OSIRISFacultaire werkinstructiesRadboud Health Academy AANMELDEN ONDERWIJSHoe verwerk ik de inschrijvingen met voorkeuren?

Hoe verwerk ik de inschrijvingen met voorkeuren?

Vanaf voorjaar 2021 kunnen studenten in OSIRIS Student voor een groep cursussen aangeven welke voorkeuren zij hebben voor de cursussen via voorinschrijving. Na afloop van de voorinschrijvingsperiode kan de onderwijsadministratie een loting uitvoeren en studenten inschrijven op de cursussen. De handleiding hieronder beschrijft de stappen om de loting uit te voeren, aanpassingen te verrichten en studenten in te schrijven op de cursussen.

Stap 1: Ga naar het scherm met het overzicht van de blokken

Ga in Osiris Basis naar scherm 2.4.80 en vul het juiste collegejaar en eventueel het blok in waarvoor je de loting wilt uitvoeren. Als je alleen het collegejaar invult, krijg je een overzicht van alle blokken waarvoor een loting uitgevoerd kan worden met alle relevante gegevens (zie hieronder):

  • Looptijd van het blok
  • Voorinschrijvingsperiode
  • Minimum en maximum aantal voorkeuren (loting) aan te geven door de student
  • Minimum en maximum aantal inschrijvingen voor cursussen na de loting
  • Is de loting gepubliceerd?
  • Aantal studenten die voorkeuren hebben opgegeven voor de cursussen in dit blok

 Pas eventueel de weergave van de kolommen aan via Kolommen beheren.

Stap 2: Kies het blok waarvoor je de loting wilt uitvoeren

Zodra je hier bent, kun je kiezen voor submenu Blok, Cursussen en Studenten.

In scherm 2.4.81 (Blok) zie je nogmaals een overzicht met gegevens over het blok, zoals ook weergegeven in de kolommen in scherm 2.4.80.

Overzicht van de cursussen (scherm 2.4.82), vóór loting:

In scherm 2.4.82 (Cursussen) staat een overzicht van de cursussen in het blok, het aantal studenten dat een voorkeur heeft opgegeven en (na de loting) het aantal studenten dat op de wachtlijst is geplaatst voor de cursus. Voordat de loting heeft plaatsgevonden is het onderste deel van het scherm met de studenten nog leeg; er zijn in dit stadium nog geen studenten ingeloot.

Overzicht van de studenten (scherm 2.4.83), vóór loting:

In scherm 2.4.83 staat de lijst met studenten die voorkeuren hebben opgegeven. Bij het aanklikken van een student in het bovenste deel van het scherm zie je in het onderste deel van het scherm welke voorkeuren de student heeft gekozen.

Stap 3: Geef aan of er voor bepaalde cursussen en/of studenten de loting genegeerd moet worden

Als er cursussen zijn waarvoor studenten geselecteerd worden of er studenten zijn die zeker geplaatst moeten worden (of niet), kun je aangeven dat de loting genegeerd moet worden in scherm 2.4.82 en 2.4.83. Houd er wel rekening mee dat het maximaal aantal beschikbare plaatsen in een cursus niet wordt overschreden. Deze stap kan ook uitgevoerd worden na de eerste (concept) loting. Ook dan opletten dat het maximaal aantal studenten per cursus en/of maximaal aantal cursussen per student niet wordt overschreden. 

In de kolom daarnaast kan de reden voor het negeren aangeven:

Stap 4 (optioneel): voeg de voorkeuren van studenten toe

Het is  mogelijk om de voorkeuren van een groep studenten (die bijvoorbeeld nog geen toegang hebben tot Osiris) te importeren vanuit een Excel bestand. Een jaarlijks terugkerend voorbeeld zijn de aanstaande pre-masterstudenten.

Het bestand moet dan wel een specifieke opmaak hebben. Om zeker te weten dat de opmaak goed is, ga dan als volgt te werk:

  1. Maak een export van de voorkeuren die er tot dan toe zijn.
  2. Open het Excel bestand en maak de kolommen van de studenten leeg. De veldnamen laat je staan.
  3. Vul het Excel bestand met de studenten en de voorkeuren en sla het op. Zorg ervoor dat studentnummer en voorkeur de celopmaak 'tekst' hebben en geen cijferopmaak. Het inlezen gaat anders niet goed.
  4. Importeer die bestand via de actie 'Importeren voorkeuren'.

Stap 5: Voer de (concept) loting uit

Je kunt de loting uitvoeren vanuit scherm 2.4.82 of 2.4.83. Via de actie 'loten'. In het controlescherm staan een aantal controles standaard aangevinkt en heb je een aantal opties die aan- of uit kunt vinken, bijvoorbeeld:

  • Opnieuw genereren van lotnummers? Bij herhaalde loting worden bij keuze 'nee' (standaard) de eerder gegenereerde lotnummers per student aangehouden, zodat de loting niet veel anders uitpakt dan de eerdere loting. Bij keuze 'ja' worden opnieuw lotnummers gegenereerd en worden de studenten in een andere volgorde geplaatst op hun voorkeur.
  • Aantal plaatsen vrij houden per cursus: als je deze wilt vrijhouden voor een groep studenten die later mag inschrijven.

Stap 6: Controleer de uitkomst van de loting

Nadat de loting heeft plaatsgevonden (dit kan een tijdje in beslag nemen) krijg je een overzicht van het aantal geplaatste studenten per cursus en voor welke voorkeur elke student geplaatst is op de wachtlijst (dus nog geen echte cursusinschrijving). Tenzij je kiest voor loting publiceren, krijgt de student hiervan nog geen melding. Het is dus nog mogelijk om - als dit nodig is - een aantal aanpassingen te doen op de plaatsingen. Toelichting op de nummeringen in scherm 2.4.82, overzicht cursussen:

  1. Hierboven verschijnt de melding als de loting is uitgevoerd.
  2. In deze kolom zie je het aantal studenten dat een voorkeur heeft opgegeven voor de cursus.
  3. In deze kolom wordt het aantal studenten weergegeven dat op de wachtlijst voor de cursus is geplaatst.
  4. In het onderste deel van het scherm met de namen van de studenten zie je per aangeklikte cursus welke studenten hier een voorkeur voor hebben opgegeven en welke studenten zijn geplaatst (cijfer 6)
  5. In deze kolom staat weergegeven of de loting genegeerd is of dat je hebt aangegeven of de loting genegeerd moest worden.

In dit scherm is het ook mogelijk om te controleren hoeveel studenten op hun eerste voorkeur zijn geplaatst voor de cursus, door in het onderste deel te filteren op kolom 'geplaatst'= ja. Je ziet dan of de geplaatste studenten op 1e of andere voorkeur zijn geplaatst op de wachtlijst.

Stap 7(optioneel): maak aanpassingen en loot opnieuw

Er kunnen redenen zijn waardoor je niet tevreden bent met de uitkomst van de loting, bijvoorbeeld als een cursus te weinig plaatsingen heeft. Je kunt de plaatsingen veranderen en verschuivingen doorvoeren door voor een aantal studenten de loting te negeren door wel of niet te plaatsen. Let hierbij op dat het maximaal aantal plaatsen per cursus of maximaal aantal cursussen per student niet overschreden wordt!

Als je klaar bent met alle cursussen en studenten, voer je de loting nogmaals uit. Genereer geen nieuwe lotnummers. De loting wordt nu opnieuw uitgevoerd met de aanpassingen die je hebt gemaakt.

Je kunt stap 5 t/m 7 net zo vaak uitvoeren als je wilt, totdat er een optimale plaatsing is voor de cursussen. Daarna ga je pas over tot het definitief inschrijven van de studenten.

Zo lang je nog in de stap 'loten' bent, zijn alle opgegeven voorkeuren van de studenten zichtbaar in Osiris. Bij het uiteindelijk inschrijven van de studenten na loting op de cursussen zijn de voorkeuren van de student niet meer terug te vinden en verdwijnen de niet geplaatste studenten van de wachtlijsten van de cursussen in het blok. Als er behoefte is om de voorkeuren van de student voorafgaand aan de loting te bewaren, kan er een export van de voorkeuren gemaakt worden via een actie in scherm 2.4.83.

Stap 8: schrijf de studenten in voor de cursussen

Als de verdeling van de studenten over de cursussen goed is, kun je de studenten inschrijven voor de cursussen via de actie 'Inschrijven'.  Dit kan zowel in detailpagina 2.4.82 (Cursussen) als in detailpagina 2.4.83 (Studenten).

Pas na deze actie zijn de studenten definitief ingeschreven voor de cursus en krijgen zij een automatische melding via Osiris dat zij zijn ingeschreven.