OSIRISOSIRISVolg werkinstructies ResultatenHoe kunnen cursus(resultaat)gegevens van studenten worden geëxporteerd naar excel?

Hoe kunnen cursus(resultaat)gegevens van studenten worden geëxporteerd naar excel?

Doel: OSIRIS kent de mogelijkheid om gegevens van studenten in combinatie met de cursussen die zij doen te exporteren naar Excel. dat kunnen inschrijvingen op cursussen, maar ook de resultaten, per gelegenheid, per toets etc. Ook afgeleide gegevens zoals bijvoorbeeld de voorzieningen waarvan een student gebruik maakt bij een toets, kunnen worden geexporteerd. In deze werkinstructie wordt beschreven hoe dit in zijn werk gaat.

Voor wie: Deze instructie is bedoeld voor medewerkers die zich bezig houden met verwerking van resultaten, en cursussen, en medewerkers die ad hoc management informatie op facultair nuveau moeten opleveren.  

Ga naar: >Student > Student> Exporteer student-cursusgegevens

Om student cursusgegevens te exporteren ga je als volgt te werk

  1. Ga naar menu "Exporteer student-cursusgegevens"
  2. Maak een relevante selectie.
  3. Klik op de zoek knop
  4. Bekijk het gevonden resultaat. Let op: je vindt hier records op het niveau van de student - cursus. dat kan dus betekenen dat je voor dezelfde student en dezelfde cursus meerdere records vindt. Een student kan tenslotte een inschrijving op dezelfde  cursus hebben gehad in meerdere collegejaren of binnen een collegejaar in meerdere aanvangsblokken.
  5. Klik nu op ofwel het icoon voor export, of op de knop "Actie exporteer"

Definieer de te exporteren records

Je krijgt nu een tussenscherm te zien waarin je de keuze krijgt om alleen de gegevens van de geselecteerde rijen te exporteren of alle. Meestal wil je alle rijen exporteren omdat je de set reeds hebt gedefinieerd in de voorgaande stap tijdens het zoeken. verder kun je kiezen tussen het maken van een nieuw overzicht (met te exporteren velden)  of een bestaand overzicht waarin je van tevoren reeds te exporetren velden bij elkaar hebt gezet.

Klik na te hebben gekozen op de knop "Volgende"

Te exporteren velden selecteren

Nu kom je in het scherm waar je de te exporteren velden kunt selecteren. Niet elke gebruiker ziet hier dezelfde velden, omdat per profiel wordt vastgesteld welke gegevens een gebruiker mag exporteren. Op die manier wordt de privacy van de gegevens gewaarborgd. Om de te exporetren velden te selecteren ga je als volgt te werk.

  1. Selecteer de velden (klap eventueel de menu's uit door op de "+" knop te klikken. Mogelijk hebben andere gebruikers dus andere velden hier, omdat de velden die je tot je beschikking hebt, afhankelijk zijn van je outorisatieprofiel. Naast de 'gewone' velden zijn er ook  zgn. 'conditie' velden. Deze beginnen altijd met "C_". Hiermee kan de set gegevens worden beperkt. Door bijvoorbeeld te kiezen voor het veld "C_aleen_1e_gelegenheid" exporteer je alleen de records van de cursussen waarvan bij de student staat genorteerd dat het de eerste gelegenheid is.  Mocht er een gegevens ontbreken, neem dan contact op met de lokaal functioneel beheerder van je faculteit.
  2. Wanneer je het gegeven hebt geselecteerd (bij 1)  klik dan op het "pijltje" naar rechts om het veld toe te voegen aan de te selecteren velden (rechts).
  3. M.b.v. de "omhoog" en "Omlaag" knoppen kun je de exportvolgrde van de velden (kolommen) bepalen.  
  4. Optioneel kun je ook nog op het menu "BEHEER" klikken om daar de zojuist gemaakte veld volgorde op te slaan. Zo kun je de velden en de volgorde een volgende keer weer gebruiken. Dat kan handig zijn wanneer je de export vaker moet doen met verschillende gegevenssets, in een bepaald standaard format.
  5. Klik op Uitvoeren (standaard wordt excel formaat gebruikt, (ascii is ook mogelijk).

Na het uitvoeren zal er onder in de browser een bestand worden getoond waarop je kunt klikken. dat bestand zal vervolgens in Excel openen.

 

Open het excel bestand met de geexporteerde gegevens

Het excel bestand is nu geopend. In dit geval zijn niet alle rijen voorzien van een toetsdatum en resultaat. Dat kan, omdat een aanmelding voor een toets feitelijk een resultaat zonder resultaat is. M.a.w. een record zonder toetsdatum en resultaat is een aanmelding.

TIP: kolommen zoals die van "resultaat" worden in principe als tekst geopend. Wanneer je er cijfers van wilt maken kun je gebruik maken van de excel functie "Tekst naar kolommen". Op die manier kun je rekenen met de waarden in de cellen (tenminste als het ook daadwerkelijk cijfers zijn).

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment