OSIRISOSIRISOSIRIS Document AlgemeenWat is het verschil tussen een document als bijlage van een notitie, en andere documenten?

Wat is het verschil tussen een document als bijlage van een notitie, en andere documenten?

Een document kan op verschillende manieren in het studentendossier komen.  

  • het kan direct worden geupload in OSIRIS Basis
  • het kan als rapport vanuit OSIRIS zijn gemaakt en zijn opgeslagen in het dossier van de student
  • het kan als bijlage bij een OSIRIS mededeling zijn verstuurd
  • het kan zijn geüpload door de student in OSIRIS Application
  • het kan als bijlage bij een notitie zijn geüpload

In bijna alle gevallen wordt zowel de bewaartermijn als de autorisatie (wie mag het document inzien)  bepaald door het documenttype. Hierop is echter één uitzondering: Documenten die als bijlage van een notitie in het dossier van de student komen krijgen zowel de bewaartermijn als de autorisatie die bij de notitie hoort*. Dat betekent dus voor de zichtbaarheid in OSIRIS Basis en in het studentendossier van OSIRIS Docent / Begeleider, dat je daar alleen die documenten die als bijlage van een notitie zijn geüpload kunt zien, waarvan je ook geautoriseerd bent om de notitie waar ze bij horen in te zien. Kun je de notitie niet inzien omdat ja daartoe niet gerechtigd bent, dan kun je dus het bij de notitie geüploade document ook niet inzien.

* documenten waarvan de bewaartermijn van de notitie langer is dan de bewaartermijn van het document worden echter wél verwijderd op basis van de bewaartermijn van het document.
Bijvoorbeeld:
Indien bewaartermijn notitie = 12 mnd en document = 24 mnd
=> na 12 maanden wordt notitie inclusief document verwijderd.
Indien bewaartermijn notitie = 24 mnd en document = 12 mnd
=> na 12 maanden wordt het document verwijderd. De notitie blijft (zonder document) bestaan. Na 24 maanden wordt de notitie verwijderd.


0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment