OSIRISOSIRISAlgemene werkinstructies MededelingenHoe wordt een mededeling aan een groep studenten verstuurd?

Hoe wordt een mededeling aan een groep studenten verstuurd?

Voor: Medewerkers onderwijsbureau en centrale studentenadministratie

 

Het versturen van een mededeling aan een groep studenten kan op twee manieren:

A) Vanuit een bestaande groep studenten

B) Vanuit een selectie studenten

A.1) Versturen van een mededeling vanuit een bestaande groep studenten. Ga naar Student > Student > Studentgroepen

NB hiertoe dien je eerst een student groep te hebben aangemaakt. Wil je weten hie je een studentgroep aanmaakt? Ga dan naar de instructie voor het aanmaken van studentgroepen.

1) Zoek de gewenste studentgroep op

2) Klik op het zwarte >

A.2) Selecteer de gewenste studenten

  1. Selecteer de studenten aan wie je een mededeling wil versturen. De geselecteerde studenten zijn herkenbaar aan de groene balk
  2. Klik op het envelopje 'Verstuur een mededeling naar de geselecteerde studenten'

A.3) Kies je mededeling

1) Kies ofwel een standaardmededeling, ofwel een zelf op te stellen mededeling:

  • Kies één van je standaardmededelingen om te versturen aan de student. Wil je weten hoe je een standaardmededeling aanmaakt? Kijk dan naar onze instructie aanmaken mededeling
  • Als je zelf een eenmalige email wil opstellen, kies je hier het sjabloon 'lege e-mail'. Vervolgens kun je zelf je mededeling naar wens opstellen.

2) Kies 'Volgende'

A.4) Loop de mededeling goed door en pas waar nodig aan

  1. Mocht je dat nodig vinden dan kun je hier nog controleren aan welke studenten de mail wordt verstuurd
  2. Hier kun je een of meerdere CC-adressen op geven.
    Let op: De medewerkers die hier geselecteerd worden krijgen de mail in de voertaal zoals deze bij de personalia van de medewerker is gedefinieerd.
    Dus als de mail naar louter Engelstalige studenten gaat en de medewerker op de CC heeft Nederlands als voertaal, dan krijgen de studenten de Engeltalige mail en de medewerker de Nederlandstalige versie.
  3. Bij "Van" kun je kiezen uit meerdere opties, onder andere de optie om een no-reply adres te kiezen
  4. Geef aan of de mededeling vertrouwelijk is
  5. Voeg desgewenst een bijlage toe
  6. Voeg desgewenst een label toe
  7. Standaardmededeling: Indien de standaardmededeling muteerbaar is, kun je hier het onderwerp en de tekst van de mail aanpassen.
    NB. De tekst wordt dan alleen voor deze mededeling aangepast, de standaardmededeling blijft ongewijzigd.
    Lege mail: Je kunt hier nu je tekst en onderwerp van je mededeling invullen
  8. Hier kun je zien welke voertaal de studenten uit je groep hebben opgegeven. Als je ook een Engelstalige email wil vertsuren, kies hier dan 'Engels' en herhaal stap 4 t/m 6.
  9. Indien er tijdens het opstellen nog onduidelijkheden blijken te zijn dan kan de mededeling als concept worden opgeslagen. Er onstaat een noticatie in de groene balk dat er nog een of meerdere concepten aanwezig zijn.
    Op een later moment kan deze mededeling via menu 5.1.06 Mededelingen - Concept mededelingen wederom worden bewerkt via de actie "open", of alsnog worden verstuurd via actie "versturen".
  10. Indien de mededeling op een later moment pas verstuurd mag worden, dan kan een datum en tijd worden ingesteld in het veld "Mededeling niet versturen voor". Dit kan wel in dit scherm als 5.1.06 Mededelingen - Concept mededelingen
  11. Nadat de medeling gereed is kan deze worden verstuurd. via de button 'Versturen'

 

B) Versturen van een mededeling vanuit een selectie studenten

Je kunt je mededeling ook aan een door jou geselecteerde groep studenten.

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment