OSIRISOSIRISAanmeld werkinstructies INK-UIT: Inkomende Uitwisseling StudentenInvoeren nieuwe uitwisselingsstudent en starten aanmelding

Invoeren nieuwe uitwisselingsstudent en starten aanmelding

 

OSIRIS menu 2.1 (Student  Student  Studentgegevens)

Klik op het groene plusje onder het kopje ‘Zoek een student’ (zie bovenstaande printscreen).

Afspraken over invullen velden aanmelding:

  • Soort student = Contractant
  • Naam: neem de naam exact over zoals genoemd in het paspoort, inclusief alle voornamen en in geval van meerdere achternamen ook alle achternamen. Let op bij de volgende nationaliteiten:
    • Indonesië en Vietnam: er wordt in het paspoort geen onderscheid gemaakt tussen voor- en achternaam. De afspraak is om de gehele naam in het veld van de achternaam in te vullen. In het veld van de voornaam kun je dan een ‘.’ of een ‘-‘ invullen.
    • China: in het paspoort wordt eerst de achternaam en dan de voornaam genoemd, dus bv: Yang, Li. Yang moet dan worden ingevuld in het veld met de achternaam, Li in veld met de voornaam.
  • Geboortedatum: faculteit vraagt om deze informatie bij het nomineren
  • Geboorteland: faculteit vraagt om deze info
  • Geboorteplaats: faculteit vraagt om deze info
  • Nationaliteit: faculteit vraagt om deze info
  • Ingangsdatum nationaliteit: geboortedatum invullen
  • Extern emailadres: faculteit vraagt om deze info
  • Voertaal = Engels
  • Wenst mailing: Deze vraag is nergens aan gekoppeld dus het maakt niet uit of deze op ja of nee staat
  • Gegevens rekeningnr.: niet invullen, is optioneel voor student om later in te vullen

 

Als er dubbele studenten zijn gevonden verschijnt er een melding als je van personalia naar het volgende scherm gaat. In dat geval moet er gecontroleerd worden of het inderdaad om dezelfde student gaat. Als dat inderdaad het geval is dan kan het bestaande studentnummer worden gebruikt voor de aanmelding en hoeft de student dus niet opnieuw te worden ingevoerd.

In het geval dat er al een studentnummer bestaat stuur je een mail aan het International Office met de volgende informatie en het verzoek een aanmelding te starten:

       - Naam student; Studentnummer; Thuisuniversiteit; Opleidingscode; Periode

  • Bij alle verplichte velden met adresgegevens: ‘-‘invullen en een ‘0’ bij huisnummer en postcode met als uitzondering het land, deze wel invullen
  • Opleidingscode = opleidingscode van de RU, faculteit vult deze zo correct mogelijk in (als dit wijzigt moet het International Office worden geïnformeerd en wordt de aanmelding overgezet naar een nieuwe opleiding). Let op: kies altijd de variant die eindigt op ‘-A’ als deze beschikbaar is! Deze A codes worden gebruikt voor de inschrijving van uitwisselingsstudenten, om een onderscheid te kunnen maken met de inschrijving van de reguliere studenten.
  • Opleiding is altijd Voltijd
  • Soort inschrijving = U
  • Examentype = 99
  • Collegejaar en studieperiode: graag rekening houden met de volgende afspraken die we met CSA hebben over de data, we houden zoveel mogelijk standaardperiodes aan:

Studie:

Uitwisseling full year

Startdatum 01-09-jaar

EN einddatum 15-07-jaar

Uitwisseling eerste semester

Startdatum 01-09-jaar

EN einddatum 31-01-jaar

Uitwisseling tweede semester

Startdatum 01-02-jaar

EN einddatum 15-07-jaar

Stage:

Afhankelijk van periode, kan dus afwijken van bovenstaande.

Aanmelding in 2 collegejaren

Als de aanmelding van een student in 2 collegejaren valt, bv van 1-2-2017 tot 1-2-2018, kun je alleen de periode tot het eind van het eerste collegejaar invoeren. Stuur in dat geval een mail aan het International Office met de juiste einddatum en het verzoek om dit in de aanmelding aan te passen.

  • Afkomstig van instelling = partneruniversiteit  (zoek universiteit op de gehele naam of zoek op plaats of land. Je kunt ook op een deel van een naam zoeken, dit werkt als volgt: %deel van de naam%)
  • Opleiding elders hoeft niet te worden ingevuld.
  • Klik op opslaan. Je komt dan in het volgende scherm terecht:

Nu kan de mail aan de student en het International Office worden verzonden.

  • Met de mailknop rechts bovenin selecteert de faculteit de mail om de student te informeren dat zijn aanmelding is gestart en om het International Office te vragen een proces op te starten. Linksboven staat het studentnummer van de nieuw aangemaakte student.

Een proces is de benaming van het type uitwisselingsstudent, bv een Erasmus stage student. Voor elk type student is een apart proces ingericht. Er kan worden gekozen uit de volgende processen:

Code van de Mail Proces

IO-U-INVO-ERSTU Inkomend Erasmus studie

IO-U-INVO-ERSTA Inkomend Erasmus stage

IO-U-INVO-NERSU Inkomend bilaterale overeenkomst Studie

IO-U-INVO-NERSA Inkomend Stage niet op basis van Erasmus

IO-U-INVO-ERNON Inkomend Erasmus+ buiten EU KA107

Mail verzenden, melding ‘Controles: Let op: de Engelse inhoud van de mededeling is ongewijzigd. Wilt u doorgaan?’ op ‘Ok’ klikken. Deze mail wordt in BCC aan het International Office gestuurd.

Let er goed op dat deze mail wordt verzonden, anders wordt er geen aanmelding gestart!

In het geval er een mail voor het verkeerde proces is verzonden, graag z.s.m. het International Office hierover informeren. Als er al een aanmelding is gestart voor het verkeerde proces moet deze worden geannuleerd en moet er een nieuw proces worden opgestart. Het proces kan helaas niet in de al gestarte aanmelding zelf worden gewijzigd.

Opmerkingen over het proces ‘ISEP’:

  • Voor dit proces worden de studenten ingevoerd door het IO en zij starten ook meteen een proces op. De email ‘Starting up the application process exchange student  naam proces-‘ vervalt voor dit proces. De eerste mail die de student ontvangt is de mail met inloggegevens.
  • Het IO mailt het studentnummer van de ingevoerde student naar de faculteit waaronder de student valt.

 

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment