Afhandelen van de aanmelding

Zodra er een proces is opgestart voor de student is deze aanmelding zichtbaar voor de faculteit via:

OSIRIS menu 2.1.18 (Student  Aanmelden opleiding  Aanmeldingen)

Hier kun je de aanmeldingen van studenten opzoeken. Als je een student opzoekt en een aanmelding selecteert wordt de checklist geopend. Hier staat alle informatie uit de vragenlijst en de aanmelddocumenten in, en zie je alle onderdelen (rubrieken) van het aanmeldproces.

Let op: als er meerdere aanmeldingen openstaan voor een student zoals in bovenstaande printscreen, zorg er dan voor dat je de juiste aanmelding aanklikt zodat je de juiste checklist te zien krijgt. Als je vanuit het aanmeldscherm naar een ander scherm gaat en vervolgens weer teruggaat naar Aanmeld, dan kom je weer automatisch in de bovenste aanmelding terecht. Ook verspringt het systeem naar de eerste aanmelding als je van de checklist naar het scherm Uploads gaat, dus let er in dat geval ook op dat je in het uploadsscherm de juiste aanmelding van de student selecteert.

A. Vragenlijst + Uploads

  • De student krijgt een uitnodiging van het International Office om de vragenlijst in te vullen via Osiris Application waarin wordt gevraagd om persoonsgegevens, gegevens over de studie op de thuisuniversiteit, en om emergency contact person informatie. Ook wordt de student gevraagd de application documenten te uploaden.
  • Het International Office controleert de ingevoerde gegevens en uploads en informeert de student of de aanmelding compleet is.
C. Uploads
  • In de aanmelding verschijnen alleen de voor het betreffende proces relevante documenten. Deze staan in de checklist in de rubriek ‘Formulier: Application document’ (zie bovenstaande printscreen). Zodra er documenten worden geupload zijn deze zichtbaar voor zowel het IO als de faculteit en kunnen ze worden beoordeeld.
  • Het IO controleert de documenten, voegt indien van toepassing toe welk type Proof of English de student heeft geupload en informeert de student of zijn aanmelding compleet is of dat er nog documenten ontbreken of worden afgekeurd. Als alle documenten zijn goedgekeurd wordt de application complete mail verzonden aan de student en de faculteit die hebben aangegeven dit graag te willen krijgen deze mail cc. De status van de facultaire rubriek wordt ‘Beoordelen’. Door op deze status te zoeken kunnen de af te handelen aanmeldingen worden geselecteerd.
  • Tegelijkertijd kan de faculteit de documenten ook in behandeling nemen, ook als het IO nog niet klaar is met het controleren van de documenten. Maar de faculteit kan ook wachten op de bevestiging vanuit het IO dat de aanmelding compleet is.

Opmerking:

  • De student moet bij het invullen van de vragenlijst een thuisinstelling selecteren. Dit kunnen we niet uitschakelen zonder dat IO meteen een contract zou moeten koppelen meteen na het starten van een aanmelding dus we hebben besloten het zo te laten. Na het submitten van de vragenlijst kan de student dit niet meer wijzigen. De faculteit kan de instelling aanpassen als ze het contract koppelen dus het kan eventueel worden gecorrigeerd.

B. Contractinformatie

Zodra de aanmelding is gesubmit door de student, is het mogelijk voor de faculteit om de aanmelding te koppelen aan een contract en om de departmental coordinator toe te voegen. Dit kan onder de rubriek ‘Checklist: contract informatie (faculteit)’

Dit is een aparte rubriek in de vragenlijst. Zodra de departmental coordinator is toegevoegd en het contract is gekoppeld dient de status van de rubriek op ‘afgehandeld’ te worden gezet.  

Let op: de contractinformatie is niet opgenomen in de aanmeldingen van de Erasmus stage en niet-Erasmus stage studenten omdat het voor deze categorieën niet noodzakelijk is dat er een contract is met de thuisuniversiteit van de student.

De departmental coordinator kan worden geselecteerd met het dropdown menu (zie bovenstaande printscreen)

Als er een wijziging is in de lijst departmental coordinators kun je dit doorgeven aan je lokale Osirisbeheerder. Met Hasbi Fuadi is afgesproken dat deze groep beheerd wordt door de lokale beheerder.

  • Het contract kan worden gekoppeld onder Osiris aanmelding -> Instelling (zie bovenstaande printscreen)
    • Om een contract te selecteren klik je op het icoon naast het veld ‘Contract’. Dan wordt er een pop-up geopend met een lijst met contracten met de betreffende universiteit. Selecteer het juiste contract en klik op ‘opslaan’.
    • De student is nu gekoppeld aan het relevante contract, en in de managementinformatie kunnen we zien welke studenten we van welke partner ontvangen.
    • Er verschijnt een waarschuwing als het maximum aantal studenten dat op een contract kan komen wordt overschreden. Je kunt deze waarschuwing overrulen.
    • Je kunt de geselecteerde partnerinstelling en het geselecteerde contract wijzigen.
    • Als zowel de departmental coordinator als het contract zijn geselecteerd klik je in de checklist op beide regels zodat de hele balk groen wordt. Dan kun je met het groene bolletje met het vinkje bovenaan de checklist aangeven dat deze actie is afgehandeld, en de status van deze rubriek op afgehandeld zetten.

 

Informatie over de contracten:

  • Een overzicht van alle beschikbare contracten is te vinden in CRM en binnen Osiris in menu 3.2.10. Ga naar  BeheerReferentietabellenOrganisatie en kies voor IO-contracten.
  • Als je op de filterknop drukt (met het trechter icoon) open je de zoekfunctie boven de contracten. Als je een % intoetst gevolgd door de afkorting van je faculteit en dan weer een % krijg je een overzicht van alle contracten van jouw faculteit (dus bv %LET% voor Letteren). Dit zijn de afkortingen:
    • LET = Letteren
    • JUR = Rechtsgeleerdheid
    • NWI = Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica
    • SOW = Sociale wetenschappen
    • FTR= Filosofie, Theologie en Religiewetenschappen
    • MAN = Managementwetenschappen
    • MED = Medische wetenschappen
    • JFA =  Joint Faculty Agreements
    • RU= Radboudbrede partners

Voor de contracten die onder JFA en RU vallen moet je dus wel een aparte zoekopdracht doen.

C. Beoordelen application documents door faculteit

Zodra de rubriek ‘Controle vragenlijst + application document (IO)’ op ‘compleet’ of ‘compleet PoE’ staat, staan alle documenten klaar om door de faculteit te worden beoordeeld. Hier kan op gefilterd worden. Er is een standaard filter voor ingericht met de volgende code: INK-UIT-CONTROLE (facultair). Met sommige faculteiten is afgesproken dat ze de application complete mail die IO centraal naar de student stuurt bcc ontvangen.

De faculteit beoordeelt (indien van toepassing) of het Transcript of Grades en/of het Proof of English worden geaccepteerd. Deze documenten staan in de rubriek ‘Beoordeling application document faculteit’:

  • Om te kunnen beoordelen moet de status van de rubriek ‘Beoordeling Application document (faculteit)’ op ‘in behandeling’ of ‘beoordelen’ staan. De status wordt automatisch op ‘beoordelen’ gezet zodra het IO Centraal de rubriek ‘Controle vragenlijst + application document (IO)’ op ‘compleet’ of ‘compleet PoE’ zet.
  • De faculteit geeft per document aan dat het document is gecheckt door op de naam van het document te klikken zodat de hele balk groen wordt. Dan kan er met het groene bolletje met het vinkje bovenaan de checklist worden aangegeven dat het document akkoord is.
  • In de regel ‘Proof of English’ kan eventueel worden aangegeven welk niveau het betreft.
  • In de regel ‘Controle Transcript of Grades’ is een opmerkingenveld opgenomen. Hier kan b.v. worden aangegeven dat er indien van toepassing een BA-diploma is geupload.
  • Als het document niet akkoord is stuurt de faculteit hier een mail over aan de student. Zowel het IO als de faculteit kunnen documenten uploaden namens de student. Dit werkt op dezelfde manier als hieronder wordt uitgelegd bij het uploaden van het Learning Agreement door de faculteit.

D. Uploaden Learning Agreement door faculteit

De faculteit upload het volledig getekende Learning Agreement in de aanmelding:

  • Ga in het menu aan de linkerkant naar Uploads
  • Klik op het groene plusje boven de al geuploade bestanden
  • Kies bij Rubriek: Application document
  • Kies bij Vraag/Checklist: Learning Agreement
  • Kies bij Zichtbaar voor student: ja
  • Voeg het document toe
  • Kies bij Documenttype: DOCUMENT
  • Zorg er voor dat in de documentnaam staat dat het om een volledig getekend Learning Agreement gaat, om het verschil met het niet-volledig getekende document duidelijk te maken
  • Kies voor ‘Upload Bestand’
  • Klik op de knop ‘Opslaan’ rechts bovenin het scherm
  • Het document komt nu in de checklist te staan onder het door de student geuploade Learning Agreement. Ook is het document voor de student zichtbaar en te downloaden in zijn aanmelding.
  • De faculteit zet de status van het document ‘Status upload learning agreement by faculty’ in de rubriek ‘Beoordeling Application document (faculteit)’ op akkoord en vinkt het document af met het groene bolletje (zie onderstaande printscreen)

 

  • Het document komt nu in de checklist te staan onder het door de student geuploade Learning Agreement. Ook is het document voor de student zichtbaar en te downloaden in zijn aanmelding.
  • De faculteit zet de status van het document ‘Status upload learning agreement by faculty’ in de rubriek ‘Beoordeling Application document (faculteit)’ op akkoord en vinkt het document af met het groene bolletje (zie bovenstaande printscreen)

Veel voorkomende oorzaken van een foutmelding bij het uploaden van een bestand in de aanmelding:

  • Het bestand is te groot
  • De naam van het bestand wordt niet geaccepteerd omdat er punten staan in het midden van de bestandsnaam. Dus bv ‘Garcia, C. LA’ wordt niet geaccepteerd maar ‘Garcia C LA’ wel

E. Accepteren student door faculteit

  • Zodra de faculteit akkoord is met de aanmelding en de student accepteert, zet de faculteit de status van de rubriek ‘Beoordeling application document (faculteit)’ op ‘Toegelaten.’
  • De faculteit stuurt de student de mail met de bevestiging dat de student is geaccepteerd. Deze mail heeft als code ‘IO-U-ACCEPT-code faculteit’ dus voor Letteren bv is dit ‘IO-U-ACCEPT-FDL’ en heeft als naam: Bevestiging acceptatie uitwisselingsstudent.
  • Als de mail is verzonden zet de faculteit de status van de rubriek ‘Student informeren over toelating’ op afgehandeld.

F. Verdere afhandeling van de aanmelding

  • Zodra de status van de aanmelding op Compleet of Compleet PoE staat wat betreft de rubriek ‘Controle vragenlijst + application document (IO)’ en op Toegelaten wat betreft de rubriek ‘Beoordeling Application document (faculteit)’, wordt de hoofdstatus automatisch op ‘afgehandeld’ gezet en het besluit op ‘Voorwaardelijk toegekend’ (zie onderstaande printscreen)
  • Op basis van de status ‘Voorwaardelijk toegekend’ of ‘Toegekend’ wordt de actiefcode van de student gewijzigd naar actiefcode 4 door de Centrale Studenten Administratie (CSA). Dit betekent dat de student inloggegevens voor de Student Portal ontvangt en een studentenkaart krijgt. Om te voorkomen dat studenten al in een te vroeg stadium de inloggegevens ontvangen, stemt het IO met CSA een beginmoment af om de aanmeldingen actief te maken.
  • Het IO checkt of er een volledig getekend LA is geupload en wijzigt het hoofdbesluit als dat inderdaad het geval is naar ‘Toegekend’.
  • Het IO gaat verder met het afhandelen van eventuele aanvragen voor het Pre-Arrival Services Form, d.w.z., Visa, Housing en de Orientation.

G. Afmeldingen

Afmeldingen graag doorgeven aan het IO. Zij verwerken dit in Osiris en zetten de status van de aanmelding op ‘geannuleerd’. Als de student al een actieve inschrijving heeft stuurt IO een verzoek naar CSA om de inschrijving te deactiveren.

 

H. Interne aantekeningen

Er kunnen notities worden gemaakt in de aanmelding onder ‘Interne aantekeningen’. Deze notities zijn zichtbaar voor alle gebruikers die voor de aanmeldingen geautoriseerd zijn.

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment