OSIRISOSIRISAlgemene werkinstructies Export studentgegevens Welke studentgegevens kun je exporteren?

Welke studentgegevens kun je exporteren?

Je kunt verschillende soorten studentgegevens exporteren. Wat je precies kunt exporteren en op welke wijze je dat doet, is van een aantal dingen afhankelijk. in deze instructie wordt daar uitleg over gegeven.

Welke gegevens?

Wat je mag exporteren is afhankelijk van je autorisatieprofiel. Om de privacy van de studenten zo goed mogelijk te beschermen mag een gebrukiker alleen die gegevens exporteren waartoe hij of zij krachtens zijn taken toegang toe dient te hebben. Het kan dus zo zijn dat een bepaald gegeven dat wordt vastgelegd in OSIRISioor de ene gebruiker wel zichtbaar en exporteerbaar is terwijl het voor de andere gebruiker dat niet is. In dat geval hebben beide gebrukikers dus een verschillend autorisatie profiel. De lokale OSIRIS beheerder (LFB)  kan uitsluitsel geven ovefr de verschillen in autorisaties.

Op welke manier worden de verschillende gegevens geexporteerd?

Er zijn feitelijk drie niveaus waarop studentgegevens kunnen worden geexporteerd:

  1. studentgegevens
  2. opleidingsgegevens
  3. cursusgegevens

Studentgegevens

Dit zijn de gegevens die eigenlijk één op één met de student samenhangen. denk bijvoorbeeld aan de achternaam, geboortedatum, nationaliteit etc. De student heeft er in principe maar één van. In geval van emailadres kan een student er meerdere hebben, maar die worden dan in aparte velden vastgelegd, zodat de student steeds maar één mailadres van de isntelling heeft en maar één mailadres van Studielink. Ook adresgegevens horen tot deze categorie alhoewel een student meerdere adressen kan hebben. Bij de export moet je dan ook aangeven welk adre je wilt exporteren (ST, of TW etc.).

Wanneer je deze gegevens gaat exporteren doe je dat in scherm 2.2.35. Nadat je de zoekcriteria hebt ingegeven zal je altijd per student maar één rij zien. de rijen selecteer je om daarvan de gegevens te exporteren.  

Opleidingsgegevens

Anders dan bij studentgegevens is er bij opleidingsgegevens sprake van een één op N relatie: een student heeft meerdere opleidingen, bijvoorbeeld een Bachelor én een masteropleiding. Wanneer je in scherm 2.2.36 studenten gaat selecteren zal je dan ook vaak voor dezelfde student meerdere rijen vinden, namelijk met verschillende opleidingen. selecteer de opleidingen die je wilt exporteren. Hierbij kun je dan weer gegevens zoals de vooropleiding en zelfs de vakken van de vooropleiding exporetren.

Cursusgegevens

Bij het selecteren van cursusgegevens tref je vaak nog meer records aan per student. Van elke cursusinschrijving per collegejaar en aanvangsblok krijg je een rij te zien. Om dit te exporteren moet je scherm 2.2.38 gebruiken. Je kunt hier dan weer gegevens over de isnchrijving op de werkvorm de toets en het geldend resultaat exporteren, uiteraard alleen als je daar rechten voor hebt.

TIP: wanneer je gegevens gaat exporteren die meer dan één record opleveren per student is het vaak mogelijk om een zogenaamde conditie mee te geven. Bij de vooropleiding bijvoorbeeld kun je zeggen dat je alleen de éérste vooropleiding wilt exporteren. Zo krijg je niet van elke student alle door hem of haar in Studielink ingevoerde vooropleidingen mee, maarv alleen de vooropleiding die in OSIRIS staat geregistreerd als de 'eerste vooropleiding'. De condities zijn herkenbaar aan "C_" voor de conditie. Daarmee is zichtbaar dat het niet gaat om  een te exporteren gegeven maar om een conditie.