OSIRISOSIRISInschrijf werkinstructies InschrijvenEen verzameling pasfoto's importeren

Een verzameling pasfoto's importeren

Doel: Uploaden van foto's in bulkproces

Voor wie: Voor I&A voor medewerkers Inschrijving en Kaart Management Systeem die een groep pasfoto's willen gaan importeren.

Soorten uploads

Via de self service kunnen studenten, nadat ze via de studentenportal toegang hebben gekregen zelf een pasfoto uploaden.

In menu 2.1.01 Student - Personalia is per student een pasfoto te uploaden door geautoriseerde I&A medewerkers.

Via menu 2.2.34 Importeer/exporteer pasfoto's zijn pasfoto's in een bulk te importeren.

Deze werkinstructie gaat in op de werkwijze om via menu 2.2.34 Importeer/exporteer pasfoto's om te importeren waarbij een zipfile wordt gebruikt.

Pasfoto's in een zipfile inlezen

Van speciefieke groepen studenten laat CSA de studenten de pasfoto opsturen en scant deze handmatig in.

De pasfoto's moeten in het JPEG formaat worden opgeslagen. Bijvoorkeur in een formaat van 150 x 200 pixels.

De bestandsnaam moet gelijk zijn aan het studentnummer.  Het bestandsformaat moet jpg zijn.

Het aanmaken van de zipfile wordt vanuit de directory zelf gedaan.

  1. Ga naar de directory waarin de foto's (tijdelijk) zijn opgeslagen.
  2. Selecteer de te importeren pasfoto's. In het bovenstaande voorbeeld, is een gedeelte uit een directory gekozen. Via Ctrl+A kan uiteraard ook de gehele inhoud van de directory worden gekozen. LET OP: Ga niet naar de bovenliggende directory toe om dan de complete inhoud te selecteren. Dan is het zip bestand niet meer in te importeren. Ga daarom altijd eerst in de directory zelf staan.
  3. Kies via de rechter muis knop "kopiëren naar".
  4. Selecteer daarna de optie "Gecomprimeerde (gezipte) map.

Er wordt een zipfile aangemaakt met als standaard naam de bestandsnaam van de eerste foto.

Wijzig deze naam naar een meer sprekende naam.

Hernoem het aan gemaakte zip bestand

Hernoem het aan gemaakte zip bestand

Standaard is de naam van de zojuist aangemaakte zipfile blauw en kan deze direct worden aangepast.

Via de F2 toest kan het bestand ook later nog van een meer sprekende naam worden voor zien. In dit geval Upload groep 1

Upload het zip bestand  in menu 2.2.34

Menu 2.2.34 is ook bereikbaar via "Student  > Student > Importeer/exporteer pasfoto's".

Voer de actie Upload zip-bestand met pasfoto's uit

Selecteren het te uploaden zip bestand

Selecteren het te uploaden zip bestand

Kies het zojuist aangemaakte zip bestand en voer de upload actie daadwerkelijk uit.

Er kan gekozen worden om de bestaande pasfoto's te overschrijven. Standaard staat deze waarde op Nee. Deze waarde heeft de voorkeur.

Indien bij het scannen een bestandsnaam wordt gekozen van een student die al bestaat, dan wordt op deze manier geen foto overschreven. Daarom wordt gekozen voor deze veilige keuze "Nee"

Afhankelijk van de hoeveelheid te importeren pasfoto's duurt deze actie enkele seconden tot enkele minuten. Na afloop verschijnt er een mutatie verslag.

Indien foto's niet zijn toegevoegd omdat de student al een pasfoto heeft dan wordt het aantal gemeld. Helaas wordt niet gemeld welke studentnummers dat betrof.

Via een stoplichtrapportage is eventueel te achterhalen welke studenten nog geen pasfoto hebben.

 

De directory waarin je de pasfoto's (tijdelijk) had opgeslagen en waar de zipfile in staat, kan nu weer worden verwijderd.

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment