OSIRISOSIRISOSIRIS Document AlgemeenEen verzameling documenten uploaden

Een verzameling documenten uploaden

Doel

Upload een zip bestand met meerdere documenten

Voor wie: Voor medewerkers die een verzameling gelijksoortige documenten bij verschillende studenten toevoegen.

Soorten uploads

Via menu 2.2.40 document-zoek zijn documenten in een bulk te importeren. Alle documenten van hetzelfde documenttype worden bij de gewenste studenten geupload.

Via menu 2.1.09 student- documenten zijn  per student te uploaden. Lees verder in  Hoe kan ik een document uploaden bij een student?

Deze werkinstructie beschrijft het werken in menu 2.2.40 document-zoek

Documenten in een zipfile plaatsen

Voorwaarde: de gescande (of ontvangen documenten) moeten als  bestandsnaam hebben: <studentnummer>"spatie"<document naam> of <studentnummer>_<document naam>

Het aanmaken van de zipfile wordt vanuit de directoy zelf gedaan.

  1. Ga naar de directory waarin de documenten (tijdelijk) zijn opgeslagen
  2. Selecteer de te importeren documenten die van alshetzelfde document type opgeslagen moeten worden.
  3. Kies via de rechtermuis knop "Kopiëren naar"  
  4. Selecteer de optie "Gecomprimeerde (gezipte) map"

Er wordt een zipfile aangemaakt met de standaardnaam van een document.

Wijzig deze naam naar een meer aansprekende naam

Hernoem het aangemaakte zip bestand

Standaard is de naam van de zojuist aangemaakte zipfile blauw en deze kan dus diect worden aangepast.

Via de F2 toets kan het bestand ook later nog van een meer sprekende naam worden voorzien. In dit geval 20180307_niet_gecontroleerd

Controleer het bestand

Osiris voert tijdens de import een controle uit of het studentnummer bestaat. Er wordt echter geen naam - nummer controle uitgevoerd.

Laat daarom een collega controleren of alle bestanden in de zipfile het studentnummer op wie het document betrekking heeft.

Hernoem daarna het bestand naar <datum>_gecontroleerd of een andere conventies waaruit blijkt dat het bestand klaar staat om geïmporteerd mag worden.

Upload het zip bestand in menu 2.2.40

  1. Via de actie "Upload zip bestand met documenten" wordt het pop-up scherm getoond
  2. Selecteer het documenttype dat betrekking heeft op de te uploaden bestanden.
  3. Selecteer het (gecontoleerde!) bestand met diverse documenten dat geupload moet worden.
  4. Voeg eventueel een toelichting toe.
  5. De document status kan naar eigen inzicht worden gebruikt maar kan ook leeg worden gelaten.
  6. Voer de upload uit

Bewaren t/m kan leeg blijven. De bewaartermijn wordt via het documenttype bepaald.

Controleer het resultaat

Na de import (die enige tijd kan duren) verschijnt het mutatie verslag.

  1. Tijdens de import controleert Osiris wel of een studentnummer al dan niet aanwezig is en meldt dit ook. Osiris controleert echter niet het document inhoudelijk.
  2. Desgewenst kan het mutatie verslag geëxporteerd worden, maar het menu 2.2.40 document - zoek biedt voldoende selectie mogelijkheden om na te gaan welke documenten op een bepaalde datum zijn geimporteerd.

 

Ruim de tijdelijke bestanden op

Nu de documenten in Osiris zijn opgeslagen is er geen noodzaak om de bestanden ook nog op de eigen of op het netwerk te bewaren. Zowel de individuele bestanden als de geimporteerde zipfile kunnen worden verwijderd.

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment