Hoe maak ik groepen? | Administration | Groups

Deze handleiding bevat verschillende instructie video's over het maken van groepen en hoe je studenten in deze groepen plaatst.

Groepen

Met Groups verdeel je studenten die deelnemen aan je cursus in kleinere groepen. Dit kun je doen om studenten te laten samenwerken (bijvoorbeeld aan een assignment) en/of om administratieve redenen. Je kunt alle studenten in de cursus verdelen over groepen of enkel een deel van hen. 

De drie opties voor het maken van groepen zijn:

  1. Groepen vast (laten) leggen in OSIRIS.
  2. Groepen maken in Brightspace.
  3. Subgroepen maken in Brightspace.

Je beheert je groepen in Manage Groups.

Groepen vastleggen in OSIRIS

Over dit onderwerp is ook een video gemaakt. In deze video wordt stapsgewijs uitgelegd hoe je groepen vanuit Osiris gebruikt in Brightspace. Onder de video vind je de uitgeschreven handleiding.

Bestaat je cursus uit meerdere werkvormen, zoals hoorcolleges, practica of werkgroepen? In OSIRIS kun je je cursus met deze werkvormen (laten) inrichten. Kies je ervoor om deze werkvormen ook in Brightspace op te nemen (door per werkvorm in OSIRIS het vakje Groepen naar LMS? aan te vinken), dan zorgt de koppeling tussen OSIRIS en Brightspace ervoor dat deze als Group Categories in Brightspace worden aangemaakt. De Group Categories worden vervolgens onderverdeeld in een of meerdere Groups, afhankelijk van het gewenste aantal groepen dat je opgeeft in OSIRIS.

Zo kun je voor je cursus bijvoorbeeld drie verschillende Group Categories hebben: een Group Category voor werkgroepen, een Group Category voor projecten en een Group Category voor practica. Hier kun je  bijvoorbeeld de tachtig studenten die zich voor je cursus hebben ingeschreven over verdelen. Dan zou de Group Category werkgroepen uit vier groepen van elk twintig studenten, de Group Category practica uit twee groepen van elk veertig studenten en de Group Category projecten uit acht groepen van tien studenten kunnen bestaan.

  • De koppeling tussen OSIRIS en Brightspace werkt realtime, waardoor een wijziging in OSIRIS binnen een minuut ook in Brightspace zichtbaar is. Maar de synchronisatie betreft eenrichtingsverkeer: van OSIRIS naar Brightspace. Wijzigingen in OSIRIS worden dus doorgevoerd in Brightspace, maar andersom worden Brightspacewijzigingen niet in OSIRIS verwerkt!
  • Een Group Category die gemaakt is via de koppeling met Osiris heet OSIRIS [code] Groups. Deze en de bijbehorende groepen mag je niet in Brightspace wijzigen! Wel ben je vrij om naast de Group Categories en bijbehorende Groups die door middel van de OSIRIS-koppeling gemaakt zijn, nieuwe, additionele Group Categories en Groups in Brightspace aan te maken.  
  • Als de indeling in werkvormen (Group Categories) en/of groepen (Groups) niet klopt (de Group Category OSIRIS PRJ Groups moet bijvoorbeeld niet acht maar tien groepen bevatten), dan moet je de wijziging in OSIRIS door (laten) voeren. Brightspace wordt vervolgens automatisch geüpdatet. Indien je een werkvorm of werkvormgroep wilt verwijderen, neem je contact op met een OSIRIS-medewerker.  Ook als een student in een andere (OSIRIS) groep moet/wil zitten, moet dit in OSIRIS worden aangepast.

Groepen maken in Brightspace

Het is ook mogelijk in Brightspace nieuwe groepen aan te maken. Over dit onderwerp is ook een video gemaakt. Onder de video vind je de uitgeschreven handleiding.

Als je geen groepen hebt laten aanmaken vanuit OSIRIS of nieuwe (extra) groepen wilt toevoegen die niet in OSIRIS geregistreerd hoeven te zijn, kun je in Brightspace zelf groepen aanmaken.

  • Navigeer naar Administration in de navbar van je cursus.
  • Klik op Groups. Je landt op de Manage Groupspagina.
  • Klik op New Category.
  1. Geef de groepscategorie een naam (bijvoorbeeld Werkcollege).
  2. Voeg eventueel een beschrijving toe. Deze beschrijving is alleen zichtbaar voor jezelf.
  3. Bepaal onder Enrolment Type hoe je groepen wilt samenstellen. Je kunt studenten zelf (handmatig of automatisch) aan groepen toewijzen of hen toestaan zichzelf in te schrijven (Self Enrollment). Vervolgens bepaal je het aantal groepen (# of Groups) en/of het aantal studenten per groep (Groups of #). Lees hieronder een toelichting op de zeven mogelijke groepscategorieën. Afhankelijk van je keuze geef je nu het aantal groepen en/of het maximum aantal studenten per groep op.

Toelichting groepscategorieën

Over de verschillende groepscategorieën in ook een instructievideo gemaakt. Onder de video vind je de uitgeschreven handleiding.

In Brightspace kun je zeven verschillende groepscategorieën aanmaken:

  1. # of Groups, no Auto Enrollment: n groepen.
    Bij deze optie bepaal je het aantal groepen dat je wilt aanmaken. Onder Number of Groups geef je dit aantal op. Vervolgens wijs je zelf de studenten aan de groepen toe.
  2. Groups of #: groepen van maximaal n studenten.
    Bij deze optie bepaal je het maximum aantal studenten per groep. Onder Number of Users geef je dit aantal op. Vervolgens wijst Brightspace automatisch studenten toe aan groepen.
  3. # of Groups: groepen.
    Bij deze optie bepaal je het aantal groepen dat je wilt maken. Onder Number of Groups geef je dit aantal op. Vervolgens wijst Brightspace automatisch studenten toe aan de groepen.  
  4. Groups of # - Self Enrollment: groepen van maximaal n studenten.
    Bij deze optie bepaal je het maximum aantal studenten per groep. Onder Number of Users geef je het aantal studenten op. Vervolgens kunnen studenten zichzelf voor één groep  in- en uitschrijven.
  5. # of Groups - Self Enrollment: n groepen.
    Bij deze optie bepaal je het aantal groepen dat je wilt maken. Onder Number of Groups geef je het aantal groepen op. Vervolgens kunnen studenten zichzelf voor één groep in- en uitschrijven.
  6. # of Groups, Capacity of # - Self Enrollment: groepen van maximaal studenten .
    Bij deze optie bepaal je het aantal groepen dat je wilt maken en het maximun aantal studenten per groep. Onder Number of Groups geef je het aantal groepen op en onder Number of users het aantal studenten. Vervolgens kunnen studenten zichzelf voor één groep in- en uitschrijven.
  7. Single user, member-specific groups: persoonlijke groep per student.
    Bij deze optie krijgt elke student een eigen groep. Je kunt deze optie gebruiken als je met blogs/journals wilt werken. Studenten kunnen in hun persoonlijke groep namelijk gemakkelijk in een eigen discussiethread een blog bijhouden.

Bij optie 2 en 3 kun je onder Advanced Properties nog kiezen voor:

  • Auto-Enrol New Users: Brightspace wijst alle studenten die zich inschrijven voor de cursus nadat de groepen al samengesteld zijn automatisch toe aan een groep. (NB: studenten worden altijd aan de groep met het kleinste aantal deelnemers toegewezen; deze optie zorgt ervoor dat geen student zonder groep kan bestaan).
  • Randomise users in Groups: studenten worden aan een willekeurige groep toegewezen. (NBals je deze optie uitvinkt, worden studenten aan groepen toegewezen op basis van alfabetische positie (A-Z) in de classlist).

Bij optie 4, 5, en 6 kun je onder Advanced Properties nog aanvinken of je:

  • Een einddatum (Expiry Date) wilt verbinden aan de mogelijkheid voor studenten om zichzelf voor een groep in te schrijven. Specificeer in dat geval een datum of klik op Now om selfenrollment direct te stoppen. Als je een datum invult kunnen studenten zich nog tot 23:59:59 op de voorafgaande datum inschrijven. Dus als je datum 18-12-19 is, kunnen studenten zich inschrijven tot 23:59:59 op 17-12-19. Om middernacht gaat de nieuwe datum in en is de inschrijving verlopen. 
  • Studenten die zichzelf niet voor een groep hebben ingeschreven automatisch aan een willekeurige groep wilt toevoegen (Allocate unenrolled users) wanneer de selfenrollmentdeadline is verstreken (met  groepscapaciteit wordt geen rekening gehouden).

Het is raadzaam om de einddatum van de selfenrollment duidelijk te communiceren naar studenten, zodat hier geen misverstanden over ontstaan.

Het maximaal aantal groepen dat je per categorie kunt aanmaken is 200.

In het voorbeeld is gekozen voor enrolmentoptie vijf: vier groepen waar studenten zichzelf voor mogen inschrijven (# of Groups - Self Enrollment, Number of Groups: 4). Omdat voor optie vijf is gekozen, kun je onder Advanced Properties een selfenrollmentdeadline en een automatische groepstoewijzing instellen (voor oningeschreven studenten bij een verstreken deadline).  

  1. Onder Restrict Enrollments To kun je vervolgens aangeven of je een restrictie wilt verbinden aan wie zich voor een groep mag inschrijven. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat alleen studenten die ingeschreven staan voor een van de twee hoorcollegegroepen zich voor een werkgroep mogen inschrijven. Hoe deze optie precies werkt en in welke gevallen het nuttig kan zijn om hier gebruik van te maken, lees je onder subgroepen maken in Brightspace. 
  2. Geef bij Group Prefix een groepscode of -woord op: deze komt in het groepscategorieoverzicht altijd vóór de groepsnaam te staan (in het voorbeeld is gekozen voor het prefix Werkc-, wat resulteert in de vier groepen Werkc-1, Werkc-2, Werkc-3 en Werkc-4 in het Werkcollegegroepsoverzicht.)
  3. Kies onder Set Self Enrollment Start Date een startdatum en -tijd vanaf wanneer studenten zich voor een groep kunnen inschrijven.
  4. Kies onder Set Self Enrollment Expiry Date een einddatum en -tijd voor de selfenrollement
  5. Onder Additional Options kun je nog aanvinken of je voor elke groep:
  6. Klik op Save (indien je voor een extra optie hebt gekozen, doorloop je nu dat maakproces en klik je nogmaals op Save). Je landt weer op de Manage Groupspagina.

Groepen beheren via Manage Groups

In Manage Groups kun je:

  • je groepscategorieën en groepen bekijken.
  • nieuwe categorieën aanmaken.
  • categorieën en groepen aanpassen.
  • bekijken welke studenten in welke groep zitten.
  • categorieën en groepen verwijderen.
  • een e-mail sturen naar alle deelnemers aan een groep. 
  • Klik op het uitklappijltje onder View Categories om naar een groepscategorie te navigeren en te zien uit welke groepen deze bestaat. Zoals je kunt zien in de voorbeeldafbeelding, bestaat deze cursus uit drie groepscategorieën: een Hoorcollege-, Practicum- en Werkcollegegroep. De werkcollegegroep is geselecteerd en daarom zichtbaar in het overzicht. Deze groepscategorie bestaat, zoals bepaald is tijdens het creatieproces, uit vier groepen: Werkc-1, Werkc-2, Werkc-3 en Werkc-4 (die middels een kleine inspringing onder de groepscategorie Werkcollege hangen). Deze hebben al een verschillend aantal leden (members) en aan alle vier de groepen is een inlevermap, een discussietopic en een locker gekoppeld.
  • Indien je nog een Group Category wilt aanmaken (bijvoorbeeld een Hoorcollege- en/of Practicumgroep), klik je op New Category en doorloop je de hierboven beschreven stappen.
  • Achter de naam van de groepscategorie (Werkcollege) zie je hoeveel groepen de categorie bevat (4). Klik op het uitklappijltje om:
    • de categorie te bewerken, bijvoorbeeld om alsnog een discussietopic of locker voor de groep te creëren als je dat eerder niet gedaan had (Edit Category).
    • een groep toe te voegen (Add Group).
    • studenten toe te voegen aan groepen (Enrol Users). In een pop-upscherm kun je studenten in je classlist over de verschillende groepen verdelen.
  • Klik op het getal onder Members om te zien welke studenten in de betreffende groep zitten.
  • Om groepen te verwijderen of aan alle studenten van een groep een e-mail te sturen, vink je de gewenste groepen aan en klik je daarna op Delete of Email. (NB: In het e-mailvenster staan alle ontvangers in het bcc-veld, om de privacy van studenten te waarborgen).
  • Om de naam en/of beschrijving van een groep te wijzigen, klik je op de naam van de groep.

Via Enrol Users is het mogelijk om als docent studenten toe te voegen aan een groep wanneer er niet voor een self enrolment- of auto enrolment type is gekozen. In onderstaande instructievideo vind je een stapsgewijze uitleg hoe je dit doet.

Beschrijvingen van individuele groepen zijn wel zichtbaar voor studenten, maar alleen bij een self enrollment groep.

Subgroepen maken in Brightspace

Je kunt in Brightspace ook subgroepen maken. Hierbij verdeel je de groepen als het ware in weer kleinere groepen. Als het ware, omdat je in het groepsoverzicht geen subgroepen onder de groepen zal zien staan, zoals groepen wel onder een groepscategorie verschijnen. Een subgroep verschijnt als een zelfstandige Group Category in het overzicht. Dat zit zo: wanneer je een subgroep wilt creëren, verbind je een restrictie aan wie zich voor een bepaalde groep mag inschrijven (Restrict Enrollment To) en op die manier maak je een subgroep van een bestaande 'hoofdgroep'. Zo'n restrictie kun je instellen voor zowel zelfgemaakte als OSIRIS-groepen (je wijzigt immers niets aan de OSIRIS-groep zelf, je bepaalt alleen wie zich voor welke groep mag inschrijven).

Voorbeeldscenario: je hebt in OSIRIS een practicumwerkvorm met twee bijbehorende werkvormgroepen laten vastleggen: Practicumgroep 1 en Practicumgroep 2. In Brightspace verschijnt de groepscategorie Practicumgroep en in het overzicht hangen hier twee groepen onder: Pracgr-1 en Pracgr-2. De groep Pracgr-1 bestaat uit vijftien studenten en je wilt dat zij onderling in groepjes van drie gaan samenwerken aan een opdracht. Je maakt dan een nieuwe Group Category aan (bijvoorbeeld Pracgr-1-opdr) maar verbindt daar de restrictie aan dat enkel studenten die zich ingeschreven hebben voor Pracgr-1 zich voor deze groep kunnen inschrijven. 

  • Als je eenmaal een restrictie aan een groep hebt gehangen, kun je deze niet meer verwijderen.
  • Je moet voor elk van de hoofdgroepen apart subgroepen aanmaken. Dit kan niet in een handeling.
  • De restrictie geldt ook voor selfenrollment. Studenten die dus niet in een hoofdgroep zitten, zien de selfenrollment voor de subgroep ook niet.
  • Navigeer naar Administration via de navbar van je cursus.
  • Klik op Groups.
  • Klik op New Category.
  1. Geef de nieuwe Group Category een naam (bijvoorbeeld Practicumgroep 1 opdracht).
  2. Kies een Enrolment Type en bepaal het bijbehorende Number of Users en/of Number of Groups (in het voorbeeld is gekozen voor vijf selfenrolmentgroepen van elk drie studenten).
  3. Onder Restrict Enrollment to kies je uit het dropdownmenu de hoofdgroep van waaruit de studenten aan de subgroepen worden toegevoegd (bijvoorbeeld Pracgr-1).
  4. Geef de subgroep een Group Prefix (Pracgr-1-opdr). 
  5. Klik op Save.

Subgroepen worden in het overzicht als zelfstandige Group Categories weergegeven (en moet je daarom ook net als andere Group Categories onder View Categories selecteren om te bekijken). Om die reden is het van belang een subgroepprefix te kiezen die duidelijk de relatie tussen de subgroep en de hoofdgroep weergeeft (zoals de prefix van de subgroep in het voorbeeld, pracgr-1-opdr-, duidelijk weergeeft dat het om opdrachtgroepjes gaat binnen de studentengroep Pracgr-1).

Op de afbeelding hierboven zie je dat de groepscategorie Practicumgroep geselecteerd is onder View Categories. Deze bestaat uit de twee groepen Pracgr-1 en Pracgr-2, (dit zie je ook aan het getal (2) achter Practicumgroep). Achter Pracgr-1 staat nu een vraagtekenpictogram en een mouseover geeft de tekst: Sub-groups depend on this Group, wat betekent dat groep pracgr-1 uit subgroepen bestaat. Ook het vraagtekenpictogram achter Practicumgroep (2) geeft aan dat een van de twee groepen subgroepen bevat: Sub-groups depend on Groups in this Category. Zoals je ziet, geven deze zinnetjes wel aan dat de groep Pracgr-1 subgroepen bevat, maar specificeren ze niet welke subgroepen dat zijn (wat nogmaals het belang aantoont van het kiezen van een subgroepprefix die de relatie met de hoofdgroep weergeeft).

Op de afbeelding hierboven is de (sub)groep Practicumgroep 1 Opdracht geselecteerd onder View Categories. Deze groepscategorie bestaat uit vijf opdrachtgroepjes van drie studenten, waar alléén de vijftien studenten uit Pracgr-1 zich voor kunnen inschrijven (te zien aan het prefix: Pracgr-1-opdr-...). Via deze restrictie zijn dus vijf subgroepen van hoofdgroep Pracgr-1 gemaakt. Aangezien de subgroep gewoon een Group Category is, kun je deze op dezelfde manier bewerken als de overige Group Categories (bijvoorbeeld studenten toevoegen, de groepen van lockers en/of discussiefora voorzien et cetera).