OSIRISOSIRISOSIRIS Document AlgemeenGelden digitale documenten als rechtsgeldig bewijsstuk, en kan ik het origineel weggooien?

Gelden digitale documenten als rechtsgeldig bewijsstuk, en kan ik het origineel weggooien?

Ja, als voldaan wordt aan de voorwaarden uit het Handboek Substitutie.
Het is toegestaan om papieren documenten te digitaliseren waarbij deze scans de status van origineel document krijgen en het papieren "origineel" na scanning vernietigd mag worden. Dit noemen we SUBSTITUTIE. De voorwaarden staan in het Handboek Substitutie, door het college van bestuur vastgesteld in 2016, en gelden voor alle eenheden van de RU.

Substitutie is onomkeerbaar en moet daarom zorgvuldig gebeuren, mede gelet op de rol die documenten kunnen spelen in bewijs- en besluitvormingsprocedures. De betrouwbaarheid (authenticiteit en integriteit) en duurzaamheid van de gescande versie van het document moet gedurende de levensduur van het gedigitaliseerde document gewaarborgd zijn. Daarom verloopt substitutie volgens een geprotocolleerde procedure.

Het scanproces moet daarbij o.a. aan de volgende kwaliteitseisen voldoen:

  • scanresolutie: ten minste 300 dpi / bitdiepte 19;
  • scannen geschiedt in kleur;
  • scan is goed leesbaar; er is geen verlies aan informatiewaarde ontstaan door het scannen;
  • alle pagina's van een document zijn gescand; let op bij (gedeeltelijk) dubbelzijdige originelen;
  • alle pagina’s zijn recht gescand, geen vegen, vouwen, ezelsoren e.d.;
  • de scans hebben (in Osiris) het bestandsformaat PDF;
  • de scans worden na digitalisering gecontroleerd (vier-ogen principe);
  • de originelen worden na scannen niet direct vernietigd, maar in dozen, geordend op de datum van verwerking opgeborgen gedurende zes maanden, en daarna geprotocolleerd vernietigd.

In een op de eigen specifieke situatie toegesneden Toepassingsdocument Substitutie geeft iedere eenheid aan op welke wijze zij aan de substitutievoorwaarden uit het Handboek voldoet. Het hoofd DIV/Archief toetst dit en accordeert het Toepassingsdocument waarna de eenheid tot substitutie kan overgaan.

De verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van het substitutieproces berust bij de hoofden van de desbetreffende eenheden.

Zie verder voor Handboek Substitutie: http://www.radboudnet.nl/div/regelgeving/richtlijn_div_en/

 Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Anton van Dorp, hoofd DIV/Archief (mail A.vandorp@bjz.ru.nl), tel 12525.

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment