OSIRISOSIRISAlgemene werkinstructies Export studentgegevens Hoe kunnen studentgegevens worden geëxporteerd?

Hoe kunnen studentgegevens worden geëxporteerd?

Doel: Vanuit Osiris kun je studentgegevens exporteren naar o.a. Excel. Deze instructie laat zien hoe dit in z'n werk gaat.

Voor wie: Voor iedereen die gerechtigd is om studentgegevens in te kijken en /of te muteren.

Privacy en beveiliging

Privacy en beveiliging

Wanneer studentgegevens worden geëxporteerd, komen ze beschikbaar buiten OSIRIS, in Excel, of een ander formaat. Daarmee vervalt de beveiliging van de gegevens die binnen OSIRIS is geborgd. Daarom dient elke gebruiker die gegevens exporteert zich er nadrukkelijk rekenschap van te geven van het feit dat hij / zij hiermee een risico loopt de persoonsgegevens te verspreiden op een manier die niet is geborgd vanuit de privacy uitgangspunten van de Radboud Universiteit. Omdat dat ná de export van de gegevens niet meer kan worden afgedwongen door het systeem, is de gebruiker die de gegevens exporteert daarmee expliciet verantwoordelijk voor het ordentelijk beheer van de gegevens buiten het systeem.  

Ga naar: Student > student > studentgegevens > exporteren

Osiris geeft 2 mogelijkheden om gevonden studentgegevens te exporteren. Alleen gegevens van geselecteerde regels, in dit geval 4, worden geexporteerd.

  1. De eerste mogelijkheid is naar een Excelsheet via een druk op de knop met het Excelsymbool.
    De gegevens in de weergegeven kolommen in het scherm worden geexporteerd naar Excel.
    (Voor het uitbreiden van de kolommen zie "Hoe worden kolommen in de detailschermen beheerd?").
  2. De tweede mogelijkheid is naar Excel of Ascii, via een druk op de knop met het pijltjessymbool. Dit is een iets uitgebreidere mogelijkheid die in volgende schermen wordt uitgelegd.

Een uitgebreidere exportmogelijkheid.

  1. Wanneer je op knop 2 in het scherm hierboven klikt, krijg je een keuzemenu.                                                                                                                                                                                                                                                                                      Hier kun je een nieuw overzicht maken, met de gegevenskeuze die je in het volgende scherm kunt selecteren.
    Wanneer je dit al eens hebt gedaan en de keuze hebt opgeslagen en wilt hergebruiken, dan kies je voor de optie "Een bestaand overzicht uitvoeren".
    Wanneer je de door jou geselecteerde studenten in een groep (in dit voorbeeld 4 studenten, zie het scherm hierboven) wilt onderbrengen, dan kies je de optie "Een nieuwe studentengroep aanmaken".
    Wanneer je dit al eerder hebt gedaan en een gstudentengroep wilt hergebruiken, dan kies je voor de optie "Een bestaande studentengroep wijzigen. In dit voorbeeld wordt gekozen voor "Een nieuw overzicht aanmaken".
  2. Klik op de knop [Volgende] om verder te gaan naar het selectiescherm.

Een nieuw overzicht uitvoeren na selectie.

  1. Uit de keuzelijst kies je de gegevens die je wilt uitvoeren. Selecteer een regel uit de lijst, of meerdere tegelijk  door het ingedrukt houden van de Ctrl toets tijdens het selecteren van de regels.
  2. Klik op het groene pijltje in het midden van de twee schermen om de gekozen regels in het scherm "Geselecteerd" zichtbaar te maken.
  3. Wanneer je de selectie wilt opslaan om een andere keer opnieuw te gebruiken, klik dan op de knop [Opslaan].
  4. Kies een uitvoerformaat (Excel of ASCII)
  5. Klik op [Uitvoeren].

Het resultaat.

Wanneer je voor de uitvoer via Excel hebt gekozen, dan wordt het resultaat zichtbaar in een Excelsheet.

Een facultair overzicht opvragen

Sinds release 6.16.1 is het mogelijk dat de lokaal functioneel beheerder een export overzicht facultair maakt zodat alle gebruikers van de faculteit dit overzicht kunnen gebruiken. Daartoe zal de lokaal facultair beheerder in menu 3.8.16 een selectie van velden moeten maken en deze selectie opslaan onder een omschrijving. De gebruiker kan de selectie dan kiezen. In dit voorbeeld kiest de gebruiker voor een overzicht dat bestaat uit de velden "Roepnaam", "Geboortedatum" en  "Geboorteplaats". Dit is dus door de lokaal functioneel beheerder gedefinieerd, en alle gebruikers van deze faculteit kunnen dit overzicht gebruiken.

Om een door de lokaal functioneel beheerder gemaakt overzicht te selecteren ga je als volgt te werk.

  1. nadat je de studenten (of cursussen) hebt geselecteer en op de functie "exporteren"
  2. selecteer  "Bestaand overzicht"
  3. Selecteer nu het oevrzicht dat "facultair" is (andere gebruikers van dezelfde faculteit kunnen dit overzicht ook selecteren)
  4. klik op de knop "Volgende"
  5. voeg eventueel nog velden toe
  6. pas desgewenst de volgorde aan
  7. klik op de knop "Uitvoeren"

 

1 Comments

Evelien Renders

Wellicht de eerste paragraaf veranderen naar:
Wanneer studentgegevens worden geëxporteerd, komen ze beschikbaar buiten OSIRIS, in Excel, of een ander formaat. Daarmee vervalt de beveiliging van de gegevens die binnen OSIRIS is geborgd.
Elke gebruiker die gegevens exporteert moet zich bewust zijn van het feit dat hij / zij hiermee een risico loopt de persoonsgegevens te verspreiden op een manier die niet is geborgd vanuit de privacy uitgangspunten van de Radboud Universiteit.
Deze privacy uitgangspunten kunnen ná de export van de gegevens niet meer worden afgedwongen door het systeem. De gebruiker die de gegevens exporteert is dus expliciet verantwoordelijk voor het ordentelijk beheer van de gegevens buiten het systeem.  

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment