OSIRISOSIRISAlgemene werkinstructies MededelingenHoe voorkom je dat een bijlage in een mededeling automatisch aan het student dossier wordt toegevoegd?

Hoe voorkom je dat een bijlage in een mededeling automatisch aan het student dossier wordt toegevoegd?

Doel: Een mededeling aan een student kan een bijlage bevatten. In principe wordt de bijlage automatisch als document bij de student geplaats. Dat is niet altijd wenselijk. In veel gevallen is de bijlage een generiek document met algemene informatie, die niet bij elke student afzonderlijk raadpleegbaar hoet te zijn in het documenten menu. In dit artikel wordt beschreven hoe je de mededeling zo kunt inrichten dat je de optie krijgt om te kiezen of je de bijlage wilt bewaren. Ook wordt beschreven hoe je bij het versturen van de mededeling de keuze kunt maken  om de bijlage te bewaren.

Voor wie: Deze werkinstructie is bedoeld voor gebruikers die mededelingen kunnen maken en/of mededelingen kunnen versturen.

Ga naar: > Beheer > Referentietabellen > Algemeen

Om bij het verzenden van de mededeling te kunnen kiezen of je de bijlage wel of niet bewaard moet eerst de mededeling worden aangepast. Dat gaat als volgt.

  1. Selecteer het tabblad Mededeling (Decentraal)
  2. Selecteer "Ja" bij "Tonen keuze bijlage zichtbaar in OSIRIS Document"
  3. Sla de mededeling op

Kiezen of de bijlage bij de student wordt opgeslagen

Nu bij de mededeling is vastgelegd dat er mag worden gekozen of de bijlage wordt bewaard of niet, kan dit bij het versturen van de mededeling worden gekozen.  Ga daarvoor als volgt te werk.

  1. Nadat de studenten geselecteerd zijn kies je voor mededeling verzenden (de "envelop")
  2. stel de mededeling op en kies voor bijlage
  3. kies een bestand als bijlage
  4. kies voor "Nee" bij "Zichtbaar in OSIRIS Document"
  5. Klik op de knop "OK"

Hierna kan de mededeling worden verstuurd. Alle geadresseerden krijgen de mededelin g inclusief de bijlage, maar deze wordt verder niet opgeslagen bij de student.

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment