7. Verwerken van het toelatingsbesluit door facultair verwerker

Zodra de toelatingscommissie een besluit heeft genomen over de toelating van de student, moet dit besluit en - indien van toepassing - de toelatingsvoorwaarden nog worden verwerkt in Osiris door de facultair verwerker. Nadat het besluit is vastgelegd, informeert Student Admissions de student over zijn of haar aanmelding.

Nadat een aanmelding is doorgezet naar de toelatingscommissie, komt de aanmelding binnen in een filter. De status van de rubriek ‘Besluit toelating door Toelatingscommissie’ staat op dit moment op ‘Beoordelen’. De leden van de Toelatingscommissie vullen hun besluit in, en na indienen is het definitieve besluit te zien in de rubriek. De facultaire verwerker moet dit besluit dan verwerken in de rubriek 'Besluit toelaatbaarheid'. De status van de rubriek wordt door de verwerker op ‘(Voorwaardelijk) toegelaten’, ‘Niet toegelaten’ of ‘Niet toegelaten tot master, (voorwaardelijk) toegelaten tot premaster’ gezet. Bij studenten met een Nederlandse vooropleiding kan een student direct worden toegelaten tot een pre-Master, waarbij een gemiddelde cijfereis van toepassing kan zijn. 

Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een Bachelor of Master

Als een student (voorwaardelijk) is toegelaten, wordt onder ‘Diploma toelating’ het diploma of de diploma’s op basis waarvan de student is toegelaten ingevuld. Dit zijn de diploma’s die de student voor zijn of haar inschrijving moet opsturen. In het veld ‘Taaleis’ wordt voor zowel de Engelse als Nederlandse taaleis aangegeven wat op de student van toepassing is. Bij de Engelse taaleis kan gekozen worden uit ‘Vrijstelling op basis van vooropleiding’, ‘Vrijstelling op basis van nationaliteit’ (bijvoorbeeld een Britse of Amerikaanse student), ‘Algemene vrijstelling op basis van een interview’ (bijvoorbeeld op basis van werkervaring), ‘Huidig certificaat geaccepteerd’ (verwijzend naar het certificaat dat al door de student is gedeeld) of ‘(Nieuw) certificaat nodig’.

Bij de Nederlandse taaleis kan gekozen worden uit ‘Vrijstelling op basis van vooropleiding’ (zie de regeling aanmelding en inschrijving), ‘Vrijstelling op basis van een afspraak met decaan’ (bijvoorbeeld bij studenten met een Nederlandse nationaliteit, maar geen geaccepteerd diploma volgens de regeling), ‘Huidig certificaat geaccepteerd’ of ‘Nieuw certificaat nodig’.

Onder ‘Aanvullende certificaten’ kan een wiskundetoets, intake interview met een professor of GMAT certificaat worden gevraagd met een score van minimaal 600 of 610. Als er geen aanvullende eisen zijn, wordt gekozen voor ‘Geen’. In het veld ‘Overige voorwaarden’ kunnen eventuele andere voorwaarden worden opgegeven, bijvoorbeeld een Boswell/CCVX certificaat (natuurkunde, scheikunde, e.d.) of ander certificaat. De onderste twee velden worden leeggelaten.

Bij Bachelorstudenten neemt de Toelatingscommissie ook een besluit over de Studiekeuzecheck.

Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een pre-Master (buitenlandse vooropleiding)

In het geval dat een student is afgewezen voor een Master, maar is toegelaten tot een pre-Master, worden alle velden ingevuld. De eerste vier velden worden ingevuld met de inschrijfeisen voor de pre-Master, en de onderste twee velden worden ingevuld met de afwijzingsreden(en) voor de Master.

Het is bij de toelating mogelijk om een bestand toe te voegen, zoals een pre-Master programma beschrijving. Dit bestand wordt dan ook toegevoegd aan het toelatingsbesluit. Het bestand kan worden toegevoegd in het menu 'Uploads' door te klikken op het groene plus-teken.

Als rubriek moet worden gekozen voor 'Besluit toelating door Toelatingscommissie' en als vraag 'Pre-master programma'. Daarna kan door middel van 'Choose file' het bestand worden gekozen en toegevoegd. Het bestand is daarna ook zichtbaar in de aanmelding in het toelatingsbesluit.

Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een pre-Master (Nederlandse vooropleiding)

In tegenstelling tot studenten met een buitenlandse vooropleiding hoeven studenten met een Nederlandse vooropleiding zich niet eerst voor een Master aan te melden, maar zij kunnen zich direct aanmelden voor de pre-Master. In het besluit hoeft dus alleen worden vastgelegd of de student is toegelaten of niet, en wat de toelatingseisen of afwijzingsredenen zijn. 

Bij de pre-Master aanmeldingen van een aantal faculteiten kan een gemiddelde cijfereis worden gevraagd.

Het is bij de toelating mogelijk om een bestand toe te voegen, zoals een pre-Master programma beschrijving, ter interne communicatie. Dit bestand wordt niet toegevoegd aan het toelatingsbesluit of op een andere manier aan de student gestuurd. Het bestand kan worden toegevoegd in het menu 'Uploads' door te klikken op het groene plus-teken.

Als rubriek moet worden gekozen voor 'Besluit toelating door Toelatingscommissie' en als vraag 'Pre-master programma'. Daarna kan door middel van 'Choose file' het bestand worden gekozen en toegevoegd. Het bestand is daarna ook zichtbaar in de aanmelding in het toelatingsbesluit.

Student is niet toegelaten tot een Bachelor of (pre-)Master

Als een student niet is toegelaten, wordt de reden hiervoor opgegeven in het veld ‘Reden afwijzing’. Hiervoor kan worden gekozen uit ‘Niveau vooropleiding onvoldoende’, ‘Onvoldoende niveau wiskunde’, ‘Onvoldoende relevante vakken in de vooropleiding’, of een combinatie van beide. Eventuele andere redenen, zoals onvoldoende stage ervaring, kunnen worden toegevoegd onder ‘Andere reden afwijzing’. De overige velden worden niet ingevuld.

Bij aanmeldingen van studenten met een Nederlandse vooropleiding kan ook worden gekozen voor 'Startdatum is niet mogelijk'. Dit vervangt de papieren Verzoek Verlate Inschrijvingen. Als de startdatum niet mogelijk is, kan meteen een alternatief startmoment worden opgegeven dat wél mogelijk is. Dit wordt dan aan de student gecommuniceerd, en deze kan zich dan eventueel opnieuw aanmelden voor de juiste startdatum. 

Gemiddelde cijfereis (Nederlandse vooropleiding)

Naast het invullen van het diploma toelating, de taaleisen en eventuele aanvullende certificaten kan voor pre-Master aanmeldingen bij NSM, FTR en FdR en Bachelor aanmeldingen bij FdR en FdL van studenten met een Nederlandse vooropleiding ook worden aangegeven of er sprake is van een gemiddelde cijfereis. De antwoordopties zijn hierbij:

  • Nee
  • Ja, standaard gemiddelde (dit is per faculteit ingericht, bijvoorbeeld minimaal 7,0 bij FTR)
  • Ja, anders (de precieze eisen worden ingevuld onder 'Overige voorwaarden')

Meer informatie over de verwerking van de cijferlijst is hier te vinden.

Hogerejaarsverzoek

Als het dossier door een medewerker van Student Admissions bij de controle is beoordeeld als Compleet wordt de rubriek Hogerejaarsverzoek actief. In deze rubriek moet de faculteit extra vragen beantwoorden. De vervolgstappen staan in deze rubriek ook beschreven. 

Er is geen apart filter voor aanmeldingen met een hogerejaarsverzoek. Deze aanmeldingen staan in het "normale" filter voor toelatingsbesluiten.

Student mag instromen in hogere jaar

Als de student mag instromen in een hoger jaar, dan ontvangt hij/zij een normale (voorwaardelijke) toelatingsmail van Student Admissions. De procedure verloopt dan verder hetzelfde.

Student mag niet instromen in hogere jaar, en ook niet in eerste jaar

Als de student niet mag instromen in een hoger jaar en ook niet in het eerste jaar, dan ontvangt hij/zij de afwijzingsmail van Student Admissions. Hierin wordt ook aangegeven dat de student ook niet in het eerste jaar kan starten.

Student mag niet instromen in hogere jaar, maar wel in eerste jaar

Als de student niet mag instromen in een hoger jaar, maar wel in het eerste jaar, dan ontvangt de student een (automatische) mail met het verzoek om in OSIRIS Application aan te geven of hij/zij hiermee akkoord gaat. De rubriek Informeren student door Student Admissions staat dan op Wacht op student (VVI en/of hogerejaars).

Student gaat akkoord

Als de student akkoord gaat, ontvangt hij/zij de normale (voorwaardelijke) toelatingsmail. CSA zet het hogerejaarsverzoek van de student bij de inschrijving om naar Nee. Deze aanmeldingen zijn te vinden in het filter CSA = CSA hogerejaarsverzoek omzetten naar 'nee'. De student hoeft zich dus niet opnieuw aan te melden in Studielink.

Student gaat niet akkoord

Als de student niet akkoord gaat, dan ontvangt hij/zij een automatisch bericht dat de aanmelding wordt geannuleerd. De rubriek Informeren student door Student Admissions krijgt automatisch de status E-mail verstuurd. De aanmelding wordt daarna door CSA geannuleerd, die de aanmelding vindt in het filter CSA hogerejaarsverzoek, student niet akkoord 1e jaar, aanmelding intrekken.

Verzoek verlate inschrijving

Als het dossier door een medewerker van Student Admissions bij de controle is beoordeeld als Compleet wordt de rubriek Verzoek Verlate Inschrijving actief. In deze rubriek moet de faculteit extra vragen beantwoorden. De vervolgstappen staan in deze rubriek ook beschreven.

Er is geen apart filter voor aanmeldingen met een verzoek verlate inschrijving. Deze aanmeldingen staan in het "normale" filter voor toelatingsbesluiten.

Student mag starten op gewenste ingangsdatum

Als de student mag starten op de gewenste ingangsdatum wordt de toelating zoals normaal verwerkt. De student ontvangt dus de reguliere (voorwaardelijke) toelatingsmail, met als enige verschil een andere startdatum en inschrijfdeadline.

De inschrijfdeadline wordt gezet op de dag voor het begin van de studie. Als een student per 1 oktober mag beginnen, wordt de inschrijfdeadline dus 30 september.

Student mag niet starten op gewenste ingangsdatum, maar wel op een andere datum in hetzelfde academisch jaar

Als de student niet mag starten op de gewenste ingangsdatum, maar wel op een andere datum in hetzelfde academisch jaar, dan ontvangt de student een (automatische) mail met het verzoek om in OSIRIS Application aan te geven of hij/zij hiermee akkoord gaat. De rubriek Informeren student door Student Admissions staat dan op Wacht op student (VVI en/of hogerejaars).

Student gaat akkoord

Als de student akkoord gaat, ontvangt hij/zij de normale (voorwaardelijke) toelatingsmail met als enige verschil een andere startdatum en inschrijfdeadline. CSA past daarna de ingangsdatum bij de inschrijving van de student aan. Deze aanmeldingen zijn te vinden in het filter CSA = CSA VVI student akkoord met alternatief, startdatum aanpassen

Student gaat niet akkoord

Als de student niet akkoord gaat, dan ontvangt hij/zij een automatisch bericht dat de aanmelding wordt geannuleerd. De rubriek Informeren student door Student Admissions krijgt automatisch de status E-mail verstuurd. De aanmelding wordt daarna door CSA geannuleerd, die de aanmelding vindt in het filter CSA VVI afgewezen, aanmelding intrekken.

Student mag niet starten op gewenste ingangsdatum, maar wel op een andere datum in een ander academisch jaar

Als de student niet mag starten op de gewenste ingangsdatum, maar wel op een andere datum in een ander academisch jaar, dan ontvangt hij/zij een automatische mail met de datum die wél mogelijk is en dat er een nieuw inschrijfverzoek moet worden ingediend in Studielink als de student hiervan gebruik wilt maken. In de mail wordt ook aangegeven dat de huidige aanmelding zal worden teruggetrokken. CSA vindt de aanmelding in het filter CSA VVI afgewezen, aanmelding intrekken. De status van Informeren staat bij deze studenten automatisch op Email verstuurd.

Direct toelaatbare studenten

Studenten met een direct toelaatbare Nederlandse vooropleiding die een verzoek verlate inschrijving indienen, worden ook via OSIRIS behandeld. Nadat ze zijn gekoppeld, komen ze in het reguliere toelatingsbesluit filter (OPL toelatingsbesluit en OPL toelatingsbesluit NL) binnen, maar er is ook een apart filter ingericht (OPL VVI beoordelen (direct toelaatbare studenten) met alleen deze studenten.

De werkwijze bij deze studenten is hetzelfde als bij studenten met een niet direct toelaatbare Nederlandse vooropleiding. Het enige verschil is dat bij een alternatieve startdatum in hetzelfde academische jaar geen voorwaarden voor een toelatingsbesluit hoeven worden ingevuld. Er is namelijk geen toelatingsbesluit nodig.

Nadat de aanmelding is beoordeeld en het besluit is ingevuld in de rubriek ‘Besluit toelating door Toelatingscommissie’ wordt de status van de rubriek ‘Behandeling door facultaire verwerker’ op ‘Dossier verwerkt’ gezet. De aanmelding wordt dan automatisch doorgezet naar ‘Informeren student door Admissions Office’, en de status van deze rubriek komt te staan op ‘Informeren’.

Vanaf mei 2021 verwerken faculteiten de INK-NL-MASTER-INTERN aanmeldingen van studenten die nu al aan de Radboud Universiteit studeren zelf. Het invoeren van het toelatingsbesluit verloopt hetzelfde zoals hierboven beschreven, maar het informeren wordt niet door het Admissions Office verzorgd maar door de faculteit zelf.