8. Wijzigen van het toelatingsbesluit door facultair verwerker

Het kan gebeuren dat de toelatingseisen nadat het toelatingsbesluit is ingevoerd, worden gewijzigd. Dit is bijvoorbeeld het geval als een onvoldoende (taal)certificaat wordt geaccepteerd, of er sprake is van een andere wijziging, zoals het opvragen van een ander diploma (Bachelor in plaats van Master) of het verlenen van een vrijstelling voor een Engelse taal of andere eis. 

Als de student om een wijziging in het toelatingsbesluit verzoekt of een onvoldoende (taal)certificaat aanlevert, dan legt het Admissions Office het verzoek of het onvoldoende certificaat voor aan de facultair verwerker. In enkele gevallen zal de student zelf naar de facultair verwerker mailen. De facultair verwerker besluit - eventueel in overleg met de toelatingscommissie - of er akkoord wordt gegaan met de wijziging of het onvoldoende certificaat. Er zijn daarna twee opties:

Wijziging of onvoldoende certificaat wordt niet geaccepteerd

Als niet akkoord wordt gegaan met de wijziging of het onvoldoende certificaat, dan informeert de facultair verwerker het Admissions Office  per mail (admissions@ru.nl) met een toelichting op waarom het verzoek wordt geweigerd. Het Admissions Office informeert de student. Door de facultair verwerker hoeft verder niks te worden aangepast, en de toelatingseisen blijven hetzelfde.

Wijziging of onvoldoende certificaat wordt geaccepteerd

Als wel akkoord wordt gegaan met de wijziging of het onvoldoende certificaat, dan past de facultair verwerker het veld 'Gewijzigde voorwaarden' in de rubriek 'Besluit toelating door Toelatingscommissie' aan.

Om later terug te kunnen vinden wat het oorspronkelijke toelatingsbesluit was en op basis waarvan de eerste email is verstuurd naar de student, is het van belang dat de originele toelatingseisen niet worden gewijzigd. Alle wijzigingen kunnen worden opgegeven in het 'Gewijzigde voorwaarden' veld. 

Als er in het veld niet genoeg ruimte is, kan worden verwezen naar de interne aantekeningen. In de 'Interne aantekeningen' van de aanmelding kan ook een toelichting op de reden van de wijziging worden gegeven, maar het uiteindelijke gewijzigde besluit moet wel zijn vastgelegd in de rubriek 'Besluit toelating door Toelatingscommissie'. 

Nadat het veld 'Gewijzigde voorwaarden' (en eventueel de Interne aantekeningen) zijn bijgewerkt, verandert de facultair verwerker de status van de rubriek 'Terug naar Toelatingscommissie door Admissions Office' in 'Voorwaarden verduidelijkt'. Hierdoor verandert de status van de rubriek 'Informeren student door Admissions Office' automatisch weer in 'Informeren'. 

Als de status van de rubriek 'Terug naar Toelatingscommissie door Admissions Office' al op 'Voorwaarden verduidelijkt' staat, zet deze dan om naar 'Niet nodig' en sla de aanmelding op. Hierna kan de status worden omgezet in 'Voorwaarden verduidelijkt' en opnieuw worden opgeslagen. De status van de rubriek 'Informeren student door Admissions Office' verandert dan automatisch weer in 'Informeren'. 

Door het Admissions Office worden hierna de stappen van het informeren gevolgd, met als enige verschil dat bovenaan het nieuwe toelatingsbesluit een opmerking wordt toegevoegd dat het een nieuwe admission decision betreft.

INTAKE INTERVIEW

Bij sommige studenten is een intake interview onderdeel van de toelatingseisen. Als dit interview behaald is, mailt de facultair verwerker naar het Admissions Office (admissions@ru.nl). Daarnaast moet in Osiris worden genoteerd dat het interview is behaald. Dit kan door 'Passed' voor of achter de eis toe te voegen in het toelatingsbesluit, maar dit mag ook worden genoteerd in het veld 'Gewijzigde voorwaarden' volgens de hieronder beschreven stappen. De student krijgt geen aparte mail vanuit het Admissions Office dat het intake interview behaald is.