Voor cursussen zijn vaak maar een beperkt aantal plaatsen beschikbaar. Om de beschikbare plaatsen zo goed mogelijk te verdelen, is het gewenst dat studenten hun voorkeuren van tevoren bekend kunnen maken.
Sinds 2021 is er een functionaliteit beschikbaar, waar per blok ingericht kan worden hoeveel voorkeuren een student kan opgeven binnen een groep cursussen binnen dat blok, op hoeveel cursussen de student zal worden ingeschreven en welke doelgroepen voorrang krijgen bij de loting.
Deze handleiding is bedoeld voor het inrichten van een blok met cursussen.
Een uitgebreide beschrijving van de functionaliteit is te lezen in FO 20_10 (CACI documentatie).
Inrichting van onderdelen
Voor de functionaliteit Voorinschrijving met voorkeuren moeten de volgende onderdelen worden ingericht:
- Voorinschrijvingsperiode en voorkeuren inrichten in het blok
- Parameters van de cursussen die meedoen inrichten
- Plaatsingsprocedure cursus instellen (ingesloten doelgroepen)
- Autorisaties toekennen aan de gebruikers van de functionaliteit
Voorinschrijvingsperiode en aantal voorkeuren inrichten in het blok
In scherm 3.3.03 (referentietabel blokken) zijn kolommen toegevoegd:
- minimum aantal voorkeuren (loting)
- maximum aantal voorkeuren (loting)
- minimum aantal inschrijvingen (loting)
- maximum aantal inschrijvingen (loting)
- minimum aantal punten inschrijvingen (loting)
Deze velden zijn standaard leeg. Om in een blok gebruik te kunnen maken van voorinschrijving met loting dient er een minimum en maximum aantal voorkeuren en en minimum en maximum aantal inschrijvingen en/of studiepunten ingevuld te worden.
Voorbeeld: in onderstaande blokkentabel kunnen voor cursussen in het blok KT-PER2 minimaal 7 en maximaal 7 voorkeuren aangeven en zal elke student in 1 cursus ingeschreven worden.
Daarnaast wordt aangegeven wanneer de voorinschrijvingsperiode voor de cursussen in dit blok plaatsvindt. Deze periode geldt alleen voor de cursussen in dit blok waarbij is aangegeven dat er sprake is van voorinschrijving.
Parameters van de cursussen inrichten
Scherm 1.1.01:
- Wachtlijst = ja
- Voorinschrijving = ja, met voorkeuren
- In- en uitschrijven via OSIRIS Student = ja
- Voor de duidelijkheid kan er bij plaatsingsprocedure 'loting' ingevoerd worden.
Scherm 1.1.04:
Zorg dat de inschrijving op minstens één van de werkvormen werkvorm de waarde 'automatisch' heeft.
Scherm 1.1.17:
Geef hier (eventueel per blok, als de cursus meerdere keren wordt gegeven, het maximum aantal deelnemers per cursus op. Als bij een cursus in opgegeven dat er sprake is van voorinschrijving met voorkeuren dan moeten alle werkvormen van deze cursus in menu 1.1.17 hetzelfde aantal werkvormgroepen hebben.
In scherm 3.8.54 is al opgegeven wat er in de onderwijscatalogus getoond moet worden in het geval er wel/geen sprake is van voorinschrijving.
Als een student een cursus gaat zoeken via de normale route voor cursusinschrijving, dan worden cursussen die open staan voor voorinschrijving (met voorkeuren) ook gevonden als ‘open voor cursusinschrijving’. Bij een inschrijfpoging voor deze cursus zal er een foutmelding komen. Naast de foutmelding is er direct een link (knop) aanwezig om naar het ‘voorinschrijven keuzeonderwijs’ scherm te navigeren.
Plaatsingsprocedure cursus instellen (ingesloten doelgroepen)
In scherm 1.1.35 is het mogelijk om ingesloten doelgroepen te definiëren en een volgorde van loting in te stellen voor de doelgroepen. Voor elke ingesloten doelgroep kan een maximaal aantal studenten per doelgroep aangegeven worden, maar de waarde kan ook leeg gelaten worden. In dat geval wordt iedereen binnen de doelgroep die voorrang krijgt ingeloot zo lang er plaats is in de cursus.
In scherm 1.1.35 (ingesloten doelgroepen bij een cursus) is in de tabel met doelgroepen een extra kolom ‘Volgorde bij loting’ gekomen. De tabel zal gesorteerd worden op dit veld, met het laagste nummer bovenaan. Indien er geen volgorde is opgegeven, zal alsnog gesorteerd worden op de doelgroepcode. Vul in de kolom 'volgorde bij loting' in welke doelgroep voorrang krijgt. Het is niet verplicht om een volgorde per doelgroep op te geven.
Studenten die niet tot een doelgroep behoren, worden niet geplaatst. Via de doelgroep 'Overige' kan kan er ingericht worden dat in feite alle studenten tot een doelgroep behoren, aangezien daar automatisch alle studenten toe behoren die niet tot een van de andere doelgroepen behoren. Dit is bestaande functionaliteit.
Alle selectiefilters die in scherm 2.1 (zoek student) aanwezig zijn kunnen gebruikt worden om een doelgroep te definiëren.
Autorisatie toekennen aan gebruikers
Medewerkers die de voorinschrijving gaan verwerken hebben het profiel V_CURSUS_VI_VK nodig. Dit profiel kan op decentraal niveau worden uitgedeeld na aanvraag van CFB.
Er is een RU-werkinstructie beschikbaar voor het verwerken van de voorinschrijvingen en uitvoeren van de loting: Hoe verwerk ik de inschrijvingen met voorkeuren?