Veelgestelde vragen over Virtual Classroom

Meeting plannen

Hoe maak ik bekend dat er een meeting gepland staat?

Een meeting maak je aan via Activities > Virtual Classroom. Als je een meeting aanmaakt, wordt hiervan automatisch een calendar event gemaakt in je Brightspacecursus, die zichtbaar is op de homepage en in de Pulse app. Wijzigingen van de datum en tijd in de meeting worden automatisch in het calendar event doorgevoerd. Het is voor de helderheid goed om je geplande meeting ook in Content van je cursus te plaatsen. Aanvullend zou je er voor kunnen kiezen om een Announcement te maken.

Wanneer hebben studenten en docenten toegang tot de meeting?

Studenten kunnen in de meeting vanaf het geplande begintijdstip en pas nadat de docent zelf de meeting heeft geopend.

Een docent heeft 10 minuten voor aanvang toegang om een en ander klaar te zetten.

Deelnemers

Hoe kan ik een meeting maken met één of enkele deelnemers?

Plan een meeting waarbij je niet de gehele class uitnodigt (Zet de optie Invite entire class uit). Ga nu naar de geplande meeting en kies Edit.
Selecteer via Manage Invites welke studenten je toe wilt voegen.
Lees deze handleiding voor een uitgebreide instructie.

Hoe kan ik andere docenten uit mijn Brightspacecursus uitnodigen voor een meeting?

Elke persoon die binnen je Brightspacecursus een andere rol heeft dan student, heeft automatisch toegang tot alle meetings. Het is daarom niet nodig om docenten apart toe te voegen aan een meeting.

Kan ik collega's, die niet in mijn Brightspacecursus zitten, uitnodigen voor een meeting?

Je kunt bij het plannen van een meeting de optie Allow External Participants aanvinken.
Als de meeting gepland is, klik je onder Actions op het driepuntensymbool en selecteer je Copy External Link.
Deze link kun je met je collega's delen, bijvoorbeeld via een e-mail. Zij hebben zo toegang tot de meeting, zonder dat ze toegang tot je Brightspacecursus nodig hebben. Binnen de meeting krijgen zij de rol student.

Je deelt een openbare link naar de meeting. De meeting is daarmee toegankelijk voor de hele wereld. De persoon die de openbare link opent moet een (scherm)naam opgeven om deel te kunnen nemen, maar de identiteit is niet te controleren, ook al is deze persoon ingelogd in Brightspace.

Presenteren

Zit er een limiet aan de bestandsgrootte?

Bij het presenteren van documenten, bijvoorbeeld een Powerpoint presentatie, mag het document maximaal 30 MB of 200 pagina's zijn. Dit limiet is per bestand. Bij een groot bestand kan er dus voor worden gekozen deze op te knippen in meerdere kleine bestanden, of als kleiner formaat op te slaan.

Kan een student een presentatie geven tijdens de meeting?  

Ja, je kunt een student presenter maken. Ga naar de deelnemerslijst aan de linkerzijde van je scherm en klik op de naam van de persoon die je wilt laten presenteren. Deze heeft nu controle over het whiteboard, kan een presentatie uploaden en het scherm delen. Wil je zelf weer presenteren, klik dan in de deelnemerslijst op je eigen naam, en maak jezelf weer presenter.

Kan ik in een meeting ook bestanden delen met deelnemers?

Via de chat kun je bestanden naar alle deelnemers of via een privé chat naar één enkele deelnemer sturen.  Open het chatvenster en klik onderin op Send file.

Audio en webcam

Hoeveel deelnemers kunnen tegelijk een webcam gebruiken?

Er kunnen per meeting maximaal tien webcams tegelijk aan staan, inclusief de camera van de docent. Als deze limiet bereikt is, is bij de volgende deelnemers de knop voor het aanzetten van de webcam geblokkeerd. Een van de tien deelnemers moet eerst de webcam weer uitschakelen, wil een volgende deelnemer de camera aan kunnen zetten.

Kan ik de microfoon of webcam van een student uitzetten?

Je kunt alle studenten in één keer dempen door op het plusje linksonder klikken en kiezen voor Mute all. Elke student afzonderlijk kan wel zelf hun microfoon weer aanzetten. Dit kun je gebruiken als je wel wil dat studenten een bijdrage leveren aan de meeting, maar dat ze niet door elkaar heen gaan praten.

Je kunt de microfoon voor alle studenten ook blokkeren: 

  • Klik rechtsboven op het driepuntensymbool.
  • Selecteer Settings en vervolgens Participants
  • Zet een vinkje bij microphone en/of webcam om deze op slot te zetten. 

Studenten kunnen nu hun microfoon of webcam niet meer aanzetten, totdat je deze setting weer hebt uitgeschakeld.

De instelling geldt alleen voor de deelnemers die student zijn. Docenten kunnen altijd de microfoon en webcam gebruiken.

Je kunt niet de microfoon of webcam van één specifieke student uitzetten.

Breakout rooms

In hoeveel groepen kan ik studenten laten samenwerken?

Je kunt met breakout rooms de deelnemers van de meeting verdelen in maximaal acht groepen, die ieder een eigen meeting krijgen. Elke breakout room kan op zich weer maximaal 150 deelnemers hebben.
Lees de handleiding over het werken met breakout rooms en leer hoe je zelf deel kunt nemen.

Wat is de tijdslimiet voor een breakout room?

Bij het aanmaken van breakout rooms kun je zelf instellen hoe lang deze mogen duren. Standaard is dit ingesteld op 15 minuten, maar je kunt de tijd korter of langer instellen.  De tijd van de breakout room kan niet langer duren dan de resterende tijd van de hoofdmeeting.

Als de tijd van breakout rooms verstreken is, worden deze automatisch afgesloten. Studenten kunnen dan het tabblad met de breakout room sluiten en zo terugkeren in de hoofdmeeting.

Welk geluid horen de deelnemers van een breakout room?

De deelnemers horen alleen het geluid van de breakout room waaraan zij zelf deelnemen. Als docent hoor je alleen het geluid van de deelnemers die nog in de hoofdmeeting zitten. Om de studenten van een breakout room te kunnen spreken, zul je jezelf aan een van de breakout rooms toe moeten voegen.

Hoe kunnen studenten om hulp vragen in de breakout room?

De breakout room opent in een nieuw venster. Studenten kunnen op het tabblad van de hoofdsessie klikken en hier vervolgens een chatbericht in sturen. De docent kan deze vraag beantwoorden via de chat van de hoofdsessie of zich naar de breakout room verplaatsen.

Opname maken en delen

Hoe ik kan een meeting opnemen?

Er zijn twee opties:

  1. Zet Automatically record meeting aan bij het aanmaken van een meeting. De opname zal vanzelf starten op de geplande starttijd van de meeting, ook als je zelf tien minuten eerder de meeting opent.
  2. Klik op start recording boven in beeld als je meeting geopend is. We bevelen deze optie aan, zodat je zelf bepaalt welk deel van de meeting je wilt opnemen.

Kan ik een opname maken van een breakout room?

Nee, alleen hoofdmeeting kan worden opgenomen. In de breakout room staat bovenin het scherm Not recording ten teken dat er geen opname wordt gemaakt.

Hoe kan ik een opname beschikbaar maken aan een groep of enkele studenten?

  • Ga onder Activities naar Virtual Classroom.
  • Onder Recorded Meetings klik je in de kolom Actions op het driepuntensymbool.  
  • Selecteer Copy Public URL.
  • Ga in Content naar de module waar je de link wilt plaatsen.
  • Voeg met Upload / Create een topic toe van het type Create a link.
  • Voeg met release conditions beperkingen toe wie het topic mag zien binnen je cursus.

Je deelt hiermee een openbare link naar de opname. Hoewel je de toegang in Brightspace tot het topic beperkt, is de link te achterhalen door de studenten in je cursus en kan gedeeld worden met de hele wereld. Wees daarom terughoudend met deze manier van werken, zeker als het gaat om privacygevoelige opnames gaat.

Hoe kan ik voorkomen dat een meeting wordt gedownload?

Bij het aanmaken van een meeting vink je optie Automatically publish meeting uit. De studenten zien dan geen link om de opname te downloaden. Je kunt in de cursus wel een link naar de opname plaatsen. Via deze link kunnen studenten binnen Brightspace de opname afspelen, maar niet downloaden.
Als docent kun je wel altijd de opname downloaden.

Kan ik achteraf een opname bewerken?

Nee, een gemaakte opname is niet te bewerken. Wil je van een meeting niet alle onderdelen opgenomen hebben, dan kun je tijdens de meeting de opname stoppen en later weer hervatten.

Foutmeldingen

Waarom krijg ik Access Denied te zien als ik toegang probeer te krijgen tot de Virtual Classroom?

Het is belangrijk om in je browser (voor Virtual Classroom raden wij Chrome aan) zogenaamde 'third-party cookies' niet te blokkeren. Dit kan je aanpassen door naar je browser Settings > Privacy and security > Site Settings > Cookies and site data te gaan en te controleren of de optie 'Block third-party cookies' uit staat.

Als ik een meeting wil starten, is de Enter Meeting Room knop grijs

Dit kan twee dingen betekenen:

  • Je opent de meeting eerder dan tien minuten voor de starttijd.
  • Je gebruikt een browser die niet ondersteund wordt, zoals Safari, Internet Explorer of Edge. Aanbevolen wordt om Google Chrome te gebruiken voor Virtual Classroom.

Voor meer informatie over de Virtual Classroom kunt u hier meer uitgebreide handleidingen lezen.