OSIRISOSIRISVolg werkinstructies Examens; Diplomeren; CertificerenHoe worden toelatingsbeschikkingen gemaakt?

Hoe worden toelatingsbeschikkingen gemaakt?

Doel: De inschrijving voor een opleiding kan afhankelijk zijn van een toelatingsverklaring. Indien dit het geval is kan een student alleen worden ingeschreven als er een toelatingbeschikking is geregistreerd voor de student in Osiris. In deze instructie wordt getoond hoe een toelatingbeschikking bij één of meerdere studenten kan worden vastgelegd.

Voor wie: Medewerkers die zich bezig houden met processen rondom examinering en toelating.

Vooraf

Decentraal worden de toelatingsbeschikkingen in Osiris ingevoerd voor de volgende groepen:

  • Bachelor afstudeerders van de RU die binnen de RU doorstromen naar de bijbehorende ‘doorstroommaster’;
  • Bachelor afstudeerders van de RU die binnen de RU doorstromen naar een ‘niet-doorstroommaster’;
  • Pre-master studenten die hun premaster certificaat hebben behaald en doorstromen naar de bijbehorende master.

Centraal worden de toelatingsbeschikkingen in Osiris ingevoerd voor de volgende groepen:

  • Externe studenten die aan een master willen beginnen;
  • Studenten die aan een premaster willen beginnen;
  • Studenten die in een hoger jaar bachelor willen starten;
  • Studenten met toelating voor een NF opleiding.

Een toelatingsverklaring / beschikking is in principe bij de Radboud Universiteit altijd 1 jaar geldig.

Iedere student heeft een toelatingsbeschikking in Osiris nodig om te kunnen inschrijven voor een masteropleiding.

De toelatingsbeschikking die door de opleiding wordt opgevoerd moet ondersteund worden door een verklaring van de examencommissie dat de student toelaatbaar is tot de master en op basis waarvan de student toelaatbaar is. De opleiding is verantwoordelijk voor archivering van deze documenten aangezien de accountant jaarlijks controle uitvoert op deze documenten.

De volgende documenten zijn voor de accountantscontrole van belang

De volgende documenten zijn voor de accountantscontrole van belang

Tips van de faculteit Sociale wetenschappen:

  1. We hebben al studentgroep(en) in Osiris gemaakt van bachelor-afstudeerders om heel andere redenen. Deze groep(en) gebruiken we ook voor de invoering van toelatingsbeschikkingen. Zo missen we geen bachelor afstudeerders.
  2. RU bachelor studenten die doorstromen naar een niet-doorstroom master binnen onze faculteit (bijvoorbeeld een research master) geven we een toelatingsbeschikking ‘Voorwaardelijk’. Zodra het bachelor examen is behaald en de student inderdaad aan deze master mag beginnen, corrigeren we de toelatingsbeschikking naar ‘Ja’.  Op deze manier is het voor iedereen duidelijk wat er aan de hand is. De stoplicht e-mail vanuit CSA gaat dan niet meer in op de benodigde toelatingsbeschikking in Osiris.

Het invoeren van de toelatingsbeschikking in Osiris kan op 2 manieren:

  • Groepsgewijs bij dezelfde gegevens voor alle studenten
  • Individueel

Groepsgewijs invoeren: ga naar: Student > Inschrijven CROHO > Inschrijven > Invoeren toelatingsbeschikkingen

Om voor één of meerdere studenten een toelatingsbeschikking in te voeren ga je als volgt te werk.

  1. Ga naar menu "Invoeren toelatingsbeschikkingen"
  2. Zoek m.b.v. het filter de student(en) waarvoor een toelatingsbeschikking dient te worden gemaakt
  3. Klik op zoeken
  4. Selecteer één of meerdere studenten in de  rechter tabel
  5. Klik op de knop "Actie: Invoeren toelatingsbeschikkingen"

Invoeren gegevens toelatingsbeschikking

Voer nu de noodzakelijke gegevens in.

  1. Veld "Opleiding". Geef de Osiris opleiding in;
  2. Veld "Akkoord?". Geef in wat de status van de toelatingsbeschikking is. Hierbij is het belangrijk te weten dat er 4 statussen zijn met een verschillend effect: Status: "Ja" betekent een volledige toelatingsbeschikking, de student kan worden ingeschreven vanaf de datum in het veld ‘Inschrijven mogelijk vanaf’. Status "Tijdelijk" betekent dat de student tijdelijk ingeschreven kan worden, gedurende de periode die loopt tot de datum die in het veld "Geldig tot" staat. Deze status mag niet gebruikt worden. Het werkt verwarrend voor de student (denkt volledig te zijn ingeschreven en doet niets meer). Status "Voorwaardelijk" betekent dat de student niet kan worden ingeschreven. Weliswaar is er een voorwaardelijke toelating geregistreerd, maar er dienen nog aanvullende voorwaarden te worden voldaan. Wanneer aan deze aanvullende voorwaarden is voldaan, kan de status worden gewijzigd naar "Ja". Hierop moet de opleiding regelmatig controles en correcties uitvoeren. Status "Nee" betekent dat er geen toestemming is verleend. Let op want wanneer deze status bij de student wordt opgeslagen, dan zal het veld "Aanmelding ingetrokken" van het verzoek tot inschrijving gelijk worden gevuld met de datum van de dag waarop de toelatingsbeschikking wordt ingevoerd.
  3. Velden"Verstrekt door faculteit" en "Verstrekt door onderdeel". Geef hier in welke faculteit en welk organisatie onderdeel de beschikking hebben verstrekt. De organisatie onderdelen die worden getoond kunnen beperkt zijn in aantal, omdat alleen de onderdelen worden getoond, die van toepassing zijn op het verstrekken van toelatingsbeschikkingen;
  4. Veld "Afgiftedatum": de datum van afgifte van de beschikking, doorgaans de datum waarop de examencommissie heeft besloten tot toelating, of de datum van het bachelor examen;
  5. Veld "Aanvangsdatum opleiding": doorgaans wordt hier de datum ingevuld waarop de opleiding van start gaat. Dat zal meestal 1-9 zijn (aanvang studiejaar). Gedurende het studiejaar is het de maand opvolgend aan het BA examen of datum PM certificaat. Of als de opleiding officieel 2 instroommomenten heeft, dan is het eerst volgende instroommoment van toepassing;
  6. Veld "Geldig tot": datum geldig tot. Wanneer de student later dan deze datum voor het eerst wordt ingeschreven, zal dat niet kunnen. Een toelating is 1 jaar geldig;
  7. Veld "Herkomst student": Hier kan de herkomst van de student worden vastgelegd. De waarden in deze tabel worden onderhouden in menu "Referentietabellen > Herkomsten student toelatingsbeschikking";
  8. Velden "Voltijd/Deeltijd" en "Examentype": Deze velden dienen te worden gevuld met gegevens over de opleiding waarvoor toelating wordt verleend. Alleen indien er géén Inschrijvingsverzoek via Studielink is ingediend, worden deze gegevens overgenomen. Is er wel een inschrijvingsverzoek van Studielink, dan krijgen de SL gegevens voorrang;
  9. Het gegeven "Velden afleiden" mag niet worden gebruikt. Laat dit veld op ‘Nee’ staan. Gebruik je hier toch ‘Ja’ , dan zullen er verkeerde data ingevuld worden door Osiris;

Klik op "Invoeren".

Mutatieverslag

Na het invoeren wordt erf een mutatie verslag aangemaakt. Klik op OK om het scherm te verlaten.

Individueel invoeren: Ga naar: Student > Studentgegevens

Om een individuele toelatingsbeschikking in te voeren ga je als volgt te werk.

  1. Zoek de juiste student op, klik op het  icoontje bij het juiste studentnummer. Selecteer het tabblad Toelatingsbeschikkingen
  2. Klik op de  ">" knop om een nieuwe regel toe te voegen
  3. Selecteer de opleiding
  4. Selecteer Voltijd / deeltijd: indien er al een SL aanmelding is wordt hier de waarde uit het tabblad ‘Inschrijving’ overgenomen. Anders geef je hier zelf aan of het om voltijd (V) of deeltijd (D) gaat, of corrigeer naar de juiste waarde.
  5. Selecteer het Examentype: indien er al een SL aanmelding is wordt hier de waarde uit het tabblad ‘Inschrijving’ overgenomen. Geef aan dat het om een master (MA) gaat.
  6. Selecteer "Ja"  voor het veld  "Akkoord". Hierbij is het belangrijk te weten dat er 4 statussen zijn met een verschillend effect: Status: "Ja" betekent een volledige toelatingsbeschikking, de student kan worden ingeschreven vanaf de datum in het veld ‘Inschrijven mogelijk vanaf’. Status "Tijdelijk" betekent dat de student tijdelijk ingeschreven kan worden, gedurende de periode die loopt tot de datum die in het veld "Geldig tot" staat. Deze status mag niet gebruikt worden. Het werkt verwarrend voor de student (denkt volledig te zijn ingeschreven en doet niets meer). Status "Voorwaardelijk" betekent dat de student niet kan worden ingeschreven. Weliswaar is er een voorwaardelijke toelating geregistreerd, maar er dienen nog aanvullende voorwaarden te worden voldaan. Wanneer aan deze aanvullende voorwaarden is voldaan, kan de status worden gewijzigd naar "Ja". Hierop moet de opleiding regelmatig controles en correcties uitvoeren. Status "Nee" betekent dat er geen toestemming is verleend. Let op want wanneer deze status bij de student wordt opgeslagen, dan zal het veld "Aanmelding ingetrokken" van het verzoek tot inschrijving gelijk worden gevuld met de datum van de dag waarop de toelatingsbeschikking wordt ingevoerd.
  7. Vul in het veld: Verstrekt door faculteit: Kies de faculteit die bij de opleiding hoort (en waarvoor je werkt)
  8. Vul in het veld: Afgiftedatum: De datum van afgifte van de beschikking, doorgaans de datum waarop de examencommissie heeft besloten tot toelating of de datum van het bachelor examen;
  9. Vul in het veld: Aanvangsdatum opleiding: Doorgaans wordt hier de datum ingevuld waarop de opleiding van start gaat. Dat zal meestal 1-9 zijn (aanvang studiejaar). Gedurende het studiejaar is het de maand opvolgend aan het BA examen of datum PM certificaat. Of als de opleiding officieel 2 instroommomenten heeft, dan is het eerst volgende instroommoment van toepassing.
  10. Vul in het veld: Inschrijving mogelijk vanaf: gelijk aan datum ‘aanvangsdatum opleiding’;
  11. Vul in het veld: Geldig tot: Wanneer de student later dan deze datum voor het eerst wordt ingeschreven, zal dat niet kunnen. Een toelatingsverklaring is 1 jaar geldig;
  12. Vul in het veld: Herkomst student: Hier kan de herkomst van de student worden vastgelegd. De waarden in deze tabel worden onderhouden in menu "Referentietabellen > Herkomsten student toelatingsbeschikking".

Communicatie vanuit CSA naar de student

Studenten krijgen vanuit CSA gerichte ‘stoplicht e-mails’ over de stand van zaken van hun aanmelding.

  • Inschrijving is alleen mogelijk op basis van een toelatingsverklaring. Vraag bij de examencommissie van de opleiding om toelating.

Heb je dit al gedaan en heb je al toelating gekregen van de opleiding dan is bovenstaande niet van toepassing.

Let op! Je toelating tot de Master kan alleen administratief verwerkt worden als je bachelorexamen behaald en verwerkt is. Is dit nog niet het geval doe dan een herinschrijving voor je Bachelor.

Afdrukken brief toelatingsbeschikking (alleen voor Dienst Studentenzaken)

Een toelatingsbeschikking mag alleen door Dienst studentenzaken worden afgedrukt en worden verstuurd namens het College van Bestuur.

Het is daarom voldoende dat de gegevens correct zijn ingevoerd. CSA gaat in de inschrijving verder met deze gegevens.

Voor CSA is de instructie Afdrukken toelatingsbeschikking van faculteit namens het CvB te beschikbaar.

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment