Doel: Meerdere contract studenten registreren door één inleesactie. Vanuit o.a. Excel kan zo'n tab gescheiden bestand worden aangemaakt. De student kunnen daarna worden ingeschreven.
Voor wie: deze werkinstructie is bedoeld voor alle gebruikers die zich bezig houden met het inschrijven van contract studenten.
Aanmaken van een bestand
Het bestand moet voldoen aan de specificaties van de leverancier.
Een template voor het invoeren van de gegevens is beschikbaar bij de lokaal functioneel beheerder van de faculteit.
Sla de excel file als tekst (tab is scheidingsteken) bestand. Er wordt dan een txt bestand aangemaakt.
De eerste regel, met de kopteksten, worden genegeerd.
Tips en trucs
- Voornamen zijn niet verplicht maar bij inlezen ontstaat een waarschuwing indien deze niet overeenkomen met de voorletters.
Voer daarom de voornamen en de voorletters beiden in. Dit is ook handig indien er later nogmaals een aanmelding komt. De student is dan beter te onderscheiden waardoor de kans op een dubbele registratie kleiner wordt. - Zowel de postcode, huisnummer,straatnaam en woonplaats zijn verplicht. Tijdens het inlezen wordt hier op basis van een interne postcode tabel op gecontroleerd.
- Vermijd tab tekens in de velden die ingelezen moeten gaan worden. De bestandsopbouw wordt hierdoor verminkt.
- Het datum formaat moet dd-mm-dd zijn.
- In verband met de privacy wetgeving, verwijder het ingelezen bestand.
Inlezen van het bestand
Het bestand kan worden ingelezen op scherm 2.1 Ga als volgt te werk
- klik op de actieknop en selecteer "Inlezen studenten"
- selecteer het in stap 1 gemaakte bestand
- kies als soort student: Contractant
- klik op de knop Inlezen