Hoe wordt een diploma aanvraag gemaakt?

Een diploma aanvraag is de eerste stap in het diplomeringsproces. De aanvraag wordt gedaan door de student in OSIRIS Student, indien dat is toegestaan. Of dit is togestaan is afhankelijk van de Configuratieparameter OSIRIS-STUDENT / DIPLOMA-AANVRAGEN, en het veld "Diploma-aanvraag studenten toegestaan?" van het examenprogramma. Indien beiden op "Ja" staan, dan kan een student de diploma aanvraag doen. Daarnaast is het mogelijk dat de Onderwijs administratie zelf de diploma aanvraag start, voor één of meerdere studeten. Tot slot is het mogelijk om de diploma aanvraag automatisch te starten. M.b.v. een automatisch proces dat dagelijks draait, zal OSIRIS studenten die voldoen aan de minimum aanvraag eis (zie examenprogramma's) automatisch een diploma aanvraag toekennen. In deze werkinstructie wordt beschreven hoe de aanvraag bij één of meerdere studenten kan worden aangemaakt, en hoe deze vervolgens verwerkt wordt.

Deze werkinstructie is bedoeld voor gebruikers die zig bezig houden met examinering en diplomering.

Starten van de aanvraag voor meerdere studenten. Navigatie: Student > Examens en diploma > Diploma aanvraag starten

Deze werkinstructie stap is alleen van toepassing indien de student NIET zelf de  diploma aanvraag in OSIRIS Student doet, en ook niet gebruik wordtr gemaakt van het automatische proces, om diploma aanvragen te genereren. Om de diploma aanvraag voor één of meerdere stusdenten te doen ga je als volgt te werk.

  • Ga naar menu: "Diploma aanvraag starten (groepsgewijs)"
  • Selecteer m.b.v. filtering een of meerdere studenten, maak daarbij gebruik van de filtering opties van het filter "Examen" door bijvoorbeeld een bepaald examenprogramma te selecteren, en combineer dat bijvoorbeeld met een Studentgroep
  • Selecteer nu de studenten voor wie een diploma aavraag gemaakt moet worden.
  • klik nu op de actieknop "Diploma aanvraag starten".

Bevestig de aanvraag

Bevestig de aanvraag

OSIRIS vraag om een bevestiging van de actie, en geeft daarbij het aantal studenten waarvoor de aanvraag zal worden gemaakt. Klik op "Ja" om de aanvragen aan te maken.

Mutatieverslag

Nadat de aanvraag is gemaakt geeft OSIRIS een mutatieverslag, waarin eventuele fouten worden getoond. Het verslag is te exporteren naar excel voor een nadere analyse. Klik op OK om het mutatie verslag te sluiten.

Oproepen van diploma aanvragen. Navigatie: Student > Examens en diploma > Diploma aanvraag

De diploma aanvragen die handmatig, via OSIRIS Student of via het automatische proces zijn aangemaakt kunnen worden opgeroepen op de volgende manier.

  • Ga naar het filter Student - Diploma aanvraag
  • Selecteer een datum, gebruik daarbij de operatoren >=, of van/ t/m om de juiste periode van aanvragen te selecteren
  • Gebruik ook de status. Om hendmatig gestarte diploma aanvragen te zoeken gebruik je als invoerapplicatie "OSIRIS" , met als status "Ingediend". Om aanvragen te selecteren die door studenten in OSIRIS Selfservice zijn gedaan gebruik je als invoerapplicatie "OSIRIS Student" en als status "Ingediend". Om aanvragen te selecteren die door het geautomatiseerde 'signaleringsproces' zijn aangemaakt gebruik je de status "SIGNALERING".
  • Klik op de knop "Zoeken" om de zoekopdracht uit te voeren.
  • Selecteer vervolgens een student in het rechten scherm waarvan je de aanvraag wil gaan beoordelen en verwerken.

Diploma aanvaregen verwerken (individueel)

Per student kan de aanvraag worden verwerkt. Dat gebeurt door de verschillende velden te wijzigen.  Deze velden worden hieronder bespoken.

  1. Veld: Akkoord CSa. Met dit veld kan CSa aangeven dat ze akkoord gaat met het afstuderen van de betreffende student. CSa kan appart geautoriseerd worden voor dit veld, zodat zij alleen dit veld kunnen wijzigen. CSa geeft hiermee aan dat voldaan is aan de formele (inschrijvings) eisen die aan een diplomering worden gesteld.
  2. Veld: Akkoord examencommissie. Hiermee kan de ambtelijk secretaris van de axamencommissie registreren dat  de student heeft voldaan aan de inhoudelijke eisen die aan het examen kunnen worden gesteld.
  3. Velden,  Reden besluit examencommissie, Datum besluit examencommissie en Medewerker examencommissie. Deze velden kunnen worden gebruikt om te registreren welke medewerker op welk moment om welke reden de inhoudelijke goedkeuring aan de aanvraag heeft gegeven.  
  4. Veld: Handmatig voorgesteld judicium. Hier kan een voorgesteld judicium worden vastgelegd. Wanneer wordtr gebruik gemaakt van de judicium berekening bij het examenprogramma, dan zal hier de berekende waarde automatisch in geplaatst worden.
  5. Veld: Voorgestelde examendatum. Deze datum kan worden ingevoerd, en dient als indicatie voor de examendatum. In het examineringsproces kan deze datum worden overgenomen.
  6. Veld: Vergaderdatum. Dit is de datum waarop de vergadering van de examencommissie bijeenkomt. Deze datum is indicatief.
  7. Veld: Datum Uitreiking. Deze datum is indicatief, maar wordt wel getoond in OSIRIS Student, indien daar de diplomaaanvraag open staat.
  8. Veld: Uitstel diplomering toegekend tot. Dit veld wordt gebruikt in combinatie met het automatische Signalerings proces, waarmee studenten automatisch een diploma aanvraag krijgen toebedeeld. Indien een student uistel heeft tot een bepaalde datum, dan zal het automatische proces naar deze datum kijken en indien de datum in de toekomst ligt, de aanvraag NIET automatisch aanmaken.
  9. Veld: Opmerking beoordeling. In dit veld kan de ambtelijk secretaris of een andere gebruiker die met het diplomeringsprocers belast is, feedback geven aan de aanvragende student. De inhoud van dit veld wordt aan de student getoond in OSIRIS Student.
  10. Veld: Opmerking aanvraag. Dit veld is read-only, omdat het het veld is waarin de student die zijn aanvraag doet in OSIRIS Student een opmerking kan plaatsen t.a.v. zijn aanvraag. Hij kan bijvoorbeeld aangeven dat hij recht meernt te hebben op een judicium.
  11. Veld: Dit veld wordt bij een aanvraag via OSIRIS Student, ingesteld. Bij de aanvraag wordt de student gevraagd of zijn personalia correct staan geregistreerd, in verband met het opmaken van het Diploma en het Supplement. Indien de aanvraag alleen back office wordt gemaakt dan kan de gebruiker zelf dit veld instellen, nadat huij zich ervan heeft vergewist dat de personalia inderdaad correct zijn.
  12. Veld: Status. Dit veld heeft verschillende statussen. Deze statussen zijn ook zichtbaar in OSIRIS Student indien de examenaanvraag functionaliteit beschikbaar is. De statussen zijn niet wijzigbaar in een referentietabel.  Enkele statussen  worden automatisch gezet o.b.v. de waarden van andere velden. De volgende statussen worden onderscheiden:
  • Afgekeurd door de examencommissie: Deze status kan worden ingevoerd op het moment dat de examencommissie de aanvraag in vergadering heeft beoordeeld en besluit de student niet te laten slagen. Het veld "Akkoord examencommssie" zal dan op "Nee" staan.
  • Afgekeurd om administratieve redenen:deze statsu kan worden ingevoerd op het moment dat CSa heeft geconstateerd dat niet aan alle formele eisen is voldaan. Het veld "Akkoord CSa" zal dan op "Nee" stgaan.
  • Diploma behaald: Deze status wordt automatisch toegevoegd op het moment dat er een datum en judicium zijn aangemaakt op de examenregel van de student.
  • Geaccepteerd: Deze status wordt automatisch ingesteld op het moment dat zowel het veld "Akkoord examencommissie" als het veld "Akkoord CSa" op "Ja" staan.
  • In behandeling: Deze statsu kan handmatig worden gezet, door de administratie.
  • Ingediend: Deze status wordt automatisch ingesteld op het moment dat de student de aanvraag heeft ingediend via OSIRIS Student, ofwel de aanvraag is ingediend vioa OSIRIS back-office.
  • Signalering: Deze status wordt automatisch toegekend op het momenmt dat het automatische signaleingsproces een aanvraag voor een student aanmaakt.
  • Ter beoordeling naar examencommissie. Deze status kan handmatig worden ingesteld.

Om de aanvraag op te slaan klik op de knop "Opslaan"  Er zal een aantal controles worden uitgevoerd.

Diploma aanvaregen verwerken (groepsgewijs)

Om ingediende diploma aanvragen groepsgewijs te verwerken ga je als volgt te werk.

  1. Geef een aantal filter selectie waarden aan waarmee de ingediende aanvragen kunnen worden geselecteerd
  2. Klik op de knop "Zoeken"
  3. Selecteer de rijen waarvoor de aanvraag groepsgewijs moet worden bewerkt.
  4. Klik in de menubalk van het rechterscherm op de knop "Wijzig de geselecteerde rijen".

 

Status van ingediende aanvragen groepsgewijs wijzigen.

Gebruik nu de drop-down lijst om de gewenste status te kiezen, en toe te voegen. Kies er desgewenst voor om de huidige waarden te overschrijven. Doe je dat niet, dan worden alleen van records zonder status de status gewijzigd. Klik vervolgens nog op de knop "Opslaan " om de wijzigingen in de status te bewaren. Let op: bij deze groepsgewijze handeling zal er ook gecntroleerd worden op dezelfde controles die in het individuele scherm worden gedaan. Wanneer dus bijvoorbeeld het veld "Akkoord CSa" niet op "Ja" staat zal dat een foutmelding opleveren..

0 Comments

Add your comment

E-Mail me when someone replies to this comment