9. Informeren student over toelatingsbesluit door centraal Admissions Office

Nadat de toelatingscommissie het besluit over de aanmelding van een student heeft ingevoerd, wordt de student door de werkstudenten van het Admissions Office geïnformeerd. Dit gebeurt zowel telefonisch als per email binnen een week nadat het besluit is genomen.

Zodra de toelatingscommissie het besluit heeft ingevuld, komt de status van de rubriek ‘Informeren student door Admissions Office’ op ‘Informeren’ te staan. De aanmelding komt dan binnen in het filter ‘AO informeren student toelatingsbesluit’. De werkstudenten van het AO controleren het besluit op volledigheid en correctheid. 

Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een Bachelor of Master

Als een student (voorwaardelijk) is toegelaten, wordt eerst geprobeerd hem of haar telefonisch te bereiken, waarna een email met het toelatingsbesluit en de eisen wordt verstuurd. Het telefonisch contact is hierbij van belang om studenten persoonlijk te kunnen feliciteren en eventuele vragen meteen te beantwoorden.

De studenten met een Nederlandse niet direct toelaatbare vooropleiding worden niet eerst gebeld, maar krijgen direct een mail.

Nadat een student is gebeld, wordt in het veld ‘Eerste belpoging’ ingevuld op welke dag en tijd de student is gebeld, en onder ‘Eerste belpoging geslaagd’ of de poging is gelukt (‘Ja’ of ‘Nee’). Beide velden worden ook op ‘Afgehandeld’ gezet (groen vinkje). Eventuele opmerkingen, zoals een verzoek van de student om niet meer te bellen of het inspreken van een voicemail, worden in het veld ‘Opmerkingen bellen student’ toegevoegd. Als de student voor een tweede keer wordt gebeld, worden de velden met betrekking tot de tweede belpoging op dezelfde manier ingevuld.

Tijdens het gesprek wordt de student onder andere gevraagd of hij of zij wil deelnemen aan de belcampagne, wat inhoudt dat de student op een later moment door een huidige student van de Radboud Universiteit wordt gebeld om eventuele vragen te beantwoorden. Het streven is hierbij dat de student wordt gebeld door iemand uit het eigen land en/of van de studie die hij of zij gaat doen. Als er interesse in deelname is, wordt dit genoteerd in het veld ‘Deelname belcampagne gewenst?’ met ‘Ja’, of – indien er geen interesse is – ‘Nee’. Als het niet bekend is, doordat de student niet gesproken is, wordt het veld gevuld met ‘Onbekend’. Eventuele opmerkingen die uit het gesprek van de belcampagne naar voren komen, worden genoteerd in ‘Opmerking na gesprek’.

Na de belpoging(en) ontvangt de student een mail met het toelatingsbesluit. Als deze mail is verstuurd, wordt de status van de checklist op ‘E-mail verstuurd’ gezet. De mail is terug te vinden in de ‘Mededelingen’ van de student met als titel ‘Decision on admission at Radboud University’. Het besluit in de aanmeldingsregel wordt ook aangepast in ‘Voorwaardelijk toegelaten’ of ‘Toegelaten’, waardoor automatisch het Pre-Arrival Services (PAS) formulier wordt aangemaakt (zie beschrijving PAS).

Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een pre-Master

Als een student is afgewezen voor een Master, maar wel is toegelaten voor een pre-Master, worden dezelfde stappen gevolgd als bij een reguliere afwijzing, maar de student wordt wel gebeld om hem of haar te informeren over het pre-Master aanbod. Zodra de student zich heeft aangemeld voor de pre-Master in Studielink, verloopt het informeren zoals beschreven onder 'student is (voorwaardelijk) toegelaten', behalve dat de student niet meer wordt gebeld.

De studenten met een Nederlandse niet direct toelaatbare vooropleiding worden niet eerst gebeld, maar krijgen direct een mail.

Student is niet toegelaten tot een Bachelor of Master

Als een student is afgewezen (en niet is toegelaten tot een pre-Master), wordt alleen een email met het besluit en de toelichting hierop, bestaande uit de opgegeven afwijzingsredenen, verstuurd.  Als deze mail is verstuurd, wordt de status van de rubriek op ‘E-mail verstuurd’ gezet. De mail is terug te vinden in de ‘Mededelingen’ van de student met als titel ‘Decision on admission at Radboud University’. Het besluit in de aanmeldingsregel wordt aangepast in ‘Afgewezen’, waardoor de aanmelding automatisch in zowel Osiris als Studielink wordt geannuleerd.

Als de voorwaarden niet duidelijk of incompleet zijn, zetten de AO werkstudenten de aanmelding terug naar de toelatingscommissie met het verzoek om de voorwaarden aan te vullen of te corrigeren. 

De aanmelding wordt teruggezet met behulp van de rubriek ‘Terug naar Toelatingscommissie door Admissions Office’. In het veld ‘Toelichting’wordt de de vraag of opmerking ingevuld, eventueel met nadere toelichting in de interne aantekeningen, en de status van de rubriek wordt op ‘Voorwaarden onduidelijk’ gezet. De aanmelding komt dan weer bij de faculteit binnen in het filter.

Nadat de voorwaarden zijn verduidelijkt in het besluit en/of de vraag is beantwoord (in hetzelfde veld of in de interne aantekeningen), zet de facultaire verwerker de status op ‘Voorwaarden verduidelijkt’. De aanmelding komt dan weer in het filter ‘AO informeren student toelatingsbesluit’ binnen, en de student kan als de vragen zijn beantwoord, worden geïnformeerd. Als er nog steeds vragen bestaan, wordt de aanmelding nogmaals teruggezet.

 

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment