Docent - TeacherWerkinstructies en handleidingenBrightspace Best practices en voorbeeld casussenBest practice: automatiseren extra opdracht of waarschuwings- en uitschrijfmail bij afwezigheid studenten.

Best practice: automatiseren extra opdracht of waarschuwings- en uitschrijfmail bij afwezigheid studenten.

1. Grade category en grade items aanmaken
2. Intelligent agent aan de student instellen
3. Intelligent agent aan de OSIRIS-beheerder instellen
4. Student als afwezig melden 

Het is mogelijk om automatisch een e-mail te versturen naar een student wanneer deze bijvoorbeeld drie keer niet aanwezig is geweest tijdens een werkcollege, als je een student een extra opdracht wil geven en/of een student ervan bewust wil maken dat hij/zij wordt uitgeschreven bij vier keer afwezigheid. Daarnaast kun je een automatische e-mail naar de OSIRIS-beheerder van je faculteit versturen om een student uit te laten schrijven voor je vak wanneer deze vier keer niet aanwezig is geweest. Je stelt de automatische e-mails in drie stappen in. Vervolgens hoef je enkel nog bij te houden wanneer een student afwezig is (stap 4):

  1. Een nieuwe grade category aanmaken met vier bijbehorende grade items.
  2. Een intelligent agent aanmaken waarbij een student een e-mail krijgt als hij/zij drie keer afwezig is geweest.
  3. Een intelligent agent aanmaken waarbij de OSIRIS-beheerder een e-mail krijgt als een student vier keer afwezig is geweest.
  4. Studenten als afwezig melden.

Intelligent agents werken met release conditions. Release conditions werken niet met Attendance. Je moet de afwezigheid van studenten dus bijhouden middels het grade book en niet middels Attendance als je gebruik wilt maken van intelligent agents.

1. Grade category en grade items aanmaken

In de eerste stap maak je een nieuwe grade category aan in het grade book die niet meeweegt voor de eindbeoordeling. Vervolgens plaats je hierin vier nieuwe grade items waarmee je de presentie kunt bijhouden.

  • Navigeer naar Administration in de navbar van je cursus.
  • Klik op Grades.
  1. Klik op Manage Grades (tweede tabblad).
  2. Klik op New.
  3. Klik op Category.
  • Geef de grade category een naam, bijvoorbeeld Presentie.
  • Stel onder Weight een gewicht van 0 in. Je wilt namelijk niet dat dit meetelt voor het eindcijfer.
  • Onder Distribution vink je Distribute weight evenly across all items aan.
  • Scroll naar boven en klik op Restrictions (tweede tabblad).
  • Onder Visibility vink je Hide this category aan als je niet wilt dat studenten dit zien.
  • Klik op Save and Close om de grade category op te slaan en terug te keren naar Manage Grades.

Vervolgens moet je voor de nieuwe grade category vier nieuwe grade items aanmaken.

  1. Klik op New.
  2. Klik op Item.
  • Klik op Pass/Fail.
  1. Vul de naam van het grade item in. Gebruik voor de vier grade items de namen Afwezig 1, Afwezig 2, Afwezig 3 en Uitschrijven.
  2. Onder Category selecteer je de category die je net hebt aangemaakt. In het voorbeeld is dat dus Presentie.
  3. Vul bij Maximum points 1 in.
  4. Klik op Save and New.

Deze stappen herhaal je dus vier keer, zodat je vier grade items hebt. Klik na het laatste grade item op Save and Close.

In Manage Grades zie je de nieuwe grade category met de bijbehorende vier grade items.

2. Intelligent agent voor de student instellen

De eerste intelligent agent zorgt ervoor dat een student een e-mail krijgt als hij/zij drie keer afwezig is geweest. Je kunt de student in deze e-mail waarschuwen dat hij/zij wordt uitgeschreven bij vier keer afwezigheid. Daarnaast kun je de student op de hoogte stellen dat hij/zij een extra opdracht moet maken en aangeven waar de student deze opdracht vindt.

  • Navigeer naar Administration in de navbar van je cursus.
  • Klik op Course Admin.
  • Klik onder Communication op Intelligent Agents.
  • Klik op New.
  • Geef de agent een naam, bijvoorbeeld Extra opdracht of Afwezigheid.
  • Stel de Release Conditions in. Klik hiervoor op Create and Attach. Er opent een nieuw venster.

Maak drie release conditions aan (met grade item Afwezig 1, Afwezig 2 en Afwezig 3).

  1. Onder Condition Type selecteer je Grades - Grade value on a Grade Item.
  2. Selecteer het gewenste grade item.
  3. Selecteer onder Grade 'Pass'.
  4. Klik op Create.

Om de volgende release condition in te stellen klik je nogmaals op Create en Attach en volg je dezelfde stappen.

  1. Zorg ervoor dat All conditions must be met is geselecteerd.
  2. Zorg ervoor dat Take action only the first time the agent's criteria are satisfied for a user is geselecteerd. Dit zorgt ervoor dat de student de e-mail maar één keer krijgt.
  3. Vink Send an email when the criteria are satisfied aan.
  4. Vul bij To: {InitiatingUser} in. Je zou eventueel de studieadviseur in de Cc kunnen zetten om deze ook op de hoogte te stellen.
  5. Vul een onderwerp in.
  6. Schrijf het bericht. Om de student persoonlijk aan te spreken gebruik je de replace string {IniatingUserFirstName}.
  1. Vink Use Schedule aan.
  2. Klik op Update Schedule. Er opent een nieuw venster.
  • Stel in dat er dagelijks een check plaatsvindt. Onder Repeats selecteer je hiervoor Daily.
  • Vul onder Repeats Every 1 in.
  • Klik op Update.
  • Klik op Save and Close om de agent op te slaan.

3. Intelligent agent voor de OSIRIS-beheerder instellen

De tweede intelligent agent zorgt ervoor dat de OSIRIS-beheerder van je faculteit een e-mail krijgt om een student uit te schrijven als deze vier keer afwezig is geweest.  

  • Klik op de Agent listpagina op New.
  1. Geef de agent een naam, bijvoorbeeld Uitschrijven student.
  2. Klik op Attach Existing om de drie release conditions toe te voegen die je bij de vorige intelligent agent hebt aangemaakt.
  1. Selecteer de drie release conditions die je eerder hebt ingesteld.
  2. Klik op Attach.

Maak een nieuwe release condition aan voor het vierde grade item: Uitschrijven. Doe dit op dezelfde manier als de vorige drie grade items.

  1. Klik vervolgens op Create and Attach om een release conditions voor het vierde grade item (Uitschrijven) toe te voegen. Deze stel je op dezelfde manier in als de andere drie release conditions.
  2. Zorg ervoor dat All conditions must be met geselecteerd is.
  3. Zorg ervoor dat Take action only the first time the agent's criteria are satisfied for a user is geselecteerd. Dit zorgt ervoor dat de beheerder de e-mail maar één keer krijgt.
  4. Vink Send an email when the criteria are satisfied aan.
  5. Vul bij To: het e-mailadres van de OSIRIS-beheerder van je faculteit in. Zet jezelf eventueel in de BCC.
  6. Vul een onderwerp in.
  • Schrijf het bericht en maak hierbij gebruik van replace strings om ervoor te zorgen dat het duidelijk is om welke student en welke cursus het gaat. NB: klik op de link onder de Subjectregel om te zien welke replace strings je kunt gebruiken.

Wil je meer weten over replace strings? Lees dan het artikel Hoe maak ik berichten persoonlijker met replace strings?

  • Vink Use Schedule aan en laat ook deze intelligent agent dagelijks checken.
  • Klik op Save and Close.

4. Student als afwezig melden

In bovenstaande stappen heb je alles ingesteld. Het enige dat je nu hoeft te doen is de afwezigheid van studenten markeren in het grade book.

  • Navigeer naar Grades in de navbar van je cursus.
  • Navigeer naar Enter Grades (eerste tabblad).

On de category Presentie zie je de vier grade items voor afwezigheid.

  1. Klik op het uitklappijltje achter Presentie.
  2. Klik op Grade All. Hier kun je pass/fail per grade item invullen.
  • Als een student afwezig is bij een van de colleges, vul je fail in bij Afwezig 1. Als de student nogmaals afwezig is, vul je fail in bij Afwezig 2, et cetera. Als je bij Afwezig 1, Afwezig 2 en Afwezig 3 fail hebt ingevuld voor een student, zal deze de waarschuwingse-mail ontvangen. Als de student nog een keer afwezig is en je vult fail in bij het item Uitschrijven, dan zal de e-mail naar de OSIRIS-beheerder worden verstuurd.