OSIRISOSIRISAlgemene werkinstructies MededelingenHoe wordt een mededeling aan een groep medewerkers verstuurd?

Hoe wordt een mededeling aan een groep medewerkers verstuurd?

Voor: Medewerkers onderwijsbureau en centrale studentenadministratie

 

Je kunt op twee manieren een mededeling naar medewerkers sturen:

A) Mededeling versturen naar één medewerker of een selectie van medewerkers

B) Mededeling versturen naar een vaste groep medewerkers

A.1) Mededeling versturen naar één medewerker of een selectie van medewerkers: Ga naar Beheer > Autorisatie > Medewerkers (decentraal)

1. Zoek de medewerker op aan wie je een bericht wil sturen, of maak een selectie van medewerkers aan wie je een bericht wil sturen. In dit voorbeeld wordt een mail verstuurd naar alle medewerkers die een cursus geven in 2014, op bachelorniveau, waarbij de code van de cursus begint met 'FTR'.

Je kunt zien hoe je het beste een selectie kunt maken in onze instructie Hoe wordt een selectie gemaakt?

2. Kies voor 'zoeken'

A.2) Selecteer de gewenste medewerker(s)

1. Selecteer de medewerkers aan wie je een bericht wil sturen (herkenbaar aan de groene balk)

2. Klik op het envelopje "Verstuur een mededeling naar geselecteerde medewerkers"

A.3) Kies het soort mededeling dat je wil versturen

1) Kies ofwel een standaardmededeling, ofwel een zelf op te stellen mededeling:

- Kies één van je standaardmededelingen om te versturen aan de student. Wil je weten hoe je een standaardmededeling aanmaakt? Kijk dan naar onze instructie aanmaken mededeling

- Als je zelf een eenmalige email wil opstellen, kies je hier het sjabloon 'lege e-mail'. Vervolgens kun je zelf je mededeling naar wens opstellen.

2) Kies 'Volgende'

A.4) Loop de mededeling even goed door en pas hem aan waar nodig

1. Mocht je dat nodig vinden dan kun je hier nog controleren aan welke medewerkers de mail wordt verstuurd

2. Hier kun je een CC-adres opgeven

3. Bij "Van" kun je kiezen uit meerdere opties, onder andere de optie om een no-reply adres te kiezen

4. Geef aan of de mededeling vertrouwelijk is

5. Voeg desgewenst een bijlage toe

6. Voeg desgewenst een label toe

7. - Standaardmededeling: Indien de standaardmededeling muteerbaar is, kun je hier het onderwerp en de tekst van de mail aanpassen. NB. De tekst wordt dan alleen voor deze mededeling aangepast, de standaardmededeling blijft ongewijzigd.

- Lege mail: Je kunt hier nu je tekst en onderwerp van je mededeling invullen

8. Hier kun je zien welke voertaal de medewerkers uit je groep hebben opgegeven. Als je ook een Engelstalige email wil vertsuren, kies hier dan 'Engels' en herhaal stap 4 t/m 6.

9. Kies 'Versturen'

B.1) Mededeling versturen aan een vaste medewerkergroep: Ga naar Beheer > Autorisatie > Medewerkergroep

1. Zoek de medewerkersgroep aan wie je een mededeling wil versturen

2. Dubbelklik op de medewerkersgroep om de onderliggende medewerkers te zien

B.2) Selecteer de gewenste medewerkers

1. Selecteer de medewerkers aan wie je een bericht wil sturen (herkenbaar aan de groene balk)

2. Klik op het envelopje "Verstuur een mededeling naar geselecteerde medewerkers"

B.3) Loop stap A.3 en A.4 na

Vanaf hier is het proces hetzelfde als bij door jou geselecteerde medewerkers. Loop stap A.3 en A.4 na.

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment