3: offline cijferlijst uit OSIRIS of van een collega importeren in Brightspace

Als je al een offline lijst hebt met cijfers, bijvoorbeeld voor de invoer in OSIRIS of een lijst van een collega, dan kun je deze gemakkelijk importeren in Brightspace.

  • Volg eerst de stappen hierboven onder het kopje Importbestand maken om ervoor te zorgen dat je het juiste formaat hanteert voor Brightspace.
  • We raden aan om één grade item te exporteren om het importbestand overzichtelijk te houden.
  • Je kunt dit bestand ook onder collega's verspreiden als je met meerdere docenten nakijkt. Op deze manier hoef je de gegevens alleen maar samen te voegen in één bestand en kun je de stap hieronder overslaan. Als je de gegevens allemaal in één bestand hebt samengevoegd, kun je de laatste twee stappen onder Scenario 2 volgen, Puntkomma's vervangen en Het bestand importeren in Brightspace, om de cijfers te importeren in Brightspace.
  • Om er zeker van te zijn dat de studentnummers overeenkomen met de juiste cijfers, verwijder je de usernames, last names en first names in het importbestand. NB: de koppen van de kolommen laat je staan! Je begint dus met een blanco Excel, waar alleen de kolomkoppen in staan.
  • Vervolgens kopieer je de studentnummers, achternaam en voornaam uit de offline lijst waarvan je de beoordelingen wilt overnemen en plak je deze in de juiste kolommen in het importbestand. NB: de achternaam en voornaam is enkel voor je eigen overzicht, Brightspace doet hier niks mee. Je kunt deze dus in elk gewenst format invoeren (bijvoorbeeld 'Vries, de', in plaats van 'De Vries').
  • Vervolgens kopieer je de cijfers in het importbestand in de kolom van het grade item.
  • Zorg ervoor dat de studentnummers beginnen met een S en dat de kolom met cijfers Points Grade in de naam heeft.
  • Zorg ervoor dat decimalen in cijfers gescheiden worden met een punt, niet met een komma! Je kunt de komma's vervangen voor punten met Ctrl + H (cmd-F voor Mac).

Je kunt handmatig een S toevoegen, maar je kunt hiervoor ook een formule gebruiken:

  • Een S aan de voorkant van het nummer toevoegen doe je met =CONCATENATE(“S”;A2) of in het Nederlands met  =TEKST.SAMENVOEGEN("S";A2)

Scenario 4: cijfers uit Brightspace opnemen in OSIRIS

Om cijfers uit Brightspace op te nemen in OSIRIS, begin je wederom met het exporteren van de gewenste cijfers uit Brightspace zoals beschreven onder het kopje Importbestand maken. NB: in plaats van Export to CSV kies je nu voor Export to Excel. Er worden nu geen # toegevoegd in het exportbestand.

Je kunt een of meerdere grade items exporteren, maar in OSIRIS kun je maar één cijfer per keer importeren. voor elk item zul je dus een apart Excelbestand voor OSIRIS moeten maken.

  • OSIRIS wil studentnummers zonder S, dus haal de S weg bij de username. NB: maak eventueel een kolom met een formule hiervoor.

De formule voor het verwijderen van de S is de volgende:

=RIGHT(A2; LEN(A2)-1) of in het Nederlands met =RECHTS(A2;LENGTE(A2)-1)

  • Kopieer de studentnummers en de cijfers in het Excelbestand dat bedoeld is voor OSIRIS. In de eerste zes rijen en twee kolommen moet staan:
Cursus
<cursuscode>
Naam <naam van de cursus>
Collegejaar <jaartal>
Toets TOETS-<nummer>
Blok <1,2,3 of 4>
Gelegenheid <1 of 2>

Het is dus handig om je OSIRIS cijferopbouwbestand bij de hand te hebben, zodat je weet welke toetsnummers je moet gebruiken.