Tips voor de faculteiten

Bestanden delen, samengevoegd in 1 bestand

Alle bestanden kunnen in ofwel in 1 pdf bestand (voor zover de uploads pdf’s zijn) ofwel in 1 zipbestand gedownload worden, dus met behoud van de aparte bestanden. Dit kun je op de volgende manier doen. Alle bestanden die je wilt downloaden selecteren door op de regel te klikken en met shift meerdere regels te selecteren, zie bovenstaande printscreen. Als je niet alle bestanden wilt selecteren kun je door Ctrl ingedrukt te houden ook alleen de documenten selecteren die je nodig hebt.

Bij acties rechts bovenin kun je aangeven of je ofwel alle documenten in 1 pdf bestand wilt weergeven ofwel als 1 zipbestand, zie bovenstaande printscreen. Via de verkenner kun je het bestand per mail verzenden. Ga op de map of het bestand staan en klik op de rechtermuisknop. Kies voor ‘kopiëren naar’ en kies voor ‘E-mailgeadresseerde’

Bestanden delen via 'mededeling dossier'

  • Ook kun je documenten onderling doorsturen via ‘Verstuur mededeling dossier’. Selecteer de student in het aanmeldscherm en kies bij Acties rechts bovenin voor ‘Verstuur mededeling dossier’. Kies een van de standaardmededelingen. Je kunt eventueel een opmerking toevoegen, deze komt in de mail te staan. Kies een ontvanger. Je kunt er voor kiezen alle vragen en antwoorden van de vragenlijst en de rest van de checklist op te laten nemen in de mededeling. Dit gaat alleen om tekst, niet om documenten. Standaard worden alle documenten van de aanmelding meegestuurd. Je kunt geen documenten weglaten.

De bijlagen worden in de huidige OSIRIS (6.17.1) bij de actie Verstuur mededeling dossier standaard los bijgevoegd, maar je kunt er ook voor kiezen om alle bijlagen van het bestandstype PDF samen te kunnen voegen tot één PDF-bestand. Het samengevoegde bestand heet ‘Samengevoegde PDF-bijlagen’ (Concatenated PDF-uploads) en wordt als bijlage bij de mededeling opgeslagen.   

Overige tips en informatie

  • Als je de processen voor inkomende studenten niet kunt zien maar je bent wel geautoriseerd, check je instellingen. In het dropdown menu rechtsboven onder je naam moet 'Beperk lijst tot actuele waarden' uitgevinkt staan.
  • In de checklist: door ‘shift’ ingedrukt te houden kun je meerdere regels tegelijkertijd selecteren. Dan kun je met het groene bolletje met het vinkje bovenaan de checklist in 1 keer aangeven dat deze acties zijn afgehandeld.

Je kunt schermen toevoegen onder je favorieten zodat je niet steeds de menu’s hoeft te doorzoeken. Dit is bv handig voor scherm 2.1 van waaruit je studenten invoert en scherm 2.3.01 met aanmeldingen. Je kunt dit doen door het sterretje aan te klikken, zie het groene sterretje rechtsonder in bovenstaande printscreen. Dit sterretje is eerst wit en wordt groen zodra deze bij je favorieten hoort. Je favorieten staan onder het zwarte sterretje in de bovenbalk.

Veel voorkomende oorzaken van een foutmelding bij het uploaden van een bestand in de aanmelding:

  • Het bestand is te groot
  • De naam van het bestand wordt niet geaccepteerd omdat er punten staan in het midden van de bestandsnaam. Dus bv ‘Garcia, C. LA’ wordt niet geaccepteerd maar ‘Garcia C LA’ wel
  • Mededelingen: als je een mededeling selecteert staan bovenaan in de lijst de 10 meest recent gebruikte sjablonen, zodat je niet altijd de hele lijst door hoeft te zoeken

 

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment