7. Verwerken van het toelatingsbesluit door facultair verwerker

Zodra de toelatingscommissie een besluit heeft genomen over de toelating van de student, moet dit besluit en - indien van toepassing - de toelatingsvoorwaarden nog worden verwerkt in Osiris door de facultair verwerker. Nadat het besluit is vastgelegd, informeert Student Admissions de student over zijn of haar aanmelding.

Nadat een aanmelding is doorgezet naar de toelatingscommissie, komt de aanmelding binnen in een filter. De status van de rubriek ‘Besluit toelating door Toelatingscommissie’ staat op dit moment op ‘Beoordelen’. De leden van de Toelatingscommissie vullen hun besluit in, en na indienen is het definitieve besluit te zien in de rubriek. De facultaire verwerker moet dit besluit dan verwerken in de rubriek 'Besluit toelaatbaarheid'. De status van de rubriek wordt door de verwerker op ‘(Voorwaardelijk) toegelaten’, ‘Niet toegelaten’ of ‘Niet toegelaten tot master, (voorwaardelijk) toegelaten tot premaster’ gezet. Bij studenten met een Nederlandse vooropleiding kan een student direct worden toegelaten tot een pre-Master, waarbij een gemiddelde cijfereis van toepassing kan zijn. 

Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een Bachelor of Master

Als een student (voorwaardelijk) is toegelaten, wordt onder ‘Diploma toelating’ het diploma of de diploma’s op basis waarvan de student is toegelaten ingevuld. Dit zijn de diploma’s die de student voor zijn of haar inschrijving moet opsturen. In het veld ‘Taaleis’ wordt voor zowel de Engelse als Nederlandse taaleis aangegeven wat op de student van toepassing is. Bij de Engelse taaleis kan gekozen worden uit ‘Vrijstelling op basis van vooropleiding’, ‘Vrijstelling op basis van nationaliteit’ (bijvoorbeeld een Britse of Amerikaanse student), ‘Algemene vrijstelling op basis van een interview’ (bijvoorbeeld op basis van werkervaring), ‘Huidig certificaat geaccepteerd’ (verwijzend naar het certificaat dat al door de student is gedeeld) of ‘(Nieuw) certificaat nodig’.

Bij de Nederlandse taaleis kan gekozen worden uit ‘Vrijstelling op basis van vooropleiding’ (zie de regeling aanmelding en inschrijving), ‘Vrijstelling op basis van een afspraak met decaan’ (bijvoorbeeld bij studenten met een Nederlandse nationaliteit, maar geen geaccepteerd diploma volgens de regeling), ‘Huidig certificaat geaccepteerd’ of ‘Nieuw certificaat nodig’.

Onder ‘Aanvullende certificaten’ kan een wiskundetoets, intake interview met een professor of GMAT certificaat worden gevraagd met een score van minimaal 600 of 610. Als er geen aanvullende eisen zijn, wordt gekozen voor ‘Geen’. In het veld ‘Overige voorwaarden’ kunnen eventuele andere voorwaarden worden opgegeven, bijvoorbeeld een Boswell/CCVX certificaat (natuurkunde, scheikunde, e.d.) of ander certificaat. De onderste twee velden worden leeggelaten.

Bij Bachelorstudenten neemt de Toelatingscommissie ook een besluit over de Studiekeuzecheck.

Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een pre-Master (buitenlandse vooropleiding)

In het geval dat een student is afgewezen voor een Master, maar is toegelaten tot een pre-Master, worden alle velden ingevuld. De eerste vier velden worden ingevuld met de inschrijfeisen voor de pre-Master, en de onderste twee velden worden ingevuld met de afwijzingsreden(en) voor de Master.

Het is bij de toelating mogelijk om een bestand toe te voegen, zoals een pre-Master programma beschrijving. Dit bestand wordt dan ook toegevoegd aan het toelatingsbesluit. Het bestand kan worden toegevoegd in het menu 'Uploads' door te klikken op het groene plus-teken.

Als rubriek moet worden gekozen voor 'Besluit toelating door Toelatingscommissie' en als vraag 'Pre-master programma'. Daarna kan door middel van 'Choose file' het bestand worden gekozen en toegevoegd. Het bestand is daarna ook zichtbaar in de aanmelding in het toelatingsbesluit.

Student is (voorwaardelijk) toegelaten tot een pre-Master (Nederlandse vooropleiding)

In tegenstelling tot studenten met een buitenlandse vooropleiding hoeven studenten met een Nederlandse vooropleiding zich niet eerst voor een Master aan te melden, maar zij kunnen zich direct aanmelden voor de pre-Master. In het besluit hoeft dus alleen worden vastgelegd of de student is toegelaten of niet, en wat de toelatingseisen of afwijzingsredenen zijn. 

Bij de pre-Master aanmeldingen van een aantal faculteiten kan een gemiddelde cijfereis worden gevraagd.

Het is bij de toelating mogelijk om een bestand toe te voegen, zoals een pre-Master programma beschrijving, ter interne communicatie. Dit bestand wordt niet toegevoegd aan het toelatingsbesluit of op een andere manier aan de student gestuurd. Het bestand kan worden toegevoegd in het menu 'Uploads' door te klikken op het groene plus-teken.

Als rubriek moet worden gekozen voor 'Besluit toelating door Toelatingscommissie' en als vraag 'Pre-master programma'. Daarna kan door middel van 'Choose file' het bestand worden gekozen en toegevoegd. Het bestand is daarna ook zichtbaar in de aanmelding in het toelatingsbesluit.

Student is niet toegelaten tot een Bachelor of (pre-)Master

Als een student niet is toegelaten, wordt de reden hiervoor opgegeven in het veld ‘Reden afwijzing’. Hiervoor kan worden gekozen uit ‘Niveau vooropleiding onvoldoende’, ‘Onvoldoende niveau wiskunde’, ‘Onvoldoende relevante vakken in de vooropleiding’, of een combinatie van beide. Eventuele andere redenen, zoals onvoldoende stage ervaring, kunnen worden toegevoegd onder ‘Andere reden afwijzing’. De overige velden worden niet ingevuld.

Bij aanmeldingen van studenten met een Nederlandse vooropleiding kan ook worden gekozen voor 'Startdatum is niet mogelijk'. Dit vervangt de papieren Verzoek Verlate Inschrijvingen. Als de startdatum niet mogelijk is, kan meteen een alternatief startmoment worden opgegeven dat wél mogelijk is. Dit wordt dan aan de student gecommuniceerd, en deze kan zich dan eventueel opnieuw aanmelden voor de juiste startdatum. 

Gemiddelde cijfereis (Nederlandse vooropleiding)

Naast het invullen van het diploma toelating, de taaleisen en eventuele aanvullende certificaten kan voor pre-Master aanmeldingen bij NSM, FTR en FdR en Bachelor aanmeldingen bij FdR van studenten met een Nederlandse vooropleiding ook worden aangegeven of er sprake is van een gemiddelde cijfereis. De antwoordopties zijn hierbij:

  • Nee
  • Ja, standaard gemiddelde (dit is per faculteit ingericht, bijvoorbeeld minimaal 7,0 bij FTR)
  • Ja, anders (de precieze eisen worden ingevuld onder 'Overige voorwaarden')

Als er sprake is van een gemiddelde eis, wordt automatisch een nieuwe Checklist: Controle voorwaarde gemiddelde door Toelatingscommissie toegevoegd. Daarna verloopt de procedure als volgt:

  1. De student wordt in het toelatingsbesluit geïnformeerd over de voorwaarde omtrent het gemiddelde, en verzocht om een gewaarmerkte kopie van de eindcijferlijst te sturen naar Student Admissions zodra deze beschikbaar is.
  2. Bij ontvangst van de eindcijferlijst zal Student Admissions de student informeren over ontvangst, en laten weten dat de student nog wordt geïnformeerd nadat de Toelatingscommissie de eindcijferlijst heeft gecheckt op de voorwaarde voor het gemiddelde.
  3. Student Admissions scant de gewaarmerkte kopie van de eindcijferlijst, en uploadt deze in de aanmelding. De status van de rubriek wordt omgezet naar SVO geüpload

Aanmeldingen waarin een cijferlijst is toegevoegd, zijn terug te vinden in het filter OPL controle SVO gemiddelde

  1. De faculteit opent de aanmelding waaraan een cijferlijst is toegevoegd en checkt of de student aan de gestelde voorwaarde voldoet
  2. In Osiris wordt bij de vraag Voldoet de student aan voorwaarde gemiddelde? aangegeven of de student voldoet
  3. De status van de rubriek verandert automatisch van SVO geüpload naar Voldoende of Onvoldoende.
  4. Op het moment dat de rubriekstatus Voldoende of Onvoldoende wordt, gaat er een automatische mail naar de student, met de uitslag van de beoordeling.
  5. Student Admissions verwerkt een Voldoende beoordeling, wat wil betekenen dat de cijfereis uit de voorwaarden wordt gehaald.

Nadat de aanmelding is beoordeeld en het besluit is ingevuld in de rubriek ‘Besluit toelating door Toelatingscommissie’ wordt de status van de rubriek ‘Behandeling door facultaire verwerker’ op ‘Dossier verwerkt’ gezet. De aanmelding wordt dan automatisch doorgezet naar ‘Informeren student door Admissions Office’, en de status van deze rubriek komt te staan op ‘Informeren’.

Vanaf mei 2021 verwerken faculteiten de INK-NL-MASTER-INTERN aanmeldingen van studenten die nu al aan de Radboud Universiteit studeren zelf. Het invoeren van het toelatingsbesluit verloopt hetzelfde zoals hierboven beschreven, maar het informeren wordt niet door het Admissions Office verzorgd maar door de faculteit zelf.