OSIRISOSIRISInschrijf werkinstructies Opstarten nieuw collegejaarHoe wordt een nieuw collegejaar opgestart? (zie ook referentietabellen)

Hoe wordt een nieuw collegejaar opgestart? (zie ook referentietabellen)

Om een nieuw studiejaar in alle systemen te kunnen gebruiken en open te stellen, zal er een aantal zaken op de achtergrond ingericht moeten zijn.

Inrichting Studielink:

  • Inrichting alternatieve opleidingsomschrijving
  • Inrichting academisch jaar (uiterlijk in augustus het jaar voordat het studiejaar gaat lopen, omdat in oktober de aanmeldingen in Studielink open gaan)
  • Inrichting instroommomenten > september vast, februari vast, studiejaar na-instroom (flexibel)
  • Inrichting betaalmodule (sepa machtiging)

Inrichting Osiris

  • Inrichting referentietabellen

Studielink: inrichting midoffice

Log in in Studielink midoffice en ga naar Onderhouden alternatieve opleidingsomschrijving.

Alternatieve opleidingsomschrijving

Zorg ervoor dat je voor alle CROHO opleidingen minstens 1 alternatieve opleidingsomschrijving hebt. Dit is wat de student ziet als er een opleiding gekozen moet worden voor het indienen van een verzoek tot inschrijving (VTI).

1. Code    deze code is opgenomen in het berichtenverkeer en is de code waardoor Osiris weet voor welke opleiding de student zich aanmeld (veld Opleiding CSA in referentietabel Osiris-opleidingen)

2. Omschrijving   deze omschrijving is wat de student ziet in Studielink bij het kiezen van de opleiding om zich aan te melden

3. Actief   met het vinkje zet je de alternatieve opleiding aan of uit

4. Default  1 opleiding moet de default zijn

Vervolgens moet je per alternatieve opleiding een verdere inrichting doen, klik hiervoor op de naam van de alternatieve opleiding

Onderhouden alternatieve opleiding deel 1

Per opleiding moeten de volgende zaken ingevoerd worden:

1. Dit is wat er in de CROHO tabel staat en kan niet gewijzigd worden

2. Deze omschrijving is wat de student te zien krijgt. de student logt in in een bepaalde taal en getoond wordt de omschrijving bij het desbetreffende vlaggetje. De variantcode is de Code van de eerste pagina en moet voorkomen in de osiris referentietabel Opleidingen in het veld Opleiding CSA. Met de url kun je de studenten doorverwijzen naar een meer specifieke site met extra informatie.

3. Bij de instroomgegevens kun je regelen hoeveel keuze studenten hebben bij het kiezen voor de eerste jaars / hogere jaars, startmaand en inschrijfvorm. Voor lotingopleidingen mogen studenten bij ons alleen kiezen voor eerste jaars / hogere jaars. alle andere keuzes staan vast > startmaand staat vast en alleen als student. Dit om te voorkomen dat de student ongehoopt buiten de loting valt door een verkeerde keuze. Bij premaster opleidingen staat standaard dat het alleen een hogere jaars verzoek is. Hierdoor vallen bij lotingopleiding de aanmelders automtisch uit de loting.

4. Switchen van opleidingesvorm (van voltijd naar deeltijd of duaal en vice versa) staat bij ons uit. Een andere opleidingsvorm zien we liever als nieuw inschrijfverzoek binnen komen in verband met de juiste toestemming / toelating hiervoor.

5. Standaard staat aangevinkt dat een stduent ingeval van decentrale selectie nog mag wijzigen.

6. Bij bachelor opleidingen staat standaard fase D klaar voor de student. Bij de Premaster opleidingen veranderen we dit naar bachelor. Daarnaast willen we niet dat student bij herischrijven zelf van fase kan wisselen.

7. Alle openingstermijnen die voor deze opleiding geldig zijn worden hier toegevoegd. LET OP: zorg er uiterlijk in augustus voor dat de termijnen voor het nieuwe aanmeldseizoen klaar staan. Dat aanmeldseizoen start in oktober.

>> vervolg pagina hieronder

Onderhouden alternatieve opleiding deel 2

Onderhouden alternatieve opleiding deel 2

1. Toevoegen openstellingtermijn > minstens 1

2. Er mag maximaal 1 balie aan een opleiding worden gekoppeld. voor ons is dat makkelijk: altijd de Centrale Studenten Balie.

3. De verschillende opties voor de Studiekeuzecheck kun je per opleiding aangeven. Voor osn is alles uitgevinkt, omdat de RU de SKC op een andere manier vormgeeft. Vink je hier wel velden aan, dan merkt de student daar wat van in de front office.

Vergeet niet geregeld de wijzigingen op te slaan!

Onderhouden aanvullende instellingsgegevens > academisch jaar en instroommomenten toevoegen

Onderhouden aanvullende instellingsgegevens > academisch jaar en instroommomenten toevoegen

1. Ieder studiejaar voer je op als academisch jaar, waarbij je gelijk een aantal data regelt > zie stap 2

2. Per studiejaar geef je aan om welk studiejaar het gaat, vanaf welke datum bepaalde functies in werking treden of juist ophouden. Wat in het veld Code opnestellingstermijn staat, wordt meegegeven in het berichtenverkeer. deze code moet ook voorkomen in de osiris referentietabel Instroommomenten, anders weet osiris niet wat te doen met het VTI.

3. Extra openstellingstermijnen kun je aanmaken als je verschillende instroommomenten apart wilt benoemen en regelen. Wij kennen de instroom in september, in februari en de flexibele instroom (12 maanden per jaar).

Studielink: inrichting dashboard

In het dasboard van Studielink kun je de instellingsspecifieke teksten van de digitale (sepa) machtiging onderhouden, die zichtbaar zijn voor de student of de derde betalende partij.

1. Teksten beheren: check of deze teksten nog kloppen, verwijzingen nog adequeaat zijn.

2. Blokteksten: check of deze teksten nog adequaat zijn, let daarbij vooral ook jaartallen en studiejaren.

3. Configuratie: wij hebben alleen de digitale machtiging aan staan, de betaalwijze Via de onderwijsinstelling gebruiken we niet.

Osiris: inrichting referentietabellen deel 1

De volgende tabellen worden nagelopen en geactualiseerd:

  • Collegegeld (zie desbetreffende handleiding)
  • Instroommomenten
  • Stoplicht criteria inschrijving
  • Vooropleidingen
  • Vooropleidingengroepen per opleiding

Osiris: inrichting referentietabellen deel 2

De volgende tabellen worden nagelopen en geactualiseerd:

  • CROHO opleidingen
  • Opleidingen